4 cách Scan chữ ký chuyên nghiệp, nhanh chóng

Scan chữ ký có thể hiểu đơn giản là chuyển từ chữ ký tay ở tài liệu giấy sang dạng điện tử sau khi ký tay. Hãy cùng MISA eSign tìm hiểu chi tiết 4 cách scan chữ ký phổ biến nhất và những lưu ý khi scan chữ ký trong bài viết dưới đây.

1. Các cách scan chữ ký phổ biến hiện nay

Các cách scan chữ ký dưới đây được sắp xếp theo thứ tự từ nhanh – đơn giản – dễ thực hiện nhất đến những phương pháp yêu cầu nhiều thao tác và công cụ hơn, phù hợp với từng nhu cầu sử dụng khác nhau.

1.1. Scan chữ ký bằng điện thoại

Scan chữ ký bằng điện thoại là cách được sử dụng phổ biến nhất hiện nay nhờ sự tiện lợi và dễ thao tác.

Cách thực hiện:

• Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở ứng dụng Apple Note. Tại góc dưới cùng bên phải của ứng dụng, bạn chọn vào biểu tượng giấy và bút để bắt đầu một ghi chú mới.

• Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào biểu tượng máy ảnh và nhấn tùy chọn “Quét tài liệu/Scan Document”.

1.2. Scan chữ ký từ ảnh online

• Bước 1: Truy cập website remove.bg bằng trình duyệt internet.

• Bước 2: Chọn nút “Upload image” (tải lên hình ảnh) tại trang chủ.

• Bước 3: Chọn hình ảnh chữ ký cần scan trong máy tính.

• Bước 4: Hệ thống xử lý và trả về kết quả. Người dùng có thể tải xuống thông qua nút “Download”.

1.3. Scan chữ ký bằng Canva

Canva là một website chỉnh sửa, thiết kế hình ảnh trực tuyến được hàng trăm triệu người trên thế giới sử dụng hàng tháng. Website này cung cấp rất nhiều tùy chọn chỉnh sửa và tạo ảnh thiết kế với đa dạng mẫu có sẵn và kho nội dung phong phú.

Tính năng tách nền/scan chữ ký từ hình ảnh là một tính năng cao cấp trong Canva (chỉ những tài khoản mua gói Pro được sử dụng). Điều này có phần hạn chế hơn so với hai công cụ được liệt kê trước đó.

Trường hợp quý khách đã có tài khoản Canva Pro, để scan chữ ký bằng hình ảnh cần thực hiện theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Truy cập website canva.com.
• Bước 2: Đăng nhập tài khoản.
• Bước 3: Tại Góc trên bên phải trang chủ, chọn “Tạo thiết kế” – “Sửa ảnh” và chọn hình ảnh có chứa chữ ký.
• Bước 4: Tại giao diện sửa ảnh nhanh, chọn công cụ “Xóa nền” và nhấn “Lưu” để tải về hình ảnh chữ ký đã scan.

1.4. Scan chữ ký bằng máy scan

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách scan chữ ký từ máy scan:

• Bước 1: Kết nối máy in với máy tính bằng dây cáp kết nối đồng thời cắm nguồn điện vào thiết bị.

• Bước 2: Đặt giấy muốn Scan vào bề mặt Scan của máy in

Lưu ý: Bạn chỉ có thể Scan 1 mặt/lần, muốn scan nhiều mặt cần lật nhiều lần

• Bước 3: Mở máy tính được kết nối -> Tìm kiếm và mở phần mềm Devices and Printer.

• Bước 4: Tại mục Printers, chọn máy in của bạn -> Nhấn chuột phải và chọn Start Scan.

• Bước 5: Chọn định dạng cho tài liệu Scan -> Chọn độ phân giải mong muốn (Resolution) -> Nhấn Preview để xem trước và scan tài liệu.

Chọn Scan để thực hiện Scan tài liệu:

• Bước 6: Chọn Review, organize, and group items to import -> Chọn Next.

• Bước 7: Chọn Import và chờ máy Scan

Scan tài liệu có chứa chữ ký thành công như hình dưới đây:

Lưu ý rằng cách sử dụng máy Scan có thể thay đổi tùy thuộc vào loại máy bạn đang sử dụng, do vậy bạn cần đọc kỹ hướng dẫn sử dụng của máy Scan để biết thêm chi tiết về cách sử dụng đúng cách.

Có thể bạn quan tâm: 

• Quy định về hình ảnh, mẫu chữ ký số trên văn bản điện tử
• Chữ ký điện tử là gì? Quy định và cách đăng ký sử dụng
• Cách đóng dấu chữ ký đúng quy định – chuẩn pháp lý 2026

2. Những lưu ý khi scan chữ ký mà bạn nên biết

Khi scan chữ ký, có một số lưu ý quan trọng bạn nên chú ý để đảm bảo tính chính xác và bảo mật của chữ ký. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi thực hiện quá trình scan chữ ký bạn nên biết:

• Chất lượng chữ ký scan: Bạn phải đảm bảo được rằng chất lượng scan đủ tốt để chữ ký số hóa rõ ràng và sắc nét. Nếu bạn sử dụng máy quét để scan, hãy đảm bảo rằng máy quét được cài đặt đúng cách. Còn nếu bạn scan bằng điện thoại cần đảm bảo về nguồn sáng để có được ảnh scan chất lượng cao hơn.
• Kích thước tài liệu scan: Nếu bạn scan chữ ký từ một tài liệu có kích thước lớn hơn khu vực scan, hãy đảm bảo lựa chọn khu vực chứa chữ ký cần scan, tránh việc scan nhầm lẫn dẫn đến thiếu thông tin quan trọng.
• Bảo mật dữ liệu: Chữ ký là một thông tin quan trọng và nhạy cảm, vì vậy hãy đảm bảo rằng dữ liệu chữ ký sau khi scan được bảo mật và lưu trữ một cách an toàn nhất. Tránh chia sẻ qua các thiết bị và liên kết không an toàn nếu không thực sự cần thiết.
• Đúng định dạng: Nếu bạn muốn sử dụng chữ ký số trong các hệ thống điện tử hoặc giao dịch trực tuyến, hãy đảm bảo rằng định dạng chữ ký số phù hợp với yêu cầu của hệ thống, các định dạng phổ biến như: PEM, PFX, P12, DER…

Tóm lại, khi scan chữ ký, hãy chú ý đảm bảo đến chất lượng scan, kích thước và bảo mật dữ liệu, định dạng chữ ký số để đảm bảo chữ ký scan sử dụng bình thường và an toàn không có rủi ro xảy ra.

3. Chữ ký Scan có giá trị pháp lý hay không?

Theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành, chữ ký Scan (bản scan chữ ký tay) không được công nhận là chữ ký điện tử hợp pháp. Chữ ký Scan chỉ được xem như hình ảnh của chữ ký, không đáp ứng các tiêu chuẩn về xác thực, bảo đảm an toàn theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2005 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Về nguyên tắc, chữ ký Scan chỉ có thể được chấp nhận như một hình thức tham khảo hoặc tùy theo sự thỏa thuận giữa các bên, nhưng không mặc nhiên có giá trị pháp lý nếu xảy ra tranh chấp hoặc sử dụng trong các thủ tục hành chính, giao dịch yêu cầu xác thực về chữ ký hoặc danh tính người ký.

Tóm lại, để bảo đảm giá trị pháp lý trong các giao dịch điện tử, tổ chức, cá nhân cần sử dụng chữ ký điện tử, chữ ký số được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp pháp theo quy định pháp luật Việt Nam.

MISA eSign – Phần mềm chữ ký số uy tín

Trong bối cảnh chuyển đổi số, chữ ký số là giải pháp hợp pháp và an toàn hơn cho cá nhân và doanh nghiệp. Thay vì scan chữ ký tay, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số từ xa MISA eSign để ký điện tử trên văn bản, hợp đồng với đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật.