Lời chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Bài viết dưới đây MISA eSign sẽ tổng hợp và cập nhật các mẫu lời chứng thực chữ ký mới nhất theo quy định theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP, giúp bạn dễ dàng tham khảo và áp dụng khi thực hiện thủ tục chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền.  

1. Các mẫu lời chứng thực chữ ký

1.1. Mẫu chứng thực chữ ký của một người trong một giấy tờ, văn bản

Mẫu Lời chứng chứng thực chữ ký của một người trong một giấy tờ, văn bản mới nhất hiện nay là mẫu số 02 áp dụng theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP.

Ghi chú:

• Ghi rõ ngày, tháng, năm thực hiện chứng thực. Đối với trường hợp chứng thực ngoài trụ sở thì ghi rõ thời gian (giờ, phút), ngày, tháng, năm thực hiện chứng thực.
• Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực. Đối với trường hợp chứng thực ngoài trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực thì ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực ngoài trụ sở.
• Ghi rõ họ, chữ đệm và tên của người thực hiện chứng thực.
• Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.
• Ghi rõ họ, chữ đệm và tên của người yêu cầu chứng thực.
• Ghi rõ loại giấy tờ tùy thân là Căn cước điện tử hoặc Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng.
• Ghi theo thông tin đã ghi tại bìa sổ chứng thực.

1.2. Mẫu chứng thực chữ ký của một người trong một giấy tờ, văn bản tại Trung tâm Phục vụ hành chính công

Mẫu chứng thực chữ ký của một người trong một giấy tờ, văn bản tại Trung tâm Phục vụ hành chính công mới nhất hiện nay là mẫu số 03 áp dụng theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP như sau:

Ghi chú: 

• Ghi rõ ngày, tháng, năm thực hiện chứng thực.
• Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực.
• Ghi rõ họ, chữ đệm và tên của người thực hiện chứng thực.
• Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơ quan thực hiện chứng thực.
• Ghi rõ họ, chữ đệm và tên của người yêu cầu chứng thực.
• Ghi rõ loại giấy tờ tùy thân là Căn cước điện tử hoặc Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng.
• Ghi theo thông tin đã ghi tại bìa sổ chứng thực.

Biểu mẫu này cũng được áp dụng cho Cơ quan đại diện. Trường hợp áp dụng biểu mẫu cho Cơ quan đại diện thì cơ quan áp dụng có thể điều chỉnh lại tên biểu mẫu cho phù hợp với địa điểm thực hiện chứng thực.

Có thể bạn quan tâm: 

• Quy định về hình ảnh, mẫu chữ ký số trên văn bản điện tử
• Chữ ký điện tử là gì? Quy định và cách đăng ký sử dụng

1.3. Mẫu chứng thực chữ ký, điểm chỉ của nhiều người trong một giấy tờ, văn bản

Mẫu Lời chứng chứng thực chữ ký, điểm chỉ của nhiều người trong một giấy tờ, văn bản mới nhất hiện nay là mẫu số 04 áp dụng theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP như sau:

Ghi chú:

• Ghi rõ ngày, tháng, năm thực hiện chứng thực. Đối với trường hợp chứng thực ngoài trụ sở thì ghi rõ thời gian (giờ, phút), ngày, tháng, năm thực hiện chứng thực.
• Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực. Đối với trường hợp chứng thực ngoài trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực thì ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực ngoài trụ sở.
• Ghi rõ họ, chữ đệm và tên của người thực hiện chứng thực.
• Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.
• Ghi rõ họ, chữ đệm và tên của người yêu cầu chứng thực.
• Ghi rõ loại giấy tờ tùy thân là Căn cước điện tử hoặc Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng.
• Trường hợp tất cả người yêu cầu chứng thực cùng ký thì ghi là “ký”; trường hợp tất cả người yêu cầu chứng thực cùng điểm chỉ thì ghi là “điểm chỉ”. Trường hợp nhiều người, trong đó có người ký, có người điểm chỉ vào giấy tờ, văn bản thì ghi là cùng “ký và điểm chỉ”.
• Ghi theo thông tin đã ghi tại bìa sổ chứng thực.

1.4. Mẫu chứng thực chữ ký, điểm chỉ của nhiều người trong một giấy tờ, văn bản tại Trung tâm Phục vụ hành chính công

Mẫu Lời chứng chứng thực chữ ký, điểm chỉ của nhiều người trong một giấy tờ, văn bản tại Trung tâm Phục vụ hành chính công mới nhất hiện nay là mẫu số 05 áp dụng theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP như sau:

Ghi chú:

• Ghi rõ ngày, tháng, năm thực hiện chứng thực.
• Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực.
• Ghi rõ họ, chữ đệm và tên của người thực hiện chứng thực.
• Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.
• Ghi rõ họ, chữ đệm và tên của người yêu cầu chứng thực.
• Ghi rõ loại giấy tờ tùy thân là Căn cước điện tử hoặc Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng.
• Trường hợp tất cả người yêu cầu chứng thực cùng ký thì ghi là “ký”; trường hợp tất cả người yêu cầu chứng thực cùng điểm chỉ thì ghi là “điểm chỉ”. Trường hợp nhiều người, trong đó có người ký, có người điểm chỉ vào giấy tờ, văn bản thì ghi là cùng “ký và điểm chỉ”.
• Ghi theo thông tin đã ghi tại bìa sổ chứng thực.

Biểu mẫu này cũng được áp dụng cho Cơ quan đại diện. Trường hợp áp dụng biểu mẫu cho Cơ quan đại diện thì cơ quan áp dụng có thể điều chỉnh lại tên biểu mẫu cho phù hợp với địa điểm thực hiện chứng thực.

2. Giải đáp một số thắc mắc khi chứng thực chữ ký

Chứng thực chữ ký có thay thế công chứng nội dung văn bản không?

→ Không. Căn cứ theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, Chứng thực chữ ký chỉ xác nhận người ký là đúng người, không xác nhận nội dung đúng hay sai.

Thời gian chứng thực chữ ký là bao lâu?

→ Thời gian thực hiện chứng thực chữ ký được quy định tại Điều 7 Nghị định 23 là thực hiện ngay trong ngày làm việc sau khi cơ quan, tổ chức tiếp nhận được yêu cầu chứng thực chữ ký. ( Nếu yêu cầu được gửi đến sau 15 giờ của ngày hôm đó thì cơ quan, tổ chức phải giải quyết chứng thực chữ ký ngay trong ngày làm việc tiếp theo)

Có được chứng thực chữ ký trên văn bản đã ký sẵn không?

→ Không. Người yêu cầu chứng thực phải ký trực tiếp trước mặt người có thẩm quyền.

Chứng thực chữ ký có áp dụng cho hợp đồng kinh tế không?

→ Không. Hợp đồng kinh tế thường yêu cầu công chứng hoặc chứng thực nội dung theo quy định riêng.

Một văn bản có thể chứng thực nhiều chữ ký không?

→ Có. Mỗi chữ ký sẽ được chứng thực riêng nếu người ký có mặt và xuất trình đầy đủ giấy tờ.

Có thể chứng thực chữ ký điện tử không?

→ Không áp dụng theo hình thức chứng thực chữ ký truyền thống. Chữ ký điện tử thực hiện theo quy định riêng của pháp luật về giao dịch điện tử.

Lời chứng thực chữ ký là cơ sở pháp lý xác nhận tính xác thực và hợp pháp của các văn bản, tài liệu phát sinh trong nhiều giao dịch, thủ tục hành chính. Tuy nhiên, với quá trình chuyển đổi số và xu hướng áp dụng công nghệ hiện đại, việc sử dụng chữ ký số trong đó có chữ ký số MISA eSign đang dần thay thế phương thức chứng thực truyền thống, vừa đảm bảo giá trị pháp lý, vừa nâng cao tính tiện lợi, tiết kiệm thời gian, chi phí cho cá nhân, tổ chức.