Chữ ký tươi là gì? Tổng hợp quy định về chữ ký tươi trên hợp đồng

Chữ ký tươi là gì? Đây là một khái niệm pháp lý cơ bản, gắn liền với việc xác lập ý chí và trách nhiệm của cá nhân trong các giao dịch bằng văn bản. Trong thực tiễn, chữ ký tươi không chỉ mang ý nghĩa nhận diện mà còn là căn cứ quan trọng để xác định giá trị pháp lý của tài liệu. Hãy cùng MISA eSign đọc bài dưới đây để hiểu đúng bản chất và nắm rõ các quy định về chữ ký tươi giúp cá nhân, tổ chức hạn chế rủi ro và bảo đảm hiệu lực pháp lý trong quá trình ký kết.

1. Chữ ký tươi là gì?

Chữ ký tươi (hay còn gọi là chữ ký trực tiếp, chữ ký viết tay) là hình thức cá nhân tự thực hiện việc ký tên bằng tay nhằm xác lập sự đồng ý hoặc cam kết đối với nội dung của một văn bản hoặc tài liệu cụ thể.

Căn cứ theo khoản 1 điều 19 Luật Kế toán 2015 quy định về ký chứng từ kế toán như sau:

Điều 19. Ký chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Ngoài ra, theo quy định tại khoản 8 điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định:

8. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

Dựa theo các quy định trên, nguyên tắc xác lập văn bản yêu cầu mọi chữ ký phải là chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền. Việc ký trực tiếp trên tài liệu nhằm đảm bảo tính nguyên vẹn, tính xác thực và giá trị pháp lý của chữ ký, ngăn chặn mọi hành vi thay đổi nội dung sau khi chữ ký đã được xác lập.

2. Chữ ký tươi Tiếng Anh là gì?

Thuật ngữ “chữ ký tươi” trong tiếng Anh được diễn đạt là “wet-ink signature” (cũng có thể gọi là “wet signature”).

Chữ ký tươi là chữ ký do cá nhân trực tiếp thực hiện bằng tay trên văn bản giấy, sử dụng mực viết, nhằm xác lập ý chí, sự đồng ý hoặc cam kết của người ký đối với nội dung tài liệu. Xét về bản chất, chữ ký tươi mang các đặc điểm sau:

• Là dấu hiệu nhận dạng mang tính cá nhân, có tính độc lập và không trùng lặp giữa các chủ thể.
• Thể hiện ý chí riêng biệt của người ký, phản ánh qua hình thức thể hiện như nét chữ, cấu trúc và phong cách ký.
• Có giá trị trong việc xác định danh tính người ký và làm căn cứ chứng minh khi phát sinh quan hệ pháp lý hoặc tranh chấp.

Thuật ngữ “chữ ký tươi” được sử dụng nhằm phân biệt với các hình thức chữ ký không trực tiếp như chữ ký điện tử hoặc chữ ký số, vốn được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử.

Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, việc sử dụng chữ ký tươi dần bộc lộ những hạn chế nhất định về thời gian xử lý, chi phí lưu trữ và tính linh hoạt trong giao dịch từ xa. Trước yêu cầu tối ưu hóa quy trình và bảo đảm giá trị pháp lý tương đương trong môi trường điện tử, các giải pháp ký số ngày càng được ưu tiên áp dụng. Trong đó, phần mềm chữ ký số MISA eSign là một giải pháp tiêu biểu, cho phép cá nhân, tổ chức thực hiện ký kết nhanh chóng, an toàn và phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.

3. Quy định về chữ ký tươi trên hợp đồng

3.1. Quy định về màu mực chữ ký

Căn cứ theo khoản 6 điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định:

6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

Như vậy, khi ký tên trên hợp đồng cần sử dụng bút mực màu xanh và không được sử dụng các loại mực dễ bị phai.

3.2. Quy định về thẩm quyền của chữ ký tươi trên hợp đồng

Căn cứ theo điều 13 Nghị định 30/3030/NĐ-CP quy định:

• Thực hiện ký thay

Theo khoản 1 Điều 13 Nghị định 30/3030/NĐ-CP, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký toàn bộ văn bản, hợp đồng; đồng thời có thể giao cấp phó ký thay văn bản, hợp đồng thuộc lĩnh vực được phân công, trong phạm vi thẩm quyền của người đứng đầu.

• Thực hiện thay mặt

Theo khoản 2 Điều 13 Nghị định 30/3030/NĐ-CP, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của đơn vị; cấp phó của người đứng đầu được thay mặt người đứng đầu ký các văn bản theo ủy quyền hoặc theo lĩnh vực được phân công phụ trách.

• Thực hiện ký thừa ủy quyền

Theo khoản 3 Điều 13 Nghị định 30/3030/NĐ-CP, trong trường hợp cần thiết, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức ký một số văn bản thay mình. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, xác định rõ thời hạn, nội dung và phạm vi ủy quyền.

• Thực hiện ký thừa lệnh

Theo khoản 4 Điều 13 Nghị định 30/3030/NĐ-CP, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho người đứng đầu đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức ký thừa lệnh văn bản; người được giao ký thừa lệnh có thể giao cấp phó ký thay. Việc giao ký phải được quy định cụ thể trong quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Đọc thêm:

• Chữ ký số cá nhân là gì? Quy định và Cách đăng ký sử dụng chữ ký số cá nhân

4. Cách phân biệt chữ ký dấu và chữ ký tươi

Theo quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015, Luật Giao dịch điện tử năm 2023 và Nghị định số 99/2022/NĐ-CP, một chữ ký được công nhận có giá trị pháp lý khi thể hiện rõ ý chí của chủ thể ký và có thể xác định được danh tính của người ký.

Dưới đây là phân biệt chi tiết về chữ ký dấu và chữ ký tươi:

Chữ ký tươi

Chữ ký tươi là chữ ký do cá nhân trực tiếp thực hiện bằng tay trên văn bản giấy.

• Về bản chất pháp lý: Là hành vi xác lập ý chí trực tiếp của người ký đối với nội dung văn bản.
• Về giá trị pháp lý:

• • Có giá trị pháp lý đầy đủ và trực tiếp, do phản ánh ý chí, sự xác nhận và trách nhiệm cá nhân của người ký.
  • Người ký chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với nội dung đã ký.
• Về phạm vi áp dụng: Được sử dụng phổ biến trong mọi loại văn bản, bao gồm: hợp đồng, hồ sơ hành chính, tờ khai thuế, tài liệu tố tụng…
• Về ủy quyền: Không yêu cầu cơ chế ủy quyền riêng, trừ trường hợp ký thay, ký thừa ủy quyền theo quy định pháp luật.
• Về rủi ro pháp lý: Rủi ro bị vô hiệu hóa rất thấp, trừ trường hợp giả mạo hoặc bị chứng minh không phải do chính chủ thể ký.

Chữ ký dấu

Chữ ký dấu là hình thức sử dụng con dấu khắc sẵn chữ ký để đóng lên văn bản thay cho việc ký trực tiếp.

• Về bản chất pháp lý: Không phải là hành vi ký trực tiếp, mà là hình thức tái tạo chữ ký mang tính cơ học.
• Về giá trị pháp lý: Không đương nhiên có giá trị pháp lý; chỉ được công nhận khi có văn bản chấp thuận hoặc ủy quyền hợp lệ của người có thẩm quyền; hoặc được sử dụng trong phạm vi nội bộ theo quy chế của cơ quan, tổ chức.
• Về phạm vi áp dụng: Chủ yếu sử dụng đối với tài liệu nội bộ, như: phiếu thu, phiếu chi, chứng từ nội bộ, hóa đơn lẻ.
• Về ủy quyền: Bắt buộc phải có cơ chế ủy quyền rõ ràng, bao gồm quyết định cho phép sử dụng; xác định phạm vi, thời hạn; danh sách người được phép sử dụng.
• Về rủi ro pháp lý: Rủi ro cao nếu không có ủy quyền hợp lệ hoặc sử dụng sai phạm vi, có thể dẫn đến văn bản bị vô hiệu.

Dưới đây là bảng so sánh chữ ký tươi và chữ ký dấu:

Mặc dù chữ ký tươi vẫn được thừa nhận rộng rãi về giá trị pháp lý, nhưng phương thức này bộc lộ nhiều hạn chế như phụ thuộc vào giấy tờ vật lý, mất thời gian luân chuyển, khó khăn trong ký kết từ xa và chi phí lưu trữ cao. Đặc biệt, trong bối cảnh giao dịch điện tử ngày càng phổ biến, việc chỉ sử dụng chữ ký tươi có thể làm gián đoạn tiến độ xử lý công việc và giảm hiệu quả vận hành của tổ chức, doanh nghiệp.

Xuất phát từ yêu cầu tối ưu hóa quy trình ký kết, rút ngắn thời gian xử lý và bảo đảm tính pháp lý trong môi trường số, các giải pháp chữ ký số đã được pháp luật công nhận và khuyến khích áp dụng. Theo đó, chữ ký số không chỉ đáp ứng các điều kiện về xác thực danh tính, toàn vẹn dữ liệu và ý chí của chủ thể ký mà còn cho phép thực hiện ký kết mọi lúc, mọi nơi mà không phụ thuộc vào yếu tố địa lý.

Trong số các giải pháp hiện nay, phần mềm chữ ký số MISA eSign được đánh giá là giải pháp hỗ trợ hiệu quả cho cá nhân và tổ chức trong việc thay thế hoặc kết hợp với chữ ký tươi. Giải pháp này cho phép ký kết điện tử nhanh chóng, quản lý tài liệu tập trung, kiểm soát quy trình ký minh bạch, đồng thời bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật về giao dịch điện tử. Việc chuyển đổi sang sử dụng MISA eSign không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn góp phần giảm thiểu rủi ro pháp lý phát sinh trong quá trình ký kết và lưu trữ văn bản.

Doanh nghiệp có nhu cầu báo giá chi tiết, vui lòng đăng ký nhận báo giá và tư vấn miễn phí tại form đây: