Giải pháp chữ ký số từ xa cứu nguy cho hoạt động tài chính – kế toán doanh nghiệp trong thời dịch Covid-19

Trước diễn biến khó lường của dịch covid-19, nhiều doanh nghiệp Việt đã chủ động lên phương án sẵn sàng ứng phó với tình huống hạn chế tiếp xúc và dãn cách xã hội. Trong đó, giải pháp chữ ký số từ xa tỏ ra vô cùng hiệu quả đối với hoạt động tài chính – kế toán của doanh nghiệp.

Kịch bản nào dành cho doanh nghiệp khi hoạt động tài chính – kế toán bị gián đoạn?

Tình hình đại dịch Covid-19 đang trở nên phức tạp từng ngày ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hoạt động tài chính – kế toán trong doanh nghiệp cũng vì thế mà ảnh hưởng không nhỏ:

• Thu – chi chậm chễ, thậm chí khó thu hồi công nợ
• Xuất, ký hóa đơn đứt đoạn, phụ thuộc lớn vào bên chuyển phát nhanh
• Giao dịch hợp đồng, chứng từ “bị treo”

Chưa kể trong tình huống phải dãn cách xã hội thì hoạt động tài chính – kế toán càng ngưng trệ do thiếu phương thức chứng thực và ký số. Chính vì vậy, giải pháp ký số từ xa (hay còn gọi là ký số online) trở thành phương án được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để sẵn sàng làm việc tại nhà.

Chữ ký số từ xa cứu nguy cho hoạt động tài chính – kế toán doanh nghiệp trong thời dịch Covid-19 như thế nào?

Đảm bảo tính liên tục trong phát hành và gửi – nhận hóa đơn

Trong kịch bản trên, doanh nghiệp có thể tự bảo vệ bằng việc hạn chế hàng loạt các hoạt động tiếp xúc, trao đổi trực tiếp nhờ hóa đơn điện tử. Với loại hình hóa đơn này, việc phát hành và gửi hóa đơn đều diễn ra online. Nhờ không cần viết tay, tiếp xúc với hóa đơn giấy như trước hay chuyển phát thông qua đơn vị thứ ba, doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí lại vừa giảm thiểu việc tiếp xúc giữa người và người cũng như giữa người và vật thể trung gian hóa đơn giấy. Người mua tức thời nhận được hóa đơn điện tử qua email, SMS và thực hiện tra cứu mọi lúc, mọi nơi qua internet.

Để các nghiệp vụ phát hành, tra cứu, báo cáo hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ khi làm việc tại nhà, doanh nghiệp nhất định phải có chữ ký số từ xa. Để thực hiện ký số từ xa trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Chữ ký số phải còn hiệu lực.
• Cài đặt phần mềm đọc thông tin chữ ký số chuyên dụng trên máy tính đang sử dụng.
• Cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử trên máy tính sẽ sử dụng để phát hành hóa đơn và ký số.

Đảm bảo kết nối và cập nhật dữ liệu tài chính – kế toán kịp thời 

Khi được tích hợp với các phần mềm tài chính – kế toán trong doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội thì chữ ký s

Được tích hợp với các phần mềm khác, hóa đơn điện tử hỗ trợ kế toán làm ở bất cứ đâu mà không cần máy tính của công ty vẫn ghi nhận đầy đủ sổ sách, không lo bảo quản chứng từ giấy cồng kềnh, phức tạp. Theo đó, phần mềm hóa đơn điện tử được kết nối hệ thống với phần mềm quản lý công việc, tài chính – kế toán như meInvoice.vn của MISA được tích hợp tới hơn 50 phần mềm khác nhau, để khi phát hành hóa đơn, hệ thống sẽ tự động hạch toán, ghi nhận doanh thu chi phí.

Theo chia sẻ từ đại diện đơn vị phát hành, hóa đơn điện tử meInvoice.vn có thể phát hành trên di động và cho phép nhiều người truy cập và phát hành hóa đơn cùng lúc nếu tích hợp với chữ ký số MISA eSign. Đây được xem như một giải pháp toàn diện cho công tác tài chính – kế toán mùa dịch này.

Đảm bảo khả năng thanh toán mà không cần giao dịch trực tiếp

Chữ ký số khiHóa đơn điện tử còn cung cấp tính năng thanh toán online, giúp giao dịch mua bán diễn ra nhanh chóng, tiện lợi hơn dù cách ly hay không. Với tính năng này, kế toán không cần tiếp xúc tiền mặt hay ra ngân hàng chuyển khoản. Được biết, khách hàng có thể tiến hành tra cứu hóa đơn meInvoice.vn và chọn thanh toán ngay qua nhiều hình thức như quét mã VNPay-QR, thẻ ATM, thẻ quốc tế, ví điện tử. Không chỉ giúp tiền mua hàng về nhanh hơn mà còn giúp khách hàng an tâm giao dịch, giảm thiểu nguy cơ lây lan dịch.

Đảm bảo tính thông suốt và pháp lý cho hợp đồng, chứng từ điện tử

Nhìn chung, số lượng doanh nghiệp chuyển sang các công cụ online đang tăng nhanh mỗi ngày và hóa đơn điện tử chỉ là một trong số nhiều công cụ doanh nghiệp cần để trang bị doanh nghiệp sẵn sàng trước mọi tình huống. Những giải pháp này không chỉ là biện pháp ngắn hạn trong mùa dịch mà còn được Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông kêu gọi dịch chuyển hoạt động công ty lên môi trường số vì lợi ích lâu dài và vì sức khỏe của doanh nghiệp và nền kinh tế.