Tải ngay Mẫu sổ chứng thực chữ ký MỚI NHẤT

Mẫu sổ chứng thực chữ ký mới nhất bao gồm những nội dung gì? Cách ghi sổ được thực hiện như thế nào? Hãy cùng MISA eSign tìm hiểu bài viết dưới đây để tìm câu trả lời cho các nội dung trên.

1. Sổ chứng thực là gì?

Căn cứ theo khoản 1 điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về sổ chứng thực như sau:

Sổ chứng thực là tài liệu được sử dụng để ghi chép, quản lý toàn bộ các hoạt động chứng thực tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Sổ phải được ghi liên tục, thứ tự từng trang, không để trống trang nào, có đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối, và được lập theo từng năm.

Cuối năm, cơ quan, tổ chức phải thực hiện khóa sổ, thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm. Người ký chứng thực phải xác nhận, ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu vào phần cuối sổ.

2. Mẫu sổ chứng thực chữ ký mới nhất

Dưới đây là mẫu sổ chứng thực chữ ký mới nhất được ban hành kèm theo nghị định 23/2015/NĐ-CP:

» Tải mẫu sổ chứng thực chữ ký mới nhất: Tại đây

Chú thích:

– (A) Nếu là cơ quan thực hiện chứng thực thì ghi đầy đủ tên cơ quan, kèm theo địa giới hành chính (Ví dụ: Ủy ban nhân dân xã A, huyện B, tỉnh C; Phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C), nếu là các tổ chức hành nghề công chứng thì ghi tên của Phòng Công chứng, Văn phòng công chứng (Ví dụ: Phòng Công chứng số 1 thành phố H).

– (B) Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực (ví dụ: 01/2015. Nếu 01 (một) năm dùng nhiều sổ thì ghi số thứ tự liên tiếp (ví dụ: 02/2015); trường hợp 01 (một) sổ sử dụng cho nhiều năm thì ghi số thứ tự theo từng năm (ví dụ: 01/2015 + 01/2016).

– (C) Ghi ngày, tháng năm mở sổ.

– (D) Ghi ngày, tháng, năm khóa sổ.

3. Cách ghi sổ chứng thực chữ ký

Căn cứ theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định về cách ghi sổ chứng thực chữ ký như sau:

2. Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.

Ví dụ: Trường hợp ông Hoàng Văn A đề nghị chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân và trên giấy ủy quyền nhận lương hưu, phải ghi thành 02 số chứng thực riêng biệt:

• Một số chứng thực cho việc chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân.
• Một số chứng thực khác cho việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nhận lương hưu.

Dưới đây là chi tiết các bước ghi sổ chứng thực chữ ký:

✅ Bước 1: Chuẩn bị sổ chứng thực chữ ký

Trước khi ghi sổ cần chuẩn bị sổ chứng thực chữ ký đúng mẫu, sạch sẽ, không tẩy xoá.

✅ Bước 2: Ghi sổ chứng thực

• Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực (ví dụ: 01/2015. Nếu 01 (một) năm dùng nhiều sổ thì ghi số thứ tự liên tiếp (ví dụ: 02/2015); trường hợp 01 (một) sổ sử dụng cho nhiều năm thì ghi số thứ tự theo từng năm (ví dụ: 01/2015 + 01/2016).
• Ghi đầy đủ thông ngày, tháng năm mở sổ và ngày, tháng năm khóa sổ.
• Điền đầy đủ thông tin theo các cột của mẫu sổ, gồm:

• • Số thứ tự/ số chứng thực
  • Ngày, tháng, năm chứng thực
  • Họ tên, số Giấy CMND/ Hộ chiếu của người yêu cầu chứng thực
  • Tên của giấy tờ, văn bản đã được dịch
  • Dịch từ tiếng sang tiếng
  • Họ tên, chức danh người ký chứng thực
  • Số lượng bản dịch đã được chứng thực chữ ký
  • Lệ phí
  • Ghi chú (nếu có).

Khi kết thúc năm, cần thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số lượng đã chứng thực, đồng thời người có thẩm quyền xác nhận, ký tên và đóng dấu vào sổ.

✅ Bước 3: Lưu trữ sổ chứng thực

Căn cứ quy định tại khoản 1 điều 14 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về khái niệm sổ chứng thực như sau:

1. Sổ chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.

Trường hợp ứng dụng công nghệ thông tin vào chứng thực, căn cứ khoản 3 điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:

3. Trong trường hợp cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc chứng thực thì phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định này. Định kỳ hàng tháng, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai; đến hết ngày 31 tháng 12 hằng năm thì ghép chung thành 01 (một) sổ chứng thực theo từng loại việc chứng thực đã thực hiện trong 01 (một) năm. Việc lập sổ, ghi số chứng thực và khóa sổ được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều này.

Hiện nay, việc áp dụng chữ ký số vào các thủ tục hành chính đang ngày càng phổ biến. MISA eSign – giải pháp chữ ký số từ xa uy tín, được tin dùng bởi các doanh nghiệp, hộ kinh doanh tại Việt Nam. Dịch vụ được cung cấp bởi Công ty Cổ phần MISA, một đơn vị uy tín với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm và giải pháp CNTT. 

Chữ ký số từ xa MISA eSign:

• Bảo mật thông tin, an toàn tuyệt đối:
  • Được bộ TT&TT cấp phép, đạt tiêu chuẩn Châu Âu eIDAS
  • Đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật theo nghị định 130/2018/NĐ-CP và thông tư 16/2019/TT-BTTTT của Bộ TT&TT.
• Đầy đủ nghiệp vụ giao dịch điện tử: Xuất hóa đơn điện tử, kê khai/nộp thuế điện tử, BHXH, ký hợp đồng điện tử…
• Tối ưu năng suất, tiết kiệm chi phí vì MISA eSign tích hợp sẵn trong phần mềm hóa đơn điện tử, Thuế điện tử, BHXH, kế toán, bán hàng, nhân sự…
• Thủ tục đăng ký đơn giản; Phần mềm dễ dàng sử dụng; hỗ trợ nhanh chóng.

Doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng chữ ký số MISA eSign, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây: