Trong kỷ nguyên số hóa ngày nay, việc sử dụng đơn điện tử đã trở nên phổ biến và tiện lợi hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật của mỗi giao dịch, việc áp dụng chữ ký số trên đơn điện tử là không thể thiếu. Bài viết sau đây sẽ giải đáp mọi thắc mắc của anh chị về chữ ký số trên hóa đơn điện tử và những lưu ý trong việc sử dụng, lưu trữ.
1. Thông tin chung về chữ ký số trên hóa đơn điện tử
1.1. Chữ ký số là gì? Hoá đơn điện tử là gì?
- Chữ ký số là gì?
Theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018 NĐ-CP, chữ ký số được quy định như sau:
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
Tính pháp lý của chữ ký số tương đương với tính pháp lý của chữ ký thông thường, tuy nhiên người dùng nên sử dụng các dịch vụ chữ ký số uy tín để đảm bảo quyền lợi của của chính mình.
Xem thêm: Chữ ký số token – 10 điều bạn cần nắm trong lòng bàn tay
- Hoá đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử. Quy định về hoá đơn điện tử được nêu rõ trong Khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính:
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử phổ biến thường được sử dụng là gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác như vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
Nguyên tắc quan trọng nhất cần đảm bảo khi xuất hoá đơn điện tử là xác định được số hoá đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hoá đơn chỉ lập và sử dụng duy nhất một lần.
1.2. Mối quan hệ giữa chữ ký số và hoá đơn điện tử
Trên thực tế, phần lớn hoá đơn điện tử thường được sử dụng dụng dưới dạng hoá đơn giá trị gia tăng, hóa đơn thu tiền phí vận chuyển, phí ngân hàng,… Chính vì được sử dụng thường xuyên và rộng rãi nên hoá đơn điện tử cần những công cụ xác thực, minh chứng cho sự chính xác của hoá đơn, xác nhận các khoản thanh toán đó.
Vậy nên, chữ ký số sẽ là minh chứng cho việc bên mua và bên bán đồng ý với thỏa thuận được ghi, xác nhận giá trị pháp lý của hợp đồng, giúp đảm bảo sự an toàn cho các giao dịch điện tử của hai bên.
Bởi mọi thông tin của hoá đơn điện tử như tên, mã số thuế bên bán, thời gian khởi tạo, gửi, nhận, giá trị hoá đơn, lưu trữ,… đều được tạo lập và lưu trữ trên thiết bị điện tử, nên việc phát triển các dịch vụ chữ ký số đi kèm là điều cần thiết, giúp làm minh chứng, xác nhận tính pháp lý và độ chính xác của hoá đơn điện tử.
CHỮ KÝ SỐ CÁ NHÂN VÀ CHỮ KÝ SỐ DOANH NGHIỆP
2. Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử
2.1. Các trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, hóa đơn điện tử được bắt buộc sử dụng trong trường hợp nếu người mua là một cơ sở kinh doanh và cả hai bên thỏa thuận rằng người mua sẽ tuân thủ các điều kiện kỹ thuật để ký số và ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán tạo ra, thì người mua sẽ thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử đó.
- Người bán là doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn bắt buộc là chữ ký số được đăng ký đại diện cho doanh nghiệp đó.
- Người bán là cá nhân thì chữ ký số phải được đăng ký trực tiếp bởi cá nhân hoặc được uỷ quyền cho một người khác.
2.2. Các trường hợp không nhất thiết phải sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Căn cứ khoản 14, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hoá đơn, một số trường hợp dưới đây không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán và người mua trên hoá đơn điện tử:
- Hóa đơn điện tử không cần chữ ký điện tử của người mua, kể cả khi xuất hóa đơn cho khách nước ngoài. Nếu người mua là doanh nghiệp và cả hai bên thỏa thuận về việc người mua đảm bảo kỹ thuật ký số, thì hóa đơn sẽ có chữ ký số của cả người mua và người bán.
- Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp không cần chữ ký số từ người mua hoặc người bán.
- Với hóa đơn điện tử tại siêu thị hoặc trung tâm thương mại cho người mua không kinh doanh, không cần ghi tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Hóa đơn điện tử khi bán xăng dầu cho người mua cá nhân không kinh doanh không cần chữ ký số của cả hai bên (và không cần một số thông tin như: tên hóa đơn, ký hiệu và số hóa đơn, thông tin người mua và thuế suất VAT).
- Hóa đơn điện tử dạng tem, vé, thẻ không cần chữ ký số từ người bán, ngoại trừ trường hợp tem, vé, thẻ có mã từ cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử từ dịch vụ vận tải hàng không qua web và thương mại điện tử theo quy định quốc tế cho người mua cá nhân không kinh doanh không cần chữ ký số người bán.
- Tổ chức kinh doanh hoặc không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không dành cho các cá nhân trong tổ chức sẽ không coi là hóa đơn điện tử, nên không cần chữ ký số.
- Hóa đơn cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế không cần chữ ký số của người mua.
Dựa trên tình hình thực tế và mục đích sử dụng mà các trường hợp hoá đơn điện tử nêu trên không nhất thiết phải có chữ ký số. Tuy nhiên để đảm bảo tính xác thực hoặc nhu cầu lưu trữ riêng của các cá nhân, doanh nghiệp thì bên mua và bên bán có thể thống nhất bổ sung chữ ký số trên hóa đơn.
>> Xem thêm: 10 ứng dụng của chữ ký số trong thương mại điện tử hiện nay
3. Mẫu chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Với một hoá đơn điện tử có chữ ký số, cả người mua và người bán cần có những thông tin quan trọng như sau: Tên công ty (doanh nghiệp), mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, email, số tài khoản nhận thanh toán, tên cá nhân mua hàng (nếu cần).
Dưới đây là ảnh mẫu chữ ký số được ký trên hoá đơn điện tử:
Ngoài việc xuất hoá đơn điện tử như ảnh trên, khi sử dụng chữ ký số trên các phần mềm hoá đơn điện tử, khách mua và người bán có thể dễ dàng tra cứu lại số hoá đơn khi cần thiết. Để đáp ứng được nhu cầu xuất hoá đơn điện tử, các doanh nghiệp, người bán hoặc người mua cần tìm hiểu về các dịch vụ cung cấp chữ ký số.
MISA AMIS eSign là một trong những lựa chọn hàng đầu mọi cá nhân và doanh nghiệp có thể tham khảo. Không chỉ cung cấp mọi dịch vụ cần thiết liên quan đến chữ ký số, phần mềm chữ ký số MISA eSign còn được bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép, đạt tiêu chuẩn Châu Âu eIDAS, đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật theo nghị định 130/2018/NĐ-CP và thông tư 16/2019/TT-BTTTT của Bộ TT&TT, nên sẽ đảm bảo tuyệt đối về tính pháp lý như chữ ký thông thường.
Việc xuất hoá đơn, lưu trữ hoá đơn điện tử sẽ dễ dàng, thuận tiện hơn khi các đơn vị sử dụng MISA eSign, có thể ký số siêu tốc với hàng ngàn lượt ký/giây, tối ưu năng suất ký số và phát hành văn bản, ký số mọi lúc, mọi nơi, ký kết linh hoạt mọi văn bản, chứng từ, hợp đồng dạng word, excel, pdf…, kết nối với các phần mềm bán hàng, quản lý khác,…
4. Lưu ý về thời điểm lập hoá đơn điện tử và thời hạn sử dụng hoá đơn điện tử
4.1. Thời điểm lập hoá đơn điện tử
Căn cứ theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, dưới đây là một số quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử cần lưu ý:
- Đối với hoá đơn điện tử cung cấp hàng hoá, dịch vụ: lập hoá đơn tại thời điểm hoàn thành xong thỏa thuận cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu tiền dịch vụ đã được thanh toán trước khi cung cấp dịch vụ thì lập hoá đơn ngay tại thời điểm thu tiền.
- Trường hợp khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh lưu trữ thông tin thanh toán theo ngày để tổng hợp hoá đơn điện tử và xuất hoá đơn nếu khách yêu cầu.
4.2. Thời hạn sử dụng hoá đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, nên theo quy định tại Điều 12, 13, Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP về thời gian lưu trữ của từng loại chứng từ kế toán, thời hạn lưu trữ của hoá đơn điện tử là 10 năm.
Tuy nhiên, hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử, khi hết thời hạn quy định mà không có yêu cầu khác của cơ quan có thẩm quyền thì có thể tiêu huỷ hoá đơn điện tử.
Tóm lại, hoá đơn điện tử là một trong những chứng từ cần thiết và được sử dụng thường xuyên đối với mọi cá nhân và doanh nghiệp. Hơn nữa, tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 19/10/2020, Chính phủ đã điều chỉnh thời hạn doanh nghiệp bắt buộc hóa đơn điện tử khi mua bán hàng – hoá dịch vụ trước ngày 1/7/2022. Vậy nên để đảm bảo tuân thủ theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp và cá nhân hãy tìm cho mình một dịch vụ chữ ký số uy tín để đảm bảo quá trình sử dụng hóa đơn điện tử được đảm bảo nhất.
MISA đang trong lộ trình nghiên cứu và phát triển chữ ký số từ xa, khách hàng có nhu cầu quan tâm xin vui lòng đăng ký nhận tư vấn tại đây:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
