Ứng dụng chữ ký số trong cơ quan nhà nước: Nâng tầm quản lý

Chữ ký số số trong cơ quan nhà nước ngày càng được quan tâm nhờ tính bảo mật và giá trị pháp lý cao. Vậy quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước và những ứng dụng thực tiễn được áp dụng ra sao? Hãy cùng MISA eSign đọc bài viết dưới đây để nắm rõ các nội dung kể trên!

1. Cán bộ, công chức trong cơ quan nhà nước dùng chữ ký số nào?

Cán bộ, công chức trong các cơ quan nhà nước thường sử dụng các loại chữ ký số chuyên dùng Chính phủ do các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng hoặc chuyên dùng cấp phát.

Một số loại chữ ký số phổ biến dùng trong cơ quan nhà nước như:

• Chữ ký số chuyên dùng Chính phủ: Thường được ưu tiên dùng cho các văn bản, tài liệu thuộc phạm vi quản lý nội bộ, văn bản pháp quy, hệ thống quản trị hành chính công. Chữ ký số chuyên dùng Chính phủ do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp.
• Chữ ký số công cộng: Dùng cho cả đơn vị, cá nhân cơ quan nhà nước trong giao dịch điện tử, kê khai thuế, hải quan, BHXH… do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cung cấp.

2. Ứng dụng chữ ký số trong cơ quan nhà nước

» Các nghiệp vụ cụ thể

Chữ ký số (CKS) ngày càng trở nên quan trọng trong công cuộc chuyển đổi số của các cơ quan nhà nước, góp phần hiện đại hóa, nâng cao hiệu quả điều hành và đảm bảo tính pháp lý, bảo mật trong các giao dịch điện tử. Dưới đây là các nghiệp vụ điển hình mà chữ ký số được áp dụng rộng rãi:

» Các hệ thống liên quan

Chữ ký số được tích hợp sâu rộng vào nhiều hệ thống phần mềm, nền tảng trong các cơ quan nhà nước, bảo đảm các giao dịch điện tử luôn hợp lệ, an toàn và minh bạch. Dưới đây là các hệ thống tiêu biểu tích hợp CKS trong quản lý, điều hành và phục vụ người dân, doanh nghiệp:

3. Quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước

3.1. Về ký số trên văn bản điện tử

Căn cứ Điều 6, Thông tư 41/2017/TT-BTTTT quy định ký số trên văn bản điện tử như sau:

• Việc ký số trên văn bản điện tử được thực hiện thông qua phần mềm ký số; kết quả ký số (thành công hoặc không thành công) phải được thông báo thông qua phần mềm.
• Ký số trên văn bản điện tử

• • Trường hợp quy định người có thẩm quyền ký số, người này sử dụng khóa bí mật cá nhân trên phần mềm ký số để thực hiện việc ký số vào văn bản điện tử.
  • Trường hợp quy định cơ quan, tổ chức ký số, văn thư được giao sử dụng khóa bí mật con dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện ký số thông qua phần mềm ký số.

• Việc hiển thị thông tin về CKS của cá nhân có thẩm quyền và của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử được thực hiện theo quy định của Bộ Nội vụ.
• Thông tin về cá nhân có thẩm quyền ký số, cơ quan hoặc tổ chức thực hiện ký số phải được quản lý, lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tích hợp với phần mềm ký số, theo đúng quy định tại khoản 4 Điều 1 Nghị định số 106/2011/NĐ-CP của Chính phủ.

3.2. Về kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử

Căn cứ Điều 7, Thông tư 41/2017/TT-BTTTT quy định về việc kiểm tra CKS trên văn bản điện tử như sau:

• Việc kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử được thực hiện như sau:

• • Giải mã CKS bằng khóa công khai tương ứng.
  • Kiểm tra, xác thực thông tin của người ký số trên chứng thư số đính kèm văn bản điện tử; việc kiểm tra, xác thực này tuân thủ quy định tại Điều 8 của Thông tư 41/2017/TT-BTTTT.
  • Kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản điện tử đã được ký số.

• Chữ ký số trên văn bản điện tử được coi là hợp lệ khi đáp ứng các điều kiện sau:

• • Việc kiểm tra, xác thực thông tin về chứng thư số của người ký số tại thời điểm ký còn hiệu lực;
  • CKS được tạo ra bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số;
  • Văn bản điện tử có ký số bảo đảm tính toàn vẹn.

• Thông tin về người ký số, cơ quan, tổ chức ký số trên văn bản điện tử phải được quản lý, lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tích hợp với phần mềm kiểm tra CKS. Nội dung thông tin quản lý thực hiện theo quy định tại khoản 4, Điều 1 Nghị định số 106/2011/NĐ-CP.

4. Đơn vị cung dịch vụ chứng thực chữ ký số cho cơ quan nhà nước

• Các dịch vụ cung cấp

Căn cứ theo điều 6 Nghị định 68/2024/NĐ-CP quy định về dịch vụ chứng thực CKS chuyên dùng công vụ do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực CKS chuyên dùng công vụ cung cấp bao gồm:

• • Tạo và phân phối các cặp khóa.
  • Cấp chứng thư CKS chuyên dùng công vụ.
  • Gia hạn chứng thư CKS chuyên dùng công vụ.
  • Thay đổi nội dung thông tin của chứng thư CKS chuyên dùng công vụ.
  • Thu hồi chứng thư CKS chuyên dùng công vụ.
  • Khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật.
  • Công bố và duy trì trực tuyến cơ sở dữ liệu về chứng thư CKS chuyên dùng công vụ.
  • Kiểm tra chứng thư CKS chuyên dùng công vụ trực tuyến.
  • Cấp dấu thời gian.
• Thời hạn hiệu lực của chứng thư số

Căn cứ theo điều 9 Nghị định 68/2024/NĐ-CP quy định:

• • Chứng thư số chuyên dùng của tổ chức cung cấp chứng thực CKS chuyên dùng công vụ: Thời hạn có hiệu lực là 20 năm.
  • Chứng thư số chuyên dùng công vụ cho thuê bao cấp mới: Thời hạn có hiệu lực tối đa 5 năm.
  • Chứng thư số chuyên dùng công vụ cho thuê bao được gia hạn: Thời hạn có hiệu lực tối đa 3 năm/lần.
• Điều kiện cấp mới

Căn cứ theo khoản 2 điều 10 Nghị định 68/2024/NĐ-CP quy định Điều kiện cấp mới chứng thư CKS chuyên dùng công vụ cho cơ quan, tổ chức

• Phải là cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân quy định tại Điều 2 Nghị định 68/2024/NĐ-CP;
• Có quyết định thành lập cơ quan, tổ chức hoặc xác nhận của người đứng đầu cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp;
• Có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp.

Trên đây, MISA eSign đã chia sẻ chi tiết quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước và những ứng dụng thực tiễn được áp dụng, hi vọng sẽ giúp các cơ quan/tổ chức quản lý đơn vị mình hiệu quả hơn.

Nếu có nhu cầu sử dụng phần mềm chữ ký số từ xa MISA eSign, quý khách hàng hãy đăng ký nhận báo giá và tư vấn miễn phí tại đây: