Dịch vụ công trực tuyến là gì? Cách đăng ký sử dụng CHI TIẾT

Dịch vụ công trực tuyến là gì là câu hỏi được nhiều cá nhân, tổ chức quan tâm trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay. Đây là hình thức cung cấp dịch vụ hành chính công trên môi trường mạng, cho phép thực hiện thủ tục nhanh chóng, thuận tiện. Hãy cùng MISA eSign đọc bài viết dưới đây để khai thác hiệu quả các tiện ích dịch vụ công trực tuyến và bảo đảm tuân thủ đúng quy định pháp luật.

1. Dịch vụ công trực tuyến là gì? Khái niệm & lợi ích

Khái niệm dịch vụ công trực tuyến

Căn cứ theo khoản 5 Điều 3 Nghị định 42/2022/NĐ-CP quy định:

Dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước là dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác của cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng.

Trong đó đó, dịch vụ hành chính công gồm các dịch vụ liên quan đến hoạt động thực thi pháp luật, không nhằm mục tiêu lợi nhuận, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho tổ chức, cá nhân dưới hình thức các loại giấy tờ có giá trị pháp lý hoặc dưới hình thức thông báo kết quả thực hiện trong các lĩnh vực mà cơ quan nhà nước đó quản lý.

Mỗi dịch vụ hành chính công gắn liền với một hoặc một số thủ tục hành chính để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến tổ chức, cá nhân (khoản 4 Điều 3 Nghị định 42/2022/NĐ-CP).

Dịch vụ công trực tuyến mang lại lợi ích gì?

• Lợi ích đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp sử dụng Cổng Dịch vụ công quốc gia thông qua tài khoản dịch vụ công quốc gia dành cho doanh nghiệp do hệ thống cấp.

Các lợi ích chủ yếu  đối với doanh nghiệp bao gồm:

• • Quản lý hồ sơ và các vấn đề liên quan đến người lao động một cách thuận tiện, hiệu quả.
  • Tiết kiệm thời gian, chi phí trong quá trình thực hiện thủ tục với cơ quan nhà nước.
  • Đơn giản hóa thủ tục hành chính.
  • Hạn chế tình trạng quan liêu, tiêu cực trong quá trình xử lý hồ sơ.
  • Thực hiện giao dịch điện tử mọi lúc, mọi nơi, bảo đảm tính linh hoạt và thuận tiện trong hoạt động của doanh nghiệp.

• Lợi ích đối với cá nhân

Người dân được tiếp cận và sử dụng Cổng Dịch vụ công quốc gia để thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến quyền và nghĩa vụ của công dân một cách thuận tiện trên môi trường điện tử, không phụ thuộc vào địa điểm và không cần trực tiếp đến cơ quan nhà nước. Các lợi ích cụ thể bao gồm:

• • Thủ tục đăng ký đơn giản, nhanh chóng, thực hiện 24/24 giờ.
  • Tiết kiệm chi phí, thời gian đi lại, giảm thiểu thủ tục giấy tờ.
  • Hạn chế tình trạng nhũng nhiễu, quan liêu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.
  • Theo dõi tình trạng hồ sơ thông qua website, tin nhắn điện thoại hoặc thư điện tử.
  • Bảo đảm tính công khai, minh bạch của hồ sơ và thủ tục hành chính.

2. Các mức độ của dịch vụ công trực tuyến

Dịch vụ công trực tuyến được phân loại thành 4 mức độ, mỗi mức độ có phạm vi cung cấp dịch vụ mở rộng và nâng cao hơn so với mức độ trước, cụ thể:

• Mức độ 1

Cung cấp đầy đủ thông tin về thủ tục hành chính và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

• Mức độ 2

Ngoài các nội dung của mức độ 1, cho phép người sử dụng tải về các mẫu văn bản và thực hiện kê khai để hoàn thiện hồ sơ. Hồ sơ sau khi hoàn thiện được gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.

Lưu ý: Đối với dịch vụ công trực tuyến mức độ 1 và 2, người dân phải đến trực tiếp cơ quan nhà nước lần thứ nhất để nộp hồ sơ và lần thứ hai để nhận kết quả.

• Mức độ 3

Ngoài các nội dung của mức độ 2, cho phép người sử dụng điền và gửi trực tuyến các mẫu văn bản đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ. Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ được thực hiện trên môi trường mạng.

Người sử dụng có thể kê khai và nộp hồ sơ qua mạng mọi lúc, mọi nơi; chỉ cần đến cơ quan nhà nước 01 lần duy nhất để nhận kết quả và thanh toán lệ phí (nếu có).

• Mức độ 4

Đây là mức độ cao nhất của dịch vụ công trực tuyến. Ngoài các nội dung của mức độ 3, cho phép người sử dụng thanh toán lệ phí trực tuyến (nếu có). Việc trả kết quả có thể thực hiện trực tuyến, gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.

Người sử dụng nộp hồ sơ qua mạng, thanh toán lệ phí trực tuyến và nhận kết quả tại nhà theo đăng ký mà không cần đến cơ quan nhà nước. Các dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 thường gặp bao gồm:

• • Giải quyết hưởng chế độ thai sản
  • Cấp giấy phép lái xe quốc tế
  • Đăng ký, điều chỉnh việc đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

Người dân, tổ chức, doanh nghiệp khi thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và mức độ 4 phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• • Đăng ký số điện thoại di động
  • Đăng ký địa chỉ thư điện tử (email)
  • Cung cấp, kê khai đầy đủ các thông tin theo yêu cầu (nếu có) nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thụ lý, giải quyết hồ sơ, tránh phát sinh yêu cầu bổ sung thông tin dẫn đến kéo dài thời gian xử lý.

Việc triển khai dịch vụ công trực tuyến không chỉ dừng lại ở việc cung cấp nền tảng nộp hồ sơ qua mạng, mà còn yêu cầu hoàn thiện cơ chế bảo đảm giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử trong toàn bộ quy trình xử lý. Theo đó, các tài liệu, biểu mẫu điện tử cần được ký số để xác nhận tính chính xác và trách nhiệm của chủ thể thực hiện. Trong bối cảnh này, phần mềm chữ ký số MISA eSign được xem là giải pháp hỗ trợ hiệu quả, giúp cá nhân và doanh nghiệp thực hiện ký số nhanh chóng, đồng thời bảo đảm tính pháp lý, tính bảo mật và khả năng tích hợp với các hệ thống dịch vụ công trực tuyến.

→ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ VỀ PHẦN MỀM CHỮ KÝ SỐ MISA ESIGN ←

3. Danh mục một số dịch vụ công trực tuyến phổ biến

3.1. Dịch vụ công trực tuyến cho doanh nghiệp

Các dịch vụ công trực tuyến nêu trên được hệ thống, khái quát theo các nhóm thủ tục hành chính chủ yếu sau:

• Nhóm chứng thực: chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản.
• Nhóm cư trú: đăng ký, xóa đăng ký tạm trú; xác nhận thông tin về cư trú; thông báo lưu trú.
• Nhóm phương tiện giao thông: đăng ký, cấp biển số xe; sang tên, di chuyển xe; thu hồi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký xe và biển số xe tại các cấp có thẩm quyền.
• Nhóm đất đai, tài sản: đăng ký, xóa đăng ký biện pháp bảo đảm; đăng ký, cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; đăng ký biến động; tách, hợp thửa; cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai.
• Nhóm lao động, bảo hiểm: đăng ký, điều chỉnh, cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT; giải quyết chế độ ốm đau; cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài; báo cáo nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
• Nhóm điện, xây dựng: cấp điện mới, thay đổi hợp đồng mua bán điện; cấp giấy phép xây dựng đối với công trình và nhà ở riêng lẻ.
• Nhóm doanh nghiệp, kinh doanh: đăng ký thành lập doanh nghiệp; thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, chi nhánh, địa điểm kinh doanh; thông báo tạm ngừng, tiếp tục kinh doanh; hoạt động khuyến mại.
• Nhóm xuất nhập cảnh, kiểm dịch: cấp phép nhập cảnh cho người nước ngoài; cấp giấy chứng nhận kiểm dịch động vật, sản phẩm động vật.

3.2. Dịch vụ công trực tuyến cho cá nhân

Các dịch vụ công trực tuyến dành cho cá nhân bao gồm các nhóm thủ tục hành chính chủ yếu sau:

• Nhóm hộ tịch, cư trú: đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn; cấp bản sao trích lục hộ tịch; đăng ký thường trú, tạm trú, xóa đăng ký cư trú; xác nhận thông tin về cư trú; thông báo lưu trú; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; điều chỉnh, bổ sung thông tin hộ tịch.
• Nhóm chứng thực: chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản.
• Nhóm căn cước, lý lịch tư pháp: cấp đổi thẻ căn cước; cấp Phiếu lý lịch tư pháp.
• Nhóm phương tiện giao thông: đăng ký, cấp biển số xe lần đầu; sang tên, di chuyển xe; thu hồi đăng ký, biển số xe.
• Nhóm đất đai, tài sản: đăng ký đất đai; cấp, cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; đăng ký biến động; tách, hợp thửa; đăng ký, xóa đăng ký biện pháp bảo đảm.
• Nhóm bảo hiểm và an sinh xã hội: đăng ký, điều chỉnh, cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế; giải quyết chế độ trợ cấp xã hội.
• Nhóm điện, dịch vụ thiết yếu: cấp điện mới từ lưới điện hạ áp.
• Nhóm hộ chiếu, giấy phép: cấp hộ chiếu phổ thông; đổi giấy phép lái xe.
• Nhóm đăng ký kinh doanh: đăng ký thành lập, thay đổi nội dung hộ kinh doanh.
• Nhóm liên thông thủ tục: đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi.

Các dịch vụ nêu trên được thực hiện trực tuyến, bảo đảm tính thuận tiện, công khai, minh bạch, góp phần giảm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân.

4. Cách đăng ký sử dụng dịch vụ công trực tuyến

Để sử dụng dịch vụ công trực tuyến, người dùng thực hiện theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công

Người sử dụng truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ dichvucong.gov.vn hoặc Cổng dịch vụ công trực tuyến của bộ, ngành, địa phương có thẩm quyền. Trường hợp chưa có tài khoản người dùng nhấn đăng ký và thực hiện theo hướng dẫn.

Lưu ý: Chỉ sử dụng các địa chỉ chính thức có tên miền kết thúc bằng “.gov.vn” để bảo đảm an toàn thông tin.

• Bước 2: Xác thực tài khoản đăng nhập

Kể từ ngày 01/7/2024, cá nhân bắt buộc sử dụng tài khoản định danh điện tử (VNeID) do Bộ Công an cấp để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo quy định tại Nghị định 59/2022/NĐ-CP; phương thức đăng nhập bằng CMND/CCCD không còn hiệu lực.

• • Đối với cá nhân chưa có tài khoản VNeID: Thực hiện đăng ký thông qua ứng dụng VNeID hoặc tại cơ quan Công an cấp xã/phường để được cấp và kích hoạt tài khoản.
  • Đối với cá nhân đã có tài khoản VNeID: Thực hiện đăng nhập bằng quét mã QR hoặc nhập tài khoản, mật khẩu và xác thực OTP.
  • Đối với doanh nghiệp: Sử dụng tài khoản doanh nghiệp gắn với chữ ký số đã đăng ký để thực hiện giao dịch.

• Bước 3: Tra cứu và nghiên cứu thủ tục hành chính

Người sử dụng thực hiện tìm kiếm thủ tục theo tên thủ tục hoặc theo lĩnh vực quản lý, đồng thời nghiên cứu đầy đủ các nội dung gồm:

• • Điều kiện thực hiện;
  • Thành phần hồ sơ;
  • Thời hạn giải quyết;
  • Mức phí, lệ phí (nếu có);
  • Căn cứ pháp lý liên quan.

Đồng thời, xác định mức độ dịch vụ công trực tuyến để biết phạm vi thực hiện trực tuyến của thủ tục.

• Bước 4: Kê khai và nộp hồ sơ trực tuyến

Người sử dụng thực hiện:

• • Kê khai đầy đủ thông tin trên biểu mẫu điện tử;
  • Tải lên hồ sơ dưới dạng tệp điện tử (PDF, JPEG) đúng định dạng quy định;
  • Thực hiện ký số điện tử (nếu thủ tục có yêu cầu);
  • Xác nhận nộp hồ sơ, hệ thống cấp mã số hồ sơ để theo dõi.

• Bước 5: Theo dõi và nhận kết quả giải quyết

Người sử dụng sử dụng mã hồ sơ để tra cứu tình trạng xử lý trên hệ thống; đồng thời nhận thông báo qua email hoặc tin nhắn SMS.

• • Đối với dịch vụ công trực tuyến mức độ 3: Kết quả được nhận trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền hoặc qua dịch vụ bưu chính.
  • Đối với dịch vụ công trực tuyến mức độ 4: Kết quả được trả dưới dạng điện tử có giá trị pháp lý trên hệ thống hoặc qua dịch vụ bưu chính theo đăng ký.

Sau khi hoàn thành thủ tục hành chính trên môi trường số, tổ chức, doanh nghiệp có thể tiếp tục số hóa quy trình quản trị nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và quản lý. Trong đó việc sử dụng chữ ký số như giải pháp MISA eSign giúp doanh nghiệp ký nhanh chóng các tờ khai và hoàn thiện các thủ tục dịch vụ công một cách dễ dàng.

Trải nghiệm miễn phí ngay MISA eSign để Ký số online trên mobile, mọi lúc mọi nơi, an tâm pháp lý Tại đây

5. Lưu ý khi sử dụng dịch vụ công trực tuyến

• Tài khoản định danh và xác thực

Người sử dụng cần đăng ký tài khoản trên Cổng dịch vụ công hoặc sử dụng tài khoản định danh điện tử (VNeID) đã được xác thực. Việc xác thực đầy đủ (mức độ phù hợp) là điều kiện để thực hiện các thủ tục trực tuyến, đặc biệt đối với dịch vụ công mức độ cao.

• Về chi phí thực hiện

Việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến không thu phí truy cập, sử dụng hệ thống. Tuy nhiên, người sử dụng vẫn phải nộp phí, lệ phí đối với từng thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật (nếu có).

• Đảm bảo tính chính xác của thông tin

Người sử dụng có trách nhiệm kê khai đầy đủ, trung thực, chính xác các thông tin và tài liệu gửi kèm. Trường hợp thông tin sai lệch có thể dẫn đến việc từ chối hồ sơ hoặc phát sinh trách nhiệm pháp lý.

• Chuẩn bị hồ sơ điện tử hợp lệ

Tài liệu đính kèm cần được số hóa rõ ràng, đầy đủ, đúng định dạng theo yêu cầu của hệ thống. Một số thủ tục yêu cầu ký số hoặc xác thực điện tử.

• Theo dõi và xử lý hồ sơ

Người sử dụng cần thường xuyên theo dõi trạng thái hồ sơ trên hệ thống, kịp thời bổ sung, chỉnh sửa theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

• Bảo mật thông tin

Có trách nhiệm bảo mật tài khoản, mật khẩu, mã xác thực (OTP); không cung cấp cho bên thứ ba nhằm tránh rủi ro phát sinh.

• Thời gian và phương thức trả kết quả

Kết quả có thể được trả trực tuyến, qua bưu chính hoặc trực tiếp tùy từng thủ tục. Người sử dụng cần lựa chọn hình thức nhận kết quả phù hợp khi nộp hồ sơ.

Khi tham gia dịch vụ công trực tuyến, cá nhân và tổ chức không chỉ thực hiện việc kê khai, nộp hồ sơ qua môi trường mạng mà còn phải bảo đảm hồ sơ có giá trị pháp lý hợp lệ để được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý. Theo quy định pháp luật, giá trị này được xác lập thông qua chữ ký số hợp lệ. Do đó, việc ứng dụng các giải pháp ký số như MISA eSign là cần thiết, góp phần nâng cao hiệu quả xử lý thủ tục hành chính, đồng thời giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình giao dịch điện tử.

Nếu có nhu cầu sử dụng phần mềm chữ ký số từ xa MISA eSign, quý khách hàng hãy đăng ký nhận báo giá và tư vấn miễn phí tại đây: