Quy trình thanh lý tài sản cố định theo 5 bước cơ bản [Cập nhật 2024]

Quy trình thanh lý tài sản cố định đóng vai trò quan trọng trong việc tái cơ cấu tài chính của một tổ chức hay doanh nghiệp. Thanh lý tài sản cố định không chỉ giúp giảm rủi ro tài chính mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển và tăng trưởng bền vững. Trong bài viết này, cùng MISA AMIS tìm hiểu về quy trình thanh lý tài sản cố định cập nhật mới nhất 2024 nhé!

Xem thêm: Nguyên giá tài sản cố định là gì? Cách xác định nguyên giá TSCĐ

1. Thanh lý tài sản cố định khi nào?

Theo quy định tại Điểm 3.2 Khoản 3 Điều 35 của Thông tư 200/2014/TT-BTC và Khoản 1 Điều 31 của Thông tư 133/2016/TT-BTC, các doanh nghiệp thường có nhu cầu thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) trong các trường hợp sau:

1. TSCĐ bị hư hỏng không thể tiếp tục sử dụng được nữa: Khi tài sản cố định gặp phải sự cố, hỏng hóc hoặc tổn thất nghiêm trọng, không thể khắc phục để tiếp tục sử dụng, doanh nghiệp có nhu cầu thanh lý nhằm loại bỏ tài sản đó khỏi danh mục sở hữu.
2. TSCĐ lạc hậu về kỹ thuật và công nghệ, không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Khi tài sản cố định đã trở nên cũ kỹ, không đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật và công nghệ mới, không còn hiệu quả hoặc không đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp có nhu cầu thanh lý để nâng cấp và thay thế bằng tài sản mới hơn.
3. Khi doanh nghiệp giải thể, sát nhập, nhượng bán: Trong quá trình giải thể, sát nhập hoặc nhượng bán, doanh nghiệp thường cần thanh lý tài sản cố định không còn cần thiết để tập trung vào hoạt động mới, tái cơ cấu tổ chức hoặc tối ưu hóa cơ cấu tài chính.

Việc thanh lý tài sản cố định trong các trường hợp trên giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, tối ưu hóa tài nguyên và tài chính, đồng thời tạo điều kiện cho sự phát triển và tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.

>> Tìm hiểu thêm: 3 phương pháp tính khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) – Có ví dụ cụ thể

2. Bộ hồ sơ thanh lý tài sản cố định gồm những gì?

Để tiến hành thủ tục thanh lý tài sản cố định, đơn vị cần có các giấy tờ cần có trong quá trình thanh lý tài sản cố định như sau:

• Biên bản kiểm kê tài sản cố định: Ghi chép chi tiết về danh sách tài sản cố định cần thanh lý, bao gồm thông tin về số lượng, mô tả, và các thông tin khác liên quan.
• Biên bản đánh giá lại tài sản cố định: Ghi lại quá trình đánh giá lại giá trị của tài sản cố định, thường được thực hiện bởi hội đồng xác định giá.
• Hợp đồng kinh tế bán tài sản cố định được thanh lý: Đây là hợp đồng ký kết giữa bên thanh lý và bên mua tài sản, ghi rõ các điều khoản về giá trị, phương thức thanh toán, thời gian giao nhận tài sản, và các điều khoản khác liên quan.
• Biên bản giao nhận tài sản cố định: Ghi lại quá trình chuyển giao tài sản từ bên thanh lý cho bên mua, bao gồm kiểm tra tài sản, bàn giao giấy tờ liên quan và hỗ trợ trong việc chuyển nhận tài sản.
• Thanh lý hợp đồng kinh tế bán tài sản cố định: Ghi lại quá trình hủy bỏ hoặc loại bỏ tài sản cố định không thể sử dụng hoặc không còn giá trị.
• Biên bản thanh lý tài sản cố định: Ghi lại quá trình thanh lý tài sản cố định, bao gồm thông tin về ngày, địa điểm, các bước thực hiện và các chứng từ liên quan.

Việc lập và sử dụng đúng các tài liệu này trong quy trình thanh lý tài sản cố định giúp đơn vị thực hiện quy trình một cách chính xác, minh bạch và tuân theo quy định pháp luật.

3. Quy trình thanh lý tài sản cố định

Bước 1: Lập đơn đề nghị thanh lý tài sản cố định

Các giấy tờ cần chuẩn bị: Đơn/giấy đề nghị thanh lý tài sản cố định

Sau khi hoàn thành việc kiểm kê tài sản, bộ phận có nhu cầu thanh lý tài sản cố định sẽ tiến hành lập giấy đề nghị và trình lên ban giám đốc để được phê duyệt. Đơn đề nghị thanh lý cần được xây dựng dựa trên các biên bản kiểm kê và quá trình theo dõi tài sản cố định trong doanh nghiệp. Trong đơn đề nghị, cần bao gồm một danh mục chi tiết về tài sản cố định đề nghị thanh lý.

Bước 2: Ra quyết định thanh lý TSCĐ

Sau khi Giám đốc đã phê duyệt giấy đề nghị thanh lý tài sản cố định, sẽ tiến hành đưa ra quyết định về việc thanh lý TSCĐ và thành lập hội đồng. Trong quá trình này, cần chuẩn bị các hồ sơ sau:

• Quyết định Thanh lý TSCĐ: Đây là một tài liệu xác nhận rằng thủ trưởng đơn vị đã đồng ý phê duyệt việc thanh lý tài sản cố định theo đơn đề nghị được trình bày trước đó. Quyết định này cần ghi rõ thông tin về việc phê duyệt thanh lý và các điều kiện, hạn chế liên quan.
• Quyết định thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ: Đây là một tài liệu mang tính chất xác nhận và thông báo về việc thành lập hội đồng để xử lý tài sản cố định cần thanh lý. Quyết định này cần nêu rõ thông tin về thành viên của hội đồng và các quyền, nhiệm vụ được giao cho họ.

Việc chuẩn bị hồ sơ này giúp đảm bảo tính chính xác và rõ ràng trong quá trình thanh lý tài sản cố định, đồng thời đảm bảo sự tuân thủ các quy định và quy trình liên quan.

>> Tìm hiểu thêm: Khung thời gian khấu hao tài sản cố định mới nhất [Cập nhật 2024]

Bước 3: Thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ

Hội đồng thanh lý tài sản có trách nhiệm kiểm tra và đánh giá lại tài sản, đồng thời tổ chức thực hiện quá trình thanh lý TSCĐ theo trình tự và thủ tục quy định trong chế độ quản lý tài sản. Thành phần của Hội đồng thanh lý tài sản bao gồm:

• Thủ trưởng đơn vị: Đây là chủ tịch của Hội đồng, có trách nhiệm lãnh đạo và điều hành quá trình thanh lý tài sản.
• Kế toán trưởng và kế toán tài sản: Các thành viên này đảm nhận vai trò chính trong việc đánh giá giá trị tài sản và xác định các thông tin liên quan đến tài chính trong quá trình thanh lý.
• Trưởng (hoặc phó) bộ phận cơ sở vật chất và cán bộ phụ trách tài sản: Những thành viên này có nhiệm vụ cung cấp thông tin về tình trạng và tính năng kỹ thuật của tài sản cần thanh lý.
• Đại diện đơn vị trực tiếp quản lý tài sản thanh lý: Thành viên này đại diện cho đơn vị quản lý tài sản và tham gia vào quá trình đưa ra quyết định về thanh lý.
• Cán bộ có hiểu biết về đặc điểm, tính năng kỹ thuật của tài sản thanh lý: Thành viên này có kiến thức và kinh nghiệm về các đặc điểm và tính năng kỹ thuật của tài sản, góp phần trong việc đánh giá và xác định giá trị của chúng.
• Đại diện đoàn thể (nếu cần): Nếu cần thiết, Hội đồng thanh lý tài sản cũng có thể bao gồm đại diện từ Công đoàn hoặc Thanh tra Nhân dân để đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong quá trình thanh lý.

Sự tham gia của các thành viên trong Hội đồng thanh lý tài sản đảm bảo sự đa chiều và chuyên môn trong việc đánh giá và thực hiện quyết định thanh lý tài sản cố định.

Bước 4: Tiến hành thanh lý TSCĐ

Tuỳ vào điều kiện và đặc điểm của tài sản cố định (TSCĐ), Hội đồng thanh lý TSCĐ sẽ đề xuất hình thức xử lý tài sản như bán, hủy hoặc các hình thức khác, sau đó trình người đứng đầu doanh nghiệp để quyết định cuối cùng.

Để chuẩn bị cho quá trình thanh lý, cần chuẩn bị các hồ sơ sau:

• Biên bản họp Hội đồng thanh lý TSCĐ: Đây là tài liệu ghi chép lại các nội dung đã được thảo luận và thống nhất trong buổi họp liên quan đến việc kiểm định chất lượng và giá trị của tài sản, kết quả định giá, hình thức xử lý TSCĐ và các quyết định liên quan. Biên bản này là căn cứ để tiến hành các bước tiếp theo trong quá trình thanh lý.
• Biên bản kiểm kê tài sản cố định: Đây là tài liệu xác nhận số lượng và hiện trạng của tài sản cố định trong quá trình kiểm tra và đánh giá.
• Biên bản đánh giá lại TSCĐ: Đây là tài liệu ghi chép lại kết quả đánh giá về chất lượng và giá trị còn lại của tài sản. Để đánh giá chất lượng còn lại, Hội đồng thanh lý có thể dựa trên các yếu tố như lịch sử bảo hành, sự hỏng hóc trong quá trình sử dụng, số lần bảo trì và sửa chữa, mức tiêu hao nhiên liệu và sự cần thiết của tài sản.

Dựa trên đánh giá chất lượng còn lại, Hội đồng sẽ xác định giá trị còn lại của tài sản và lựa chọn hình thức thanh lý phù hợp.

Trong trường hợp xác định giá trị tài sản phức tạp, bao gồm việc xác nhận các thành phần cấu thành hoặc các vấn đề tương tự, nếu Hội đồng thanh lý không có đủ khả năng hoặc thời gian để thực hiện, có thể thuê tổ chức thẩm định giá tài sản để thực hiện công việc thẩm định giá.

>> Tìm hiểu thêm: Cách hạch toán khấu hao tài sản cố định – có ví dụ cụ thể

Bước 5: Xử lý kết quả thanh lý TSCĐ của đơn vị.

Sau khi Hội đồng thanh lý tài sản đã hoàn thành quá trình thanh lý tài sản cố định, bước tiếp theo là lập Biên bản thanh lý tài sản cố định. Sau đó, bộ phận kế toán sẽ thực hiện ghi giảm tài sản và giá trị tài sản theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Đối với các tài sản cố định là kết cấu hạ tầng, có giá trị lớn do Nhà nước đầu tư xây dựng từ nguồn ngân sách nhà nước giao cho các tổ chức kinh tế quản lý, khai thác và sử dụng, việc thanh lý phải được sự đồng ý bằng văn bản từ cơ quan đại diện chủ sở hữu nhà nước. Ngoài ra, việc thanh lý này cũng phải được hạch toán giảm vốn kinh doanh của doanh nghiệp.

Điều này đảm bảo rằng quá trình thanh lý tài sản cố định, đặc biệt là kết cấu hạ tầng quan trọng, được thực hiện theo quy định của Nhà nước và đảm bảo sự liên kết và phù hợp với quyền sở hữu của Nhà nước.

>> Tìm hiểu thêm: Khấu hao tài sản cố định là gì? Cách tính khấu hao TSCĐ