Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc trên dịch vụ công CHI TIẾT

Trong lộ trình chuyển đổi số hiện nay, thủ tục đăng ký người phụ thuộc trên dịch vụ công đã được tối ưu hóa nhằm giảm bớt áp lực hành chính cho người dân. Việc hiểu rõ quy trình trực tuyến sẽ giúp chủ động kiểm soát hồ sơ và tránh được những sai sót không đáng có. Nội dung dưới đây MISA eSign sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan và hướng dẫn thực hiện đăng ký nhanh chóng, chuẩn xác.

1. Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị

1.1. Điều kiện đăng ký Người phụ thuộc (NPT)

➤ Đối với người nộp thuế (là cá nhân, người lao động có thu nhập chịu thuế)

• Người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc với điều kiện đã thực hiện đăng ký thuế.
• Kể từ ngày 01/07/2025, số định danh cá nhân (chính là dãy 12 chữ số trên thẻ Căn cước) đã chính thức được sử dụng để thay thế hoàn toàn mã số thuế cá nhân. Thay đổi này áp dụng cho cá nhân, hộ gia đình và hộ kinh doanh trong mọi giao dịch và quản lý thuế.

Chi tiết xem tại: Cách đăng ký mã số thuế cá nhân trên dịch vụ công 

➤ Đối với người phụ thuộc

Người phụ thuộc được tính giảm trừ gia cảnh khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Một là, thuộc đối tượng là người phụ thuộc và đáp ứng đầy đủ các điều kiện để được xác định là người phụ thuộc theo quy định tại điểm d điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

• Hai là, trong năm tính thuế, người phụ thuộc chưa được đăng ký để tính giảm trừ cho bất kỳ cá nhân người nộp thuế nào khác. Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong một năm tính thuế. Trường hợp nhiều người nộp thuế có chung một người phụ thuộc, các bên phải tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc đó vào một người nộp thuế duy nhất.
• Ba là, việc đăng ký người phụ thuộc phải được thực hiện trong thời hạn quy định.

• • Đối với các đối tượng: Con; vợ hoặc chồng; cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp của người nộp thuế.

• • • Chậm nhất là ngày 31/3 năm liền kề năm nộp thuế (đối với trường hợp ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thuế cho người phụ thuộc).
    • Chậm nhất là ngày 30/4 năm liền kề năm nộp thuế (đối với trường hợp người nộp thuế trực tiếp đăng ký thuế cho người phụ thuộc).

• • Đối với các đối tượng được quy định tại tiết d.4, điểm d, khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC: là các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang trực tiếp nuôi dưỡng => Thời hạn đăng ký để được tính giảm trừ được xác định chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế. Quá thời hạn nêu trên thì không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó.

1.2. Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc

Để thực hiện đăng ký người phụ thuộc nhằm áp dụng giảm trừ gia cảnh, người nộp thuế phải nộp đầy đủ hồ sơ theo quy định cho cơ quan thuế. Tùy theo phương thức đăng ký, hồ sơ cần chuẩn bị cho từng trường hợp được xác định như sau:

➤  Trường hợp đăng ký người phụ thuộc trực tiếp với cơ quan thuế

Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc bao gồm:

• Bản đăng ký người phụ thuộc theo mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN.
• Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo điểm g khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, cụ thể gồm:

• • Bản chụp CMND/CCCD.
  • Giấy tờ hợp pháp chứng minh mối quan hệ với người phụ thuộc (ví dụ: Giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn, quyết định nhận nuôi con, …).
  • Giấy xác nhận không có khả năng lao động (ví dụ: Giấy xác nhận khuyết tật, xác nhận mắc bệnh hiểm nghèo, …) đối với người phụ thuộc đang trong độ tuổi lao động
  • Xác nhận của Ủy ban nhân dân xã/phường theo mẫu số 07/XN-NPT-TNCN.

➤  Trường hợp đăng ký người phụ thuộc thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập

Đối với trường hợp này, tổ chức/cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ đăng ký của người nộp thuế và nộp cho cơ quan thuế. Hồ sơ bao gồm:

• Giấy ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện đăng ký người phụ thuộc.
• Bộ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc tương tự như trường hợp cá nhân tự đăng ký trực tiếp.
• Bản đăng ký người phụ thuộc theo mẫu số 20-ĐK-TH-TCT

Để hoàn tất quy trình đăng ký người phụ thuộc trên dịch vụ công một cách nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý cao nhất, việc thực hiện ký số trên các văn bản, hồ sơ điện tử là yêu cầu thiết yếu. Thay vì sử dụng chữ ký tay truyền thống, việc ứng dụng giải pháp chữ ký số MISA eSign sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân xác thực danh tính, bảo mật thông tin và đảm bảo giá trị pháp lý của hồ sơ trực tuyến theo đúng quy định hiện hành.

→ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ VỀ PHẦN MỀM CHỮ KÝ SỐ MISA ESIGN ←

2. Hướng dẫn cách đăng ký người phụ thuộc trên dịch vụ công

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách đăng ký người phụ thuộc trên dịch vụ công:

• Bước 1: Đăng nhập hệ thống

• • Truy cập Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế tại địa chỉ https://dichvucong.gdt.gov.vn và nhấn “Đăng nhập”.

• • Chọn “Đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử”.

• • Chọn đối tượng đăng nhập là “Doanh nghiệp”

• • Nhập thông tin doanh nghiệp gồm: Tên doanh nghiệp, mật khẩu, mã captcha và nhấn “Đăng nhập”.

• Bước 2: Lựa chọn chức năng nộp tờ khai

Sau khi đăng nhập thành công, người dùng thực hiện theo các bước sau:

• • Chọn chức năng “Thủ tục hành chính” trên thanh menu để tra cứu mã thủ tục hành chính.
• 
  • Tại mục tra cứu tờ khai, chọn dòng “Tờ khai”, sau đó nhập từ khóa “phụ thuộc” vào ô tìm kiếm để hệ thống hiển thị tờ khai mẫu 20-ĐK-TH-TCT.

• • Nhấn “Tìm kiếm” để hệ thống thực hiện tra cứu và trả về mã thủ tục hành chính tương ứng với việc đăng ký NPT.

• • Lựa chọn nộp hồ sơ theo đúng thủ tục hành chính phù hợp. Trường hợp doanh nghiệp thực hiện đăng ký lần đầu cho NPT chưa có mã số thuế chọn mã hồ sơ 1.008.498 và trường hợp thay đổi thông tin thì chọn mã hồ sơ 1.008.503 sau đó lựa chọn hình thức nộp hồ sơ theo hướng dẫn trên hệ thống.

• • Nhấn vào mũi tên để nộp hồ sơ.

• Bước 3: Tải lên và kiểm tra hồ sơ

• • Người nộp chọn hình thức nộp hồ sơ

• • Nhấn “Tiếp tục”

• Bước 4: Kê khai thông tin người phụ thuộc

Người nộp thực hiện kê khai thông tin người phụ thuộc gồm:

• • Họ và tên người phụ thuộc
  • Ngày, tháng, năm sinh
  • Quốc tịch
  • Số định danh cá nhân
  • Quan hệ với cá nhân có thu nhập được giảm trừ
  • Tên cá nhân có thu nhập được giảm trừ gia cảnh
  • Mã số thuế của cá nhân có thu nhập
  • Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ (tháng/năm)
  • Thời điểm kết thúc tính giảm trừ (tháng/năm)

Trường hợp cần kê khai nhiều người phụ thuộc, người nộp nhấn “Thêm dòng” để kê khai các thông tin. Sau khi hoàn thiện kê khai, bấm chọn “Kiểm tra thông tin”.

• Bước 5: Tra cứu hồ sơ lưu tạm

Khi hệ thống hiển thị trạng thái “Hồ sơ đang được kiểm tra thông tin”, người dùng tiếp tục lựa chọn chức năng “Tra cứu hồ sơ lưu tạm” để hệ thống hiển thị kết quả tương ứng.

• Bước 6: Thực hiện nộp hồ sơ

Sau khi nhấn “Tra cứu hồ sơ lưu tạm”, tại mục “Tờ khai” người nộp thuế nhấn chọn “20-ĐK-TH-TCT-Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công” và lựa chọn thời gian kiểm tra.

Lưu ý:

– Điều kiện nộp hồ sơ: Chỉ nhấn “Nộp hồ sơ” khi cột Trạng thái hiển thị: “TTHC – Đã kiểm tra thông tin kê khai”.
– Trường hợp đang chờ: Nếu trạng thái là “TTHC – Đang kiểm tra thông tin kê khai”, vui lòng chờ hệ thống hoàn tất quy trình kiểm tra.
– Cách tra cứu hồ sơ lưu tạm: Nếu bị đăng xuất hoặc muốn kiểm tra lại, bạn thực hiện: Đăng nhập →Chọn “Tra cứu hồ sơ” → Chọn “Tra cứu hồ sơ lưu tạm”.

Sau khi lựa chọn chức năng “Nộp hồ sơ”, hệ thống sẽ hiển thị Tờ khai đăng ký người phụ thuộc. Doanh nghiệp lần lượt thực hiện các thao tác sau:

• • Người nộp thuế kiểm tra thông tin và lựa chọn “Hoàn thành kê khai”
• 
  • Tiếp theo, chọn “Ký điện tử và nộp hồ sơ”
  • Nhấn chọn “Tiếp tục”
• Chọn tài liệu để đính kèm hồ sơ, bảng kê khai trực tiếp về người phải trực tiếp nuôi dưỡng

• • Nhấn “Tiếp tục”

• • Nhập mã captcha và nhấn “Nộp tờ khai”
• 
  • Người nộp nhập mã PIN và thực hiện ký số tờ khai.
  • Sau khi ký và gửi thành công, thủ tục nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc được xem là hoàn tất.

• Bước 7: Tra cứu kết quả và tiếp nhận thông báo từ cơ quan thuế

Sau khi hoàn tất việc nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc, doanh nghiệp có trách nhiệm theo dõi kết quả xử lý hồ sơ thông qua một trong các phương thức sau:

• • Thư điện tử (email) đã đăng ký với cơ quan thuế;
  • Hệ thống Thuế điện tử;
  • Tra cứu trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công

3. Giải đáp các câu hỏi thường gặp (FAQ)

➤ Một người phụ thuộc được đăng ký cho nhiều người nộp thuế không?

Không. Theo quy định của pháp luật thuế Việt Nam, mỗi người phụ thuộc chỉ được phép đăng ký giảm trừ gia cảnh cho một người nộp thuế duy nhất trong cùng một năm tính thuế.

Căn cứ theo tiết c.2.4 điểm c khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định:

c.2.4) Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Trường hợp nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc phải nuôi dưỡng thì người nộp thuế tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ gia cảnh vào một người nộp thuế.

Do vậy, một người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế.

➤ Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký người phụ thuộc qua dịch vụ công là bao lâu?

Thời hạn giải quyết hồ sơ thông thường từ 03 đến 05 ngày làm việc kể từ thời điểm hệ thống tiếp nhận hồ sơ hợp lệ. Trong quá trình xử lý, cơ quan thuế thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của định dạng tệp hồ sơ và xác minh thông tin đối tượng đăng ký. Kết quả giải quyết được thông báo qua email đã đăng ký hoặc hiển thị trên ứng dụng eTax Mobile của cơ quan thuế.

Trường hợp quá 07 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ mà chưa nhận được kết quả, người nộp thuế cần chủ động tra cứu tình trạng hồ sơ trên Cổng Thuế điện tử. Một số hồ sơ có thể bị tạm dừng xử lý do trùng số Căn cước công dân của người phụ thuộc với hồ sơ đã đăng ký trước đó; khi đó, người nộp thuế cần liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để thực hiện điều chỉnh hoặc đề nghị hủy đăng ký trùng lặp trên cơ sở cung cấp tài liệu chứng minh nghĩa vụ nuôi dưỡng hợp pháp.

➤ Đăng ký người phụ thuộc online có mất phí không?

Việc đăng ký người phụ thuộc online để giảm trừ gia cảnh thuế TNCN là hoàn toàn miễn phí. Người nộp hồ sơ không phải nộp bất kỳ khoản phí hay lệ phí nào cho cơ quan Thuế khi thực hiện thủ tục này

➤ Nếu nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc bị từ chối hồ sơ thì phải làm thế nào?

Nếu hồ sơ đăng ký người phụ thuộc trên dịch vụ công bị từ chối, người dân cần thực hiện các bước sau:

• Xem lý do từ chối: Hệ thống dịch vụ công sẽ thông báo cụ thể nguyên nhân (thiếu giấy tờ, thông tin sai lệch, sai mẫu biểu…). Kiểm tra lại thông báo chính thức trên tài khoản cá nhân.
• Sửa chữa và bổ sung hồ sơ: Theo đúng yêu cầu trong thông báo, bổ sung hoặc điều chỉnh giấy tờ cần thiết (ví dụ: giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, xác nhận quan hệ phụ thuộc…).
• Nộp lại hồ sơ: Đăng nhập lại vào cổng dịch vụ công, tải lên bản đã chỉnh sửa và nộp lại theo quy trình.
• Theo dõi kết quả: Hệ thống sẽ cập nhật trạng thái trong vòng 3–5 ngày làm việc. Trường hợp vẫn bị từ chối lặp lại, liên hệ trực tiếp cơ quan BHXH hoặc qua tổng đài để được hướng dẫn.

Song song với việc thực hiện các bước đăng ký người phụ thuộc trên dịch vụ công, việc chuẩn bị hồ sơ điện tử có chữ ký số hợp lệ là yếu tố then chốt để rút ngắn thời gian phê duyệt, hạn chế sai sót và tránh bị từ chối khi nộp hồ sơ. Nhằm tối ưu hóa tiến trình này, giải pháp chữ ký số MISA eSign được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực, cho phép thực hiện ký số mọi lúc, mọi nơi với độ bảo mật tuyệt đối, giúp quy trình nộp hồ sơ trực tuyến trở nên liền mạch và chuyên nghiệp.