Chính thức bắt buộc sử dụng chữ ký số cho văn phòng công chứng từ 01/07/2025

Chính phủ đã ban hành Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định từ ngày 01/07/2025, tất cả tổ chức hành nghề công chứng trên toàn quốc phải triển khai sử dụng chữ ký số để ký duyệt hồ sơ công chứng. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết quy định này trong bài viết MISA eSign tổng hợp dưới đây.

1. Bắt buộc sử dụng chữ ký số cho văn phòng công chứng

✅ Quy định về việc bắt buộc sử dụng chữ ký số cho văn phòng công chứng

Căn cứ khoản 1, khoản 2 điều 59 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định:

➤ Tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện chuyển đổi hồ sơ công chứng thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử đối với các giao dịch công chứng được thực hiện từ ngày 01/07/2025.

➤ Hồ sơ công chứng sau khi chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu phải đảm bảo tính chính xác về nội dung so với hồ sơ công chứng giấy và được tổ chức hành nghề công chứng xác nhận bằng chữ ký số trước khi lưu trữ.

Thông tin cơ bản về Nghị định 104/2025/NĐ-CP:

Loại văn bản	Nghị định
Số hiệu	104/2025/NĐ-CP
Nơi ban hành	Chính phủ
Ngày ban hành	15-05-2025
Ngày có hiệu lực thi hành	01-07-2025
Tổng quan	Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.
Tải Nghị định

✅ Đối tượng phải sử dụng chữ ký số

➤ Tổ chức hành nghề công chứng (Văn phòng công chứng):

Đại diện pháp lý của văn phòng công chứng sử dụng chữ ký số tổ chức để ký các văn bản, tài liệu mang tính pháp lý của văn phòng.

➤ Công chứng viên (cá nhân trong tổ chức):

Mỗi công chứng viên bắt buộc sử dụng chữ ký số cá nhân khi ký các văn bản công chứng điện tử nhằm đảm bảo tính cá nhân hóa, trách nhiệm và xác thực từng giao dịch công chứng.

2. Lý do bắt buộc sử dụng chữ ký số cho văn phòng công chứng

✅ Lợi ích khi sử dụng chữ ký số cho văn phòng công chứng

• Tăng cường tính pháp lý và bảo mật

• • Xác thực người ký chính xác, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong các văn bản công chứng.
  • Bảo vệ dữ liệu và tránh giả mạo, gian lận nhờ mã hóa và chữ ký điện tử có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật.

• Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả xử lý

• • Ký kết và xác nhận nhanh chóng mọi hợp đồng, văn bản công chứng mà không cần gặp mặt trực tiếp.
  • Giảm thời gian lưu trữ, tìm kiếm và quản lý hồ sơ giấy tờ truyền thống.
• Tiết kiệm chi phí vận hành

• • Giảm chi phí in ấn, photocopy, lưu kho hồ sơ giấy.
  • Giảm thiểu chi phí đi lại, tiếp xúc trực tiếp giữa các bên.
• Hỗ trợ quản lý và tra cứu dễ dàng

• • Hồ sơ được lưu trữ số hóa trên hệ thống, dễ dàng tra cứu, kiểm tra và sao lưu.
  • Nâng cao khả năng quản lý đồng bộ, minh bạch cho văn phòng công chứng.
• Tăng cường uy tín và chuyên nghiệp

• • Ứng dụng công nghệ hiện đại giúp văn phòng công chứng nâng cao hình ảnh uy tín, chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
  • Tạo sự tin tưởng khi khách hàng có thể nhận biết tính bảo mật và chính xác của văn bản công chứng.

Văn phòng công chứng nếu không sử dụng chữ ký số sẽ bị xử lý như thế nào?

• Văn phòng công chứng không sử dụng chữ ký số theo quy định sẽ bị xử phạt hành chính. Mức phạt có thể từ phạt tiền đến tước quyền sử dụng chứng thư số, giấy phép hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định.
• Văn phòng công chứng có thể bị ngừng cung cấp dịch vụ công chứng điện tử cho đến khi khắc phục, áp dụng chữ ký số đúng quy định.
• Các văn bản, hợp đồng công chứng không có chữ ký số có thể bị coi là không hợp lệ về mặt pháp lý; dẫn đến mất hiệu lực hoặc bị khiếu nại, khiếu kiện.

3. Văn phòng công chứng cần làm gì để đáp ứng Nghị định 104/2025/NĐ-CP?

• Mua và sử dụng chữ ký số cho tổ chức và cá nhân

Sử dụng chữ ký số điện tử để ký xác nhận văn bản công chứng cho tổ chức và cá nhân theo quy định, đảm bảo tính pháp lý và bảo mật.

• Đăng ký chữ ký số với cơ quan quản lý chuyên môn

• • Sau khi mua chữ ký số, văn phòng công chứng cần đăng ký và khai báo sử dụng chữ ký số với các cơ quan quản lý chuyên môn như Trung tâm Thông tin & Tư vấn công chứng.
  • Việc này nhằm mục đích công nhận tính pháp lý của chữ ký số, đồng thời đảm bảo kết nối và đồng bộ dữ liệu với hệ thống quản lý công chứng quốc gia.

• Trang bị máy scan số hóa hồ sơ

• • Văn phòng công chứng cần trang bị máy scan chất lượng cao để số hóa toàn bộ hồ sơ công chứng giấy sang định dạng PDF.
  • Các hồ sơ điện tử này sẽ được lưu trữ, quản lý và ký số đảm bảo tiện lợi, an toàn và tuân thủ quy định lưu trữ hồ sơ điện tử.
  • Số hóa hồ sơ giảm thiểu rủi ro mất mát hồ sơ giấy, đồng thời tăng tốc độ truy cập, tra cứu và đối chiếu thông tin.

• Cập nhật phần mềm quản lý hồ sơ công chứng

Các tổ chức/đơn vị cần sử dụng hoặc nâng cấp phần mềm quản lý công chứng hiện đại, tương thích với chữ ký số của tổ chức và cá nhân.

4. Cách đăng ký chữ ký số cho văn phòng công chứng

4.1. Điều kiện đăng ký

Căn cứ khoản 1 điều 50 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định về điều kiện sử dụng dịch vụ công chứng điện tử như sau:

Người tham gia giao dịch công chứng điện tử:

• Phải sử dụng chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng tại Việt Nam cấp.
• Hoặc có thể sử dụng chữ ký số và chứng thư chữ ký số nước ngoài được Việt Nam công nhận, trừ những trường hợp quy định khác.

4.2. Quy trình đăng ký

Văn phòng công chứng lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số và chuẩn bị hồ sơ đăng ký theo hướng dẫn.

Hồ sơ đăng ký sử dụng chữ ký số bao gồm:

• Đơn đăng ký cấp chữ ký số theo mẫu do nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quy định.
• Bản sao giấy phép hoạt động công chứng của văn phòng (đối với chữ ký số tổ chức).
• Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên (đối với chữ ký số cá nhân).
• Giấy tờ tùy thân hợp lệ của người đại diện pháp luật của văn phòng hoặc công chứng viên (CMND/CCCD, hộ chiếu).

Căn cứ khoản 1 điều 50 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định về đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử như sau:

Tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch công chứng điện tử có thể đăng ký theo một trong hai cách sau:

• • Đăng ký tài khoản trên nền tảng công chứng điện tử
  • Xác thực và cấp chứng thư chữ ký số qua ứng dụng VNeID hoặc các ứng dụng tương tự tại thời điểm tham gia giao dịch nhằm đồng bộ tài khoản và cấp chứng thư theo quy định pháp luật.

Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức, cá nhân đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật liên quan đến công chứng điện tử.

>> Xem chi tiết: Cách đăng ký chữ ký số cá nhân, tổ chức chỉ trong 5 Phút

5. MISA eSign – Địa chỉ cung cấp chữ ký số uy tín

MISA eSign là giải pháp chữ ký số điện tử hiện đại do MISA phát triển, giúp cá nhân và tổ chức ký kết các văn bản, hợp đồng điện tử một cách nhanh chóng, an toàn và bảo mật. Với công nghệ tiên tiến, MISA eSign đảm bảo tính pháp lý và tính xác thực tuyệt đối cho mọi giao dịch điện tử, hỗ trợ ký trực tuyến đa dạng trên nhiều thiết bị từ máy tính đến di động. Đây là công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp và tổ chức tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời thúc đẩy chuyển đổi số trong quản trị và giao dịch hiện đại.

Chữ ký số từ xa MISA eSign cung cấp nhiều tính năng vượt trội như:

• Bảo mật thông tin, an toàn tuyệt đối:
  • Được bộ TT&TT cấp phép, đạt tiêu chuẩn Châu Âu eIDAS
  • Đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật theo nghị định 130/2018/NĐ-CP và thông tư 16/2019/TT-BTTTT của Bộ TT&TT.
• Đầy đủ nghiệp vụ giao dịch điện tử: Xuất hóa đơn điện tử, kê khai/nộp thuế điện tử, BHXH, ký hợp đồng điện tử…
• Tối ưu năng suất, tiết kiệm chi phí vì MISA eSign tích hợp sẵn trong phần mềm hóa đơn điện tử, Thuế điện tử, BHXH, kế toán, bán hàng, nhân sự…
• Ký kết linh hoạt mọi văn bản, chứng từ, hợp đồng dạng word, excel, pdf… mọi lúc, mọi nơi ngay trên điện thoại di động, tablet, máy tính mà không cần USB Token
• Thủ tục đăng ký đơn giản; phần mềm dễ dàng sử dụng; hỗ trợ nhanh chóng

Nếu có nhu cầu sử dụng phần mềm chữ ký số từ xa MISA eSign, hãy đăng ký nhận báo giá và tư vấn miễn phí tại đây: