Hướng dẫn tra cứu mã giao dịch điện tử của hồ sơ khai thuế

15/05/2026

Để quản lý và kiểm soát hiệu quả các giao dịch với cơ quan thuế, việc xác định đúng mã giao dịch điện tử của hồ sơ khai thuế là bước không thể thiếu đối với mỗi người nộp thuế. Mã số này đóng vai trò là “chìa khóa” giúp xác thực tính hợp lệ và giúp bạn chủ động hơn trong mọi quy trình kê khai. Hãy cùng MISA eSign tìm hiểu cách thức tra cứu mã giao dịch chuẩn xác nhất để tối ưu hóa công tác quản lý thuế của đơn vị mình.

Mục lục Hiện

1. Mã giao dịch điện tử là gì?

Căn cứ theo Điều 3 Thông tư 19/2021/TT-BTC quy định như sau:

3. “Mã giao dịch điện tử” là một dãy các ký tự được tạo theo một nguyên tắc thống nhất, có tính duy nhất theo từng chứng từ điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Như vậy, mã giao dịch điện tử được hiểu là một dãy các ký tự được tạo theo một nguyên tắc thống nhất, có tính duy nhất theo từng chứng từ điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Có thể bạn quan tâm:

2. Hướng dẫn tra cứu Mã giao dịch điện tử của tờ khai thuế

2.1. Hướng dẫn tra cứu Mã giao dịch điện tử của tờ khai thuế đã nộp trên Cổng Dịch vụ công

Để tra cứu mã hồ sơ của các tờ khai thuế trên hệ thống Dịch vụ công, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (Dịch vụ công) tại https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin và thực hiện đăng nhập bằng thông tin doanh nghiệp.

Bước 2: Vào mục Tra cứu hồ sơ, lựa chọn Tra cứu hồ sơ đã nộp hoặc Tra cứu hồ sơ lưu tạm.

- Tra cứu hồ sơ đã nộp trên Dịch vụ công (DVC): Áp dụng đối với tờ khai nộp trực tiếp trên trang dichvucong.gdt.gov.vn, hoặc nộp trên thuedientu.gdt.gov.vn sau ngày 01/07/2025.
- Tra cứu hồ sơ đã nộp trên Thuế điện tử: Áp dụng đối với tờ khai nộp trên thuedientu.gdt.gov.vn trước ngày 01/07/2025.

Bước 3: Nhập các thông tin hồ sơ để tra cứu, cụ thể:

- Loại thủ tục hành chính, Thủ tục hành chính: chọn Tất cả.
- Tờ khai: chọn loại tờ khai cần tìm hoặc để trống.
- Mã hồ sơ: nhập mã hồ sơ cần tìm hoặc để trống.
- Từ ngày, đến ngày: nhập khoảng thời gian cần tra cứu.

Bước 4: Nhấn Tìm kiếm để hiển thị kết quả.

Bước 5: Sao chép Mã giao dịch điện tử đã tra cứu được và điền vào tờ khai bổ sung đang lập.

Dựa trên mã giao dịch điện tử được cấp cho hồ sơ khai thuế, bước tiếp theo trong quy trình là thực hiện phê duyệt thông qua chữ ký số MISA eSign. Giải pháp này đóng vai trò là phương thức xác thực danh tính và đóng dấu điện tử, có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay nhằm hoàn thiện tính hợp lệ của hồ sơ giao dịch điện tử.

→ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ VỀ PHẦN MỀM CHỮ KÝ SỐ MISA ESIGN ←

2.2. Hướng dẫn cách thức tra cứu mã giao dịch điện tử hồ sơ kê khai thuế trên trang Thuế điện tử

Mỗi chứng từ điện tử đều được cấp một mã giao dịch riêng biệt phục vụ mục đích tra cứu. Để thực hiện tra cứu mã giao dịch điện tử thuế cần thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn.
Bước 2: Lựa chọn mục “Cá nhân”.

Bước 3: Đăng nhập hệ thống

- Sau khi lựa chọn mục “Cá nhân”, hệ thống sẽ tự động điều hướng về website: https://canhan.gdt.gov.vn/.
- Nhấn “Đăng nhập”

- Lựa chọn phương thức “Đăng nhập bằng tài khoản Thuế điện tử”.

Nhập Mã số thuế hộ kinh doanh và Mã kiểm tra, sau đó nhấn “Tiếp tục”.

Lưu ý: Trường hợp sau khi nhập mã kiểm tra, hệ thống hiển thị thông báo lỗi (như hình ảnh minh họa), điều này đồng nghĩa với việc Mã số thuế chưa được kích hoạt chức năng kê khai thuế điện tử dành cho hộ kinh doanh. Khi đó, quý đơn vị cần liên hệ trực tiếp với Cán bộ quản lý thuế phụ trách để được hướng dẫn xử lý.

- Tiếp tục nhập Mật khẩu đăng nhập hệ thống kê khai thuế điện tử hộ kinh doanh (đây là mật khẩu do Cơ quan thuế cấp qua tin nhắn điện thoại).
- Nhấn “Đăng nhập” để truy cập vào hệ thống.

Bước 4: Tra cứu mã giao dịch

- Trên thanh trình đơn (menu), lựa chọn mục “Tra cứu” → “Tra cứu thông báo”.

- Thiết lập Ngày gửi tờ khai (Lưu ý: Nên chọn chính xác thời điểm nộp báo cáo thuế lần đầu để kết quả tra cứu được chính xác).

- Hệ thống sẽ hiển thị danh sách kết quả tra cứu bên dưới. Để lấy mã giao dịch, nhấn vào mục “Chi tiết” tương ứng với Thông báo xác nhận nộp hồ sơ thuế điện tử đã được Cơ quan thuế chấp nhận.

Bước 5: Thực hiện sao chép mã giao dịch điện tử vừa tìm được để điền vào tờ khai tương ứng

3. Quy định về việc sử dụng chữ ký số và xác thực giao dịch điện tử đối với người nộp thuế

Căn cứ khoản 4 Điều 7 Thông tư 19/2021/TT-BTC, việc sử dụng chữ ký số và xác thực giao dịch điện tử đối với người nộp thuế được quy định như sau:

Người nộp thuế có trách nhiệm sử dụng chữ ký số bằng chứng thư số theo quy định tại khoản 1 và điểm a, điểm b khoản 2 Điều 7 Thông tư 19/2021/TT-BTC để ký trên các chứng từ điện tử của người nộp thuế khi thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử.
Trường hợp người nộp thuế ký hợp đồng dịch vụ làm thủ tục về thuế với đại lý thuế, thì đại lý thuế sử dụng chứng thư số của đại lý thuế để ký trên các chứng từ điện tử của người nộp thuế khi giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử.
Trường hợp người nộp thuế là cá nhân thực hiện giao dịch thuế điện tử với cơ quan thuế nhưng chưa được cấp chứng thư số, thì được sử dụng một trong các phương thức xác thực sau:

- Được sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử do Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc hệ thống của các cơ quan có liên quan gửi qua tin nhắn đến số điện thoại, hoặc qua địa chỉ thư điện tử của người nộp thuế đã đăng ký với cơ quan thuế hoặc cơ quan có liên quan đến giao dịch điện tử (sau đây gọi là SMS OTP);
- Hoặc được sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử được sinh ra ngẫu nhiên sau mỗi phút từ một thiết bị điện tử tự động do cơ quan thuế hoặc cơ quan có liên quan cung cấp (sau đây gọi là Token OTP);
- Hoặc được sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử tự sinh ra ngẫu nhiên sau một khoảng thời gian do ứng dụng của cơ quan thuế hoặc cơ quan có liên quan cung cấp và được cài đặt trên smartphone, máy tính bảng (sau đây gọi là Smart OTP);
- Hoặc xác thực bằng sinh trắc học.
Trường hợp người nộp thuế là tổ chức, cá nhân khai thay, nộp thuế thay cho tổ chức, cá nhân, nhà thầu nước ngoài khi thực hiện giao dịch thuế điện tử với cơ quan thuế, thì tổ chức, cá nhân khai thay, nộp thuế thay sử dụng chứng thư số của tổ chức, cá nhân khai thay, nộp thuế thay để ký trên các chứng từ điện tử khi giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử.

Sau khi hồ sơ khai thuế được hệ thống ghi nhận và cấp mã giao dịch điện tử, để hoàn tất quy trình xác thực và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, các bên thực hiện việc ký số bằng giải pháp MISA eSign. Việc sử dụng chữ ký số này nhằm tuân thủ đầy đủ các quy định về tính pháp lý của chứng từ điện tử trong giao dịch với cơ quan Thuế.

MISA eSign – Giải pháp chữ ký số từ xa hàng đầu Việt Nam, giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn sự phụ thuộc vào thiết bị phần cứng, số hóa 100% quy trình ký kết với nhiều tính năng ưu việt:

Bảo mật cao, an toàn tuyệt đối: Được bộ TT&TT cấp phép, đạt tiêu chuẩn Châu Âu eIDAS, đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Thông tư 16/2019/TT-BTTTT.
Đa dạng nghiệp vụ điện tử: Xuất hóa đơn điện tử, kê khai/nộp thuế điện tử, BHXH, ký hợp đồng điện tử…
Tích hợp thuận tiện: Tích hợp sẵn trong các phần mềm hóa đơn, kế toán, thuế, nhân sự.
Ký linh hoạt mọi lúc, mọi nơi: Hỗ trợ file word, excel, pdf, ký trên mọi thiết bị, không cần USB Token.
Thủ tục đăng ký nhanh; Phần mềm dễ sử dụng; Hỗ trợ kịp thời.

Nếu có nhu cầu sử dụng phần mềm chữ ký số từ xa MISA eSign, quý khách hàng hãy đăng ký nhận báo giá và tư vấn miễn phí tại đây: