Lỗi trên dịch vụ công – Hướng dẫn khắc phục chi tiết

Trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến, người sử dụng thường phát sinh các lỗi kỹ thuật liên quan đến chữ ký số, kết nối hệ thống và định dạng dữ liệu. Việc nhận diện đúng nguyên nhân và áp dụng đúng quy trình xử lý là điều kiện cần thiết nhằm bảo đảm hồ sơ được tiếp nhận hợp lệ theo quy định. Bài viết dưới đây MISA eSign sẽ hướng dẫn cách khắc phục chi tiết một số lỗi trên dịch vụ công.

1. Lỗi ký số trên dịch vụ công

1.1. Lỗi chưa cài đặt hoặc chưa kích hoạt Plugin ký số

Lỗi này thường đến từ nguyên nhân trình duyệt chưa được cài đặt hoặc chưa kích hoạt phần mềm hỗ trợ ký điện tử (Plugin) theo yêu cầu của hệ thống.

Để khắc phục lỗi chưa cài đặt hoặc chưa kích hoạt Plugin ký số trên Cổng dịch vụ công Thuế, người dùng cần thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập trang hỗ trợ của Tổng Cục Thuế theo địa chỉ:

https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin/trogiup/views

• Bước 2: Tại thanh menu, chọn mục Trợ giúp → Phần mềm hỗ trợ ký điện tử để tải về máy tính.

• Bước 3: Thực hiện giải nén tệp tin đã tải và chạy file cài đặt (.exe) để tiến hành thiết lập Plugin.
• Bước 4: Kiểm tra việc cài đặt bằng cách xác nhận biểu tượng Plugin hiển thị tại góc dưới bên phải màn hình.

• Bước 5: Cấu hình trình duyệt:

• • Tại thanh địa chỉ, chọn Site Settings (Cài đặt trang web)
  • Tìm mục Local Network Access và chuyển sang trạng thái Allow (Cho phép)
  • Nhấn F5 để tải lại trang

• Bước 6: Đăng nhập lại hệ thống và thực hiện nộp tờ khai.

1.2. Ký tờ khai báo lỗi “USB không có chữ ký số”

Khi người dùng nộp tờ khai báo lỗi “Thông báo USB không có chữ ký số” hiển thị trên màn hình:

• Nguyên nhân 1: Do máy có phần mềm diệt virus chặn Plugin ký số

Với nguyên nhân do máy có phần mềm diệt virus chặn Plugin ký số, người dùng cần xử lý như sau:

• • Tạm thời vô hiệu hóa hoặc gỡ bỏ phần mềm diệt virus
  • Khởi động lại trình duyệt và thực hiện ký số lại
  • Trường hợp sử dụng phần mềm doanh nghiệp, liên hệ nhà cung cấp để thiết lập bỏ chặn Plugin ký số.

• Nguyên nhân 2: Do máy thiếu file chứng thực của chữ ký số

Trường hợp thiếu chứng thư số (ví dụ MISA eSign):

• • Bước 1: Mở công cụ MISA eSign, kiểm tra mục Certificate; nếu xuất hiện cảnh báo (biểu tượng tam giác vàng) thì chứng thư chưa hợp lệ.
• 
  • Bước 2: Truy cập https://rootca.gov.vn/, chọn mục Thông tin chứng thư số và lựa chọn Chứng thư số của MISA-CA.
• 
  • Bước 3: Tải chứng thư phù hợp: MISA-CA SHA-256 đối với USB Token hoặc MISA-CA RS đối với chữ ký số từ xa.
• 
  • Bước 4: Cài đặt chứng thư số
• 
  •  Bước 5: Khởi động lại máy tính và thực hiện ký lại.

1.3. Lỗi “Chữ ký điện tử trên tờ khai không hợp lệ”

Khi nộp tờ khai hệ thống báo lỗi “Chữ ký điện tử trên tờ khai không hợp lệ”, màn hình hiển thị lỗi như sau:

Để khắc phục lỗi này, người dùng thực hiện ký số ngoại tuyến (Offline) đối với tệp XML như sau:

• Bước 1: Đối với khách hàng sử dụng MISA eSign, thực hiện tải ứng dụng eSign Desktop (áp dụng đối với chữ ký số từ xa; trường hợp sử dụng USB Token thì bỏ qua bước này).

• • Truy cập: https://esign.misa.vn/download/ để tải ứng dụng.
  • Sau khi tải về, thực hiện nhấp đúp vào tệp cài đặt để tiến hành cài đặt và đăng nhập bằng tài khoản chữ ký số từ xa.

• Bước 2: Tải và cài đặt phần mềm hỗ trợ ký điện tử TCT SigningHub theo hướng dẫn của hệ thống.
• Bước 3: Tại thanh công cụ hệ thống (góc dưới bên phải màn hình), nháy chuột phải vào biểu tượng phần mềm ký số, chọn chức năng “Ký số điện tử”.

• Bước 4: Trên giao diện phần mềm ký số, truy cập mục Hệ thống → chọn Mở tệp → lựa chọn tệp XML cần ký.

• Bước 5: Nhấn chức năng “Ký số” để thực hiện thao tác ký điện tử.

• Bước 6: Lựa chọn Chứng thư số, thiết lập đường dẫn lưu tệp, sau đó nhấn “Chấp nhận” để hoàn tất quá trình ký.

• Bước 7: Thực hiện xác thực ký số:

• • Đối với USB Token: nhập mã PIN;
  • Đối với chữ ký số từ xa: xác nhận ký trên ứng dụng eSign trên thiết bị di động.

Lưu ý kiểm tra: Sau khi ký, mở tệp bằng iTaxViewer để kiểm tra:

• • Trường hợp hiển thị dấu tích xanh duy nhất: tờ khai đã được ký hợp lệ;

• • Trường hợp hiển thị dấu X đỏ: cần xuất lại tệp XML từ phần mềm HTKK phiên bản mới nhất và thực hiện ký lại.

• Bước 8: Truy cập Cổng Dịch vụ công tại địa chỉ: https://dichvucong.gdt.gov.vn

Tại thanh địa chỉ trình duyệt, chọn Cài đặt trang (Site Settings) → mục Local Network Access (Quyền riêng tư và bảo mật) → chuyển sang trạng thái Cho phép (Allow).

• Bước 9: Tải tệp XML đã ký lên hệ thống tại trang dichvucong.gdt.gov.vn, bỏ qua bước ký trực tuyến, sau đó chọn “Nộp tờ khai” để hoàn tất thủ tục.

Nhằm hạn chế tình trạng hồ sơ bị từ chối do các lỗi kỹ thuật về chữ ký số hoặc không tương thích định dạng XML, người nộp thuế cần chủ động trang bị các công cụ hỗ trợ ký điện tử đạt chuẩn quy định. Trong đó, giải pháp chữ ký số MISA eSign được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật mà Cổng Dịch vụ công yêu cầu, từ đó nâng cao tỷ lệ tiếp nhận hồ sơ thành công ngay trong lần đầu thực hiện.

→ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ VỀ PHẦN MỀM CHỮ KÝ SỐ MISA ESIGN ←

2. Lỗi kết nối trang thanh toán dịch vụ công

Khi truy cập mục [Dịch vụ khác] để lập Giấy nộp tiền, hệ thống hiển thị thông báo:

“Hiện tại máy tính của bạn chưa được cài đặt đầy đủ các công cụ để có thể thực hiện ký điện tử…”.

➤ Nguyên nhân

Lỗi phát sinh chủ yếu do một trong các nguyên nhân sau:

• Trình duyệt web chặn kết nối nội bộ giữa hệ thống dịch vụ công và công cụ ký số.
• Người nộp thuế chưa cài đặt hoặc chưa kích hoạt đầy đủ các thành phần bắt buộc, bao gồm:
• Bộ cài eSigner trên máy tính;
• Tiện ích (Extension) trên trình duyệt.

➤ Cách khắc phục

Để khắc phục tình trạng này, người sử dụng thực hiện điều chỉnh cấu hình trình duyệt theo trình tự sau:

• Bước 1: Mở một tab mới trên trình duyệt và nhập đường dẫn tương ứng:

• • Chrome: chrome://flags/#local-network-access-check
  • Edge: edge://flags/#local-network-access-check
  • Cốc Cốc: coccoc://flags/#local-network-access-check

• Bước 2: Tại mục Local Network Access Checks, chuyển trạng thái từ Default sang Disabled để tắt cơ chế kiểm soát truy cập mạng nội bộ.

• Bước 3: Đóng tab, khởi động lại trình duyệt (Restart), sau đó truy cập lại Cổng Dịch vụ công và thực hiện lập Giấy nộp tiền.

Lưu ý:

• Trường hợp vẫn phát sinh lỗi, cần kiểm tra việc cài đặt đầy đủ eSigner và Extension theo hướng dẫn của hệ thống.
• Bảo đảm trình duyệt đang sử dụng là phiên bản mới nhất để tránh lỗi tương thích kỹ thuật.

3. Lỗi upload file trên dịch vụ công

Khi gặp lỗi upload file trên dịch vụ công, màn hình hiển thị lỗi như sau:

➤ Nguyên nhân phổ biến:

• Dung lượng tệp vượt quá giới hạn cho phép
• Định dạng tệp không phù hợp (không thuộc các định dạng được chấp nhận như PDF, DOCX, JPG, PNG…)
• Tên tệp chứa ký tự đặc biệt hoặc dấu tiếng Việt
• Kết nối Internet không ổn định hoặc trình duyệt phát sinh lỗi bộ nhớ đệm
• Hệ thống nâng cấp, sửa đổi.

➤ Quy trình khắc phục :

• Chuẩn hóa tệp tin:

• • Đặt tên tệp không dấu, không khoảng trắng, không ký tự đặc biệt (ví dụ: ho_so_can_cu.pdf)
  • Kiểm tra dung lượng và định dạng trước khi tải lên

• Tối ưu hóa trình duyệt:

• • Sử dụng Chrome hoặc Edge phiên bản mới nhất
  • Xóa cache hoặc sử dụng chế độ ẩn danh

• Kiểm tra đường truyền:

• • Đảm bảo kết nối mạng ổn định
  • Không sử dụng VPN trong quá trình thực hiện thủ tục

• Liên hệ hỗ trợ:

• • Trường hợp lỗi do hệ thống, thực hiện lại sau 15–30 phút
  • Cung cấp thông tin lỗi và ảnh chụp màn hình để được hỗ trợ kỹ thuật

4. Lỗi truy vấn dữ liệu người dùng trên dịch vụ công

Lỗi truy vấn dữ liệu người dùng trên dịch vụ công là một trong những lỗi xảy ra khi người dùng thực hiện đăng nhập trên trang dichvucong.gdt.gov.vn. Dưới đây là hướng dẫn sửa lỗi truy vấn dữ liệu người dùng trên dịch vụ công chi tiết và cụ thể.

• Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống eTax tại địa chỉ http://thuedientu.gdt.gov.vn.

Sau khi đăng nhập thành công, tại tab Quản lý tài khoản (1), bấm Đổi mật khẩu đăng nhập (2).

• Bước 2: Điền thông tin Mật khẩu cũ, Mật khẩu mới, Nhập lại mật khẩu mới và bấm Tiếp tục (3).

• Bước 3: Hệ thống hiển thị thông báo “Bạn có chắc chắn muốn thực hiện đổi mật khẩu”, bấm OK (4).

• Bước 4: Thông báo “Bạn đã đổi mật khẩu thành công” xuất hiện, người dùng nhấn Kết thúc (5) để tắt thông báo.

• Bước 5: Sau khi đã thực hiện đổi mật khẩu thành công, người dùng đăng nhập lại dịch vụ công bằng mật khẩu mới.

5. Lỗi tờ khai không đúng định dạng XSD 

Lỗi tờ khai không đúng định dạng XSD trên dịch vụ công thường do nguyên nhân từ tệp XML không đáp ứng yêu cầu về cấu trúc dữ liệu theo chuẩn kỹ thuật. Màn hình hiển thị thông báo: Tờ khai không đúng định dạng với XSD. Chi tiết: cvc-el.1.a: Cannot find the declaration of element ‘HSoThueDTu’.

Để khắc phục lỗi này, người dùng cần thực hiện theo hướng dẫn sau:

• Bước 1: Cài đặt lại phiên bản mới nhất của TCT SigningHub
• Bước 2: Mở Task Manager (Ctrl + Shift + Esc). Tại tab Processes, tìm tiến trình ctSignerv2 và kết thúc tiến trình bằng cách chọn ctSignerv2 -> End Task.

• Bước 3: Khởi động lại phần mềm ký số và thực hiện kê khai lại để hệ thống tự động sinh tệp XML đúng chuẩn.

• • Chọn mục Thủ tục hành chính, gõ mã thủ tục hành chính tương ứng
• 
  • Nhấn biểu tượng cột Nộp hồ sơ, chọn Tiếp tục

• • Chọn Nộp XML và nhấn Tiếp tục
  • Thực hiện chọn Tệp sau đó nhấn ký rồi thực hiện các bước nộp tiếp theo.

6. Lỗi nộp tờ khai

Khi nộp tờ khai, hệ thống hiển thị thông báo: “Có lỗi trong quá trình xử lý tờ khai. Tờ khai phát sinh các lỗi sau: Mẫu tờ khai đã được nâng cấp trên Hệ thống Thông tin giải quyết TTHC của cơ quan thuế. Người nộp thuế vui lòng thực hiện tại: https://dichvucong.gdt.gov.vn/.”

Người nộp thuế thực hiện nộp tờ khai tại tab THỦ TỤC HÀNH CHÍNH, theo trình tự sau:

• Bước 1: Chọn mục Thủ tục hành chính, nhập mã thủ tục hành chính tương ứng.

• Bước 2: Nhấn biểu tượng tại cột Nộp hồ sơ, sau đó chọn Tiếp tục.

• Bước 3: Chọn Nộp XML và nhấn Tiếp tục.
• Bước 4: Chọn Tệp, nhấn View form XML, sau đó tiếp tục thực hiện các bước nộp hồ sơ theo hướng dẫn của hệ thống.

Từ việc phân tích các nhóm lỗi nêu trên, có thể nhận thấy phần lớn các trở ngại phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến đều liên quan đến tính tương thích của công cụ ký số và cấu trúc dữ liệu điện tử. Để giảm thiểu tối đa các rủi ro kỹ thuật này, đồng thời đảm bảo tính chuẩn xác và tính pháp lý của hồ sơ, việc ứng dụng các giải pháp ký số chuyên dụng như MISA eSign được xem là phương án tối ưu. Phần mềm này được thiết kế nhằm tương thích hoàn toàn với các hệ thống dịch vụ công, giúp quy trình xác thực định danh và ký số trở nên thông suốt và an toàn hơn.

Nếu có nhu cầu sử dụng phần mềm chữ ký số từ xa MISA eSign, quý doanh nghiệp hãy đăng ký nhận báo giá và tư vấn miễn phí tại đây: