Chữ ký số công cộng – 4 điều nhất định phải biết

Trong thời đại số hóa hiện đại, chữ ký số công cộng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an ninh và tính toàn vẹn của dữ liệu trực tuyến. Từ giao dịch tài chính đến việc trao đổi thông tin quan trọng, chữ ký số công cộng đã trở thành công cụ tiêu chuẩn để xác thực và bảo mật thông tin. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho anh chị những thông tin cần thiết về chữ ký số công cộng.

1. Tổng quan về chữ ký số công cộng

1.1. Chữ ký số công cộng là gì?

Theo Khoản 1 Điều 1 Nghị định 106/2011/NĐ-CP ( thay thế và bổ sung cho Khoản 5 Điều 3 Nghị định 26/2007/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số), chữ ký số công cộng được quy định như sau:

“Chữ ký số công cộng là chữ ký số do thuê bao sử dụng chứng thư số được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp cho thuê bao tạo ra.”

Bản chất của chữ ký số công cộng vẫn là chữ ký số được mã hoá tất cả dữ liệu của cá nhân hoặc doanh nghiệp sở hữu và được sử dụng để ký thay cho các chữ ký tay thông thường. Vậy nên, hiểu một cách đơn giản thì người dùng muốn sử dụng chữ ký số công cộng sẽ cần một đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng là việc xác nhận chữ ký điện tử dựa trên sự hỗ trợ từ tổ chức cung cấp chứng thực chữ ký số, nhằm xác minh rằng người thuê bao chính là người đã tiến hành ký số trên dữ liệu truyền đi, bao gồm:

• Hỗ trợ hoặc tạo ra một cặp khóa cho thuê bao, gồm khóa riêng và khóa công cộng;
• Cung cấp, gia hạn, tạm ngưng, khôi phục và thu hồi chứng chỉ số cho thuê bao;
• Quản lý và cập nhật cơ sở dữ liệu chứng chỉ số trực tuyến;
• Cung cấp thông tin cần thiết để xác thực chữ ký số mà thuê bao đã đặt lên dữ liệu truyền tải.

1.2. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số công cộng

Sử dụng chữ ký số công cộng có thể mang lại nhiều lợi ích và sự thuận tiện cho người dùng, chẳng hạn như:

• Xác minh nguồn gốc: Hệ thống mật mã khóa công khai cho phép mã hóa văn bản sử dụng khóa riêng biệt chỉ người sở hữu khóa mới biết. Sau khi sử dụng khóa riêng biệt để mã hóa, ta thu được chữ ký số đảm bảo đầy đủ nguồn gốc thông tin người ký.
• Bảo đảm tính toàn vẹn: Bất cứ lúc nào các văn bản, giấy tờ cần thay đổi thì việc mã hóa giúp văn bản được bảo mật khỏi sự can thiệp của bên ngoài.
• Đảm bảo không thể phủ nhận: Trong một số giao dịch, một bên có thể chối chịu trách nhiệm về văn bản mình đã ký. Để phòng tránh tình huống này,các bên có thể yêu cầu cung cấp chữ ký số. Nếu có xung đột, chữ ký này có thể được dùng như bằng chứng trước bên thứ ba.
• Tiết kiệm: Sử dụng chữ ký số làm tăng hiệu quả trong giao dịch, tiết kiệm thời gian và chi phí, cũng như giảm thiểu công việc hành chính và không cần đến việc in ấn.

Ngoài ra, sử dụng chữ ký số còn mang lại một quy trình làm việc hiệu quả, thông minh, bắt kịp xu hướng hiện đại hoá và sự phát triển mạnh của công nghệ.

2. Các bước đăng ký chữ ký số công cộng 

Để đăng ký và sử dụng chữ ký số công cộng, người dùng là cá nhân hoặc doanh nghiệp cần tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CCA). Với mỗi đơn vị, quy trình đăng ký chữ ký số công cộng sẽ có sự khác biệt nhất định. Dưới đây là quy trình tổng quan để người dùng có thể tham khảo:

• Bước 1: Chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số

Tìm hiểu và so sánh các dịch vụ từ các tổ chức CCA có uy tín tại Việt Nam để lựa chọn dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng. 

• Bước 2: Đăng ký thông tin

Truy cập trang web của CCA đã chọn, điền vào mẫu đăng ký trực tuyến và cung cấp các thông tin cơ bản như tên, địa chỉ, số điện thoại, email, thông tin doanh nghiệp (nếu có).

• Bước 3: Nộp các giấy tờ liên quan

Nộp bản scan (hoặc ảnh chụp) của giấy tờ tùy thân như CMND/CCCD, hộ chiếu. Đối với doanh nghiệp, có thể cần nộp thêm giấy phép kinh doanh hoặc các giấy tờ liên quan khác.

• Bước 4: Xác minh thông tin

Đợi CCA xác minh và xác thực các giấy tờ đã nộp. Trong quá trình này, CCA có thể yêu cầu người dùng bổ sung, xác minh thêm thông tin nếu bị thiếu hoặc chưa chính xác.

• Bước 5: Thanh toán phí dịch vụ

Thanh toán phí đăng ký chữ ký số theo bảng giá niêm yết, thông qua các hình thức được CCA chấp nhận (chuyển khoản, thẻ tín dụng, tiền mặt, v.v…).

• Bước 6: Nhận chữ ký số và cài đặt

Sau khi thanh toán và hoàn tất các thủ tục, người dùng sẽ nhận được chữ ký số (thông thường thông qua email hoặc trực tiếp trên trang web) và tiến hành cài đặt và kích hoạt chữ ký số trên máy tính hoặc thiết bị di động theo hướng dẫn từ CCA.

• Bước 7: Lưu trữ và bảo mật

Lưu trữ chữ ký số riêng tư ở nơi an toàn và không được chia sẻ với bất kỳ ai. Người dùng nên lưu ý về việc cập nhật liên tục và bảo mật hệ thống của mình để tránh bất kỳ rủi ro nào liên quan đến chữ ký số.

3. Tính pháp lý của chữ ký số công cộng

Mặc dù tính pháp lý của chữ ký số công cộng tương đương với chữ ký số và chữ ký thông thường, nhưng chữ ký số công cộng doanh nghiệp và chữ ký số công cộng cá nhân cũng có một số khác biệt quan trọng, từ đó dẫn đến mục đích sử dụng khác nhau.

3.1. Với chữ ký số công cộng doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh và thương mại, chữ ký số công cộng của doanh nghiệp thường được sử dchữ ký số công cộng doanh nghiệp thường được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch B2B (doanh nghiệp với doanh nghiệp), cũng như trong quá trình nộp thuế, nộp báo cáo tài chính, và một số hoạt động khác của doanh nghiệp yêu cầu xác thực và bảo mật cao.

3.2.  Với chữ ký số công cộng cá nhân

Chữ ký số cá nhân cũng có giá trị pháp lý tương tự chữ ký số doanh nghiệp và thường được sử dụng trong các giao dịch cá nhân hoặc giao dịch giữa người tiêu dùng và doanh nghiệp (B2C).

Bởi tính pháp lý như vậy, chữ ký số cá nhân thường được sử dụng trong các giao dịch trực tuyến cá nhân, như mua sắm trực tuyến, dịch vụ ngân hàng trực tuyến, hoặc khi nộp các đơn từ và báo cáo cá nhân lên cơ quan hành chính nhà nước.

4. Chi phí sử dụng dịch vụ chữ ký số công cộng

Với mỗi đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng sẽ có một bảng giá công khai cho người dùng tham khảo. Thông thường, giá dịch vụ chữ ký số cá nhân dao động từ 300.000 VND – 1.000.000 VND/năm. Trong đó, giá dịch vụ cho doanh nghiệp có thể cao hơn đặc biệt là với các doanh nghiệp lớn.

Chu kỳ thanh toán phổ biến nhất là thanh toán theo năm. Tuy nhiên, một số nhà cung cấp cũng có thể cung cấp các gói dịch vụ với chu kỳ thanh toán dài hơn như 2 năm hoặc 3 năm, kèm theo ưu đãi hợp lý khi đăng ký dài hạn. Tuỳ vào cơ cấu dịch vụ mà đơn vị cung cấp cũng có các gói ngắn hạn theo tháng hoặc gói dùng thử với giá ưu đãi để người dùng trải nghiệm.

Để đảm bảo khoản chi phí người dùng đầu tư sẽ được sử dụng hợp lý thì các cá nhân và doanh nghiệp nên lựa chọn dịch vụ chữ ký số từ các doanh nghiệp lớn, có uy tín. MISA AMIS eSign là một trong những phần mềm chữ ký số mà người dùng có thể tham khảo.

Việc sử dụng chữ ký số công cộng là một hình thức nên được khuyến khích và nhân rộng. Tuy nhiên, khi sử dụng chữ ký số công cộng, mọi người dùng là cá nhân và doanh nghiệp nên lưu ý tìm hiểu các quy định của pháp luật về chữ ký số, cập nhật thông tin từ các phương tiện truyền thông và nhà cung cấp,… Bên cạnh đó, các cá nhân và doanh nghiệp có thể tìm đến sự hỗ trợ của nhà cung cấp hoặc tư vấn pháp lý nếu cần.