Trang chủ Tin tức Giải đáp 5 thắc mắc về chữ ký số trên hóa đơn...

Giải đáp 5 thắc mắc về chữ ký số trên hóa đơn điện tử

566

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán và doanh nghiệp bắt buộc phải dùng chữ ký số để lập và xác thực nội dung hóa đơn. Để sử dụng có hiệu quả chữ ký số trên hóa đơn điện tử, MISA ESIGN đã tổng hợp 5 thắc mắc được doanh nghiệp doanh nghiệp quan tâm nhất và giải đáp cụ thể tại bài viết dưới đây.

>> 7 Điểm mấu chốt về chữ ký số giúp doanh nghiệp hiểu tường tận A đến Z
>> BẮT BUỘC 100% Doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số
>> 5 Điểm ưu việt của chữ ký số điện tử MISA ESIGN được khách hàng đánh giá cao
>> Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử – Cập nhật mới 2020
>> Chữ ký số là gì? Ưu điểm của chữ ký số so với chữ ký thường?

1. Chữ ký số và chứng thư số khác nhau như thế nào?

Mặc dù có mối quan hệ hỗ trợ, nhưng chữ ký số và chứng thư số có vai trò hoàn toàn khác nhau.

– Chứng thư số là cơ sở để đối tác có thể xác nhận việc ký số của doanh nghiệp có đúng hay không còn chữ ký số đóng vai trò thay thế chữ ký bằng tay của doanh nghiệp trên các văn bản nhằm xác nhận hoặc cam kết thông tin.

– Chữ ký số chỉ hợp lệ khi được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và có thể kiểm tra được bằng khóa công khai.

– Doanh nghiệp muốn tạo được chữ ký số thì trước tiên cần có chứng thư số do nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp.

2. Người mua có cần ký số trên hóa đơn điện tử không?

 Điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của HĐĐT:

“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau: …

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.…

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”.

Như vậy, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua trong trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua (như Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,…)

3. Sử dụng nhiều hơn một chữ ký số liệu có hợp lệ?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể dùng nhiều chữ ký số để thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, các chữ ký số này đảm bảo các điều kiện:

  • Đầy đủ quy định về tính hợp lệ của chứng thư số: có mã số thuế của doanh nghiệp, còn hạn sử dụng và không thuộc danh sách các chứng thư số bị thu hồi.
  • Được cập nhật trên hệ thống của Tổng cục thuế trươc khi ký trên hóa đơn điện tử.

4. Chữ ký số hết hạn có ký số được trên hóa đơn điện tử không?

Trường hợp chữ ký số hết hạn thì doanh nghiệp sẽ không ký được trên hóa đơn điện tử. Để tiếp tục sử dụng, doanh nghiệp cần thực hiện gia hạn chữ ký số hoặc mua mới chữ ký số khác. Chữ ký số sau khi được gia hạn sẽ được cập nhật thông tin lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Sau khi cập nhật chứng thư điện tử thành công doanh nghiệp mới có thể ký số trên hóa đơn điện tử.

5. Có thể sử dụng cùng 1 chữ ký số của doanh nghiệp để kê khai thuế, nộp BHXH và xuất hóa đơn điện tử được không?

Hoàn toàn được. Tuy nhiên, Chữ ký số của doanh nghiệp này phải được đăng ký sử dụng với cơ quan Thuế và đầy đủ tính hợp lệ như đã đề cập ở trên.

Hi vọng bằng việc giải đáp những thắc mắc chung về chữ ký số trên hóa đơn điện tử, kế toán và doanh nghiệp đã có thêm kiến thức và cơ sở pháp lý để sử dụng chữ ký số một cách hiệu quả và đúng pháp luật.