Hiện nay, ngoài việc áp dụng chữ ký số trong các hoạt động kê khai và nộp thuế trên các trang web của Tổng cục Thuế, Hải quan, DVC, BHXH và các phần mềm hỗ trợ như hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, quản lý doanh nghiệp… doanh nghiệp và cá nhân cũng có thể sử dụng chữ ký số trên các tài liệu điện tử với định dạng file FDF.
Để ký chữ ký số trên file PDF, doanh nghiệp có thể thực hiện một cách dễ dàng thông qua các tiện ích được cung cấp bởi các phần mềm phổ biến như Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader hay Acrobat XI. Những hướng dẫn chi tiết trong bài viết dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện quy trình ký kết một cách thuận tiện và linh hoạt trên file PDF.
- Hướng dẫn cách ký số trên file PDF
Bảng tổng quan đặc điểm của các phần mềm ký số trên PDF:
| Phần mềm ký số trên file PDF | Đặc điểm | Loại chữ ký sử dụng | Link tải |
| MISA eSign | Đây là một công nghệ giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân thực hiện việc ký số phát hành hóa đơn và các tài liệu khác định dạng PDF một cách nhanh chóng và tiện lợi, ngay cả trên điện thoại di động. | Chữ ký số từ xa, chữ ký USB Token, Chữ ký điện tử | Tại đây |
| Adobe Reader | Phần mềm được sử dụng để mở văn bản được lưu dưới dạng PDF và thực hiện ký chữ ký số dễ dàng và thuận tiện. | Chữ ký điện tử, chữ ký USB Token | Tại đây |
| Adobe Acrobat Reader DC | Phần mềm là tiện ích cho phép người dùng thực hiện các thao tác với file PDF trên dịch vụ lưu trữ trực tuyến. | Chữ ký điện tử | Tại đây |
| Foxit Reader | Foxit Reader, một phần mềm ký số file PDF, không chỉ mang đến sự tiện lợi trong quá trình ký số mà còn với giao diện đơn giản và thao tác nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng trong việc sử dụng. | Chữ ký USB Token | Tại đây |
| Acrobat XI | Adobe Acrobat XI, một công cụ mạnh mẽ và phổ biến cho việc xử lý tài liệu PDF | Chữ ký điện tử, chữ ký USB Token | Tại đây |
| Nitro PDF Pro | Tính năng Sign PDFs giúp việc thêm chữ ký điện tử và kỹ thuật số vào tệp PDF trở nên dễ dàng Và chuyên dụng hơn bao giờ hết. | Chữ ký điện tử | Tại đây |
Cách 1: Ký số trên file PDF bằng chữ ký từ xa MISA eSign
MISA eSign là giải pháp chữ ký số không cần sử dụng USB Token hỗ trợ thực hiện ký số trên file PDF giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân thực hiện việc ký số phát hành hóa đơn và các tài liệu khác một cách nhanh chóng và tiện lợi, ngay cả trên điện thoại di động.
Dưới đây là hướng dẫn cách chèn chèn chữ ký vào file PDF trên phần mềm MISA eSign
Trước hết, ký điện tử file pdf trên MISA eSign, người dùng cần tải: Foxit PDF Reader
Sau khi hoàn tất cài đặt ứng dụng chữ ký số và phần mềm Foxit PDF Reader, người dùng tiến hành ký số theo các bước hướng dẫn như sau:
Bước 1: Đăng nhập ứng dụng MISA eSign Desktop
MISA eSign Desktop là bộ cài giúp người dùng ký kết trên các ứng dụng ký của đối tác, Acrobat/Foxit Reader, Word, Excel và trên cổng dịch vụ công. Là cầu nối giữa MISA eSign và các trang, ứng dụng khác.
- Vui lòng đăng nhập tài khoản MISA eSign
- Nhấn Đăng nhập
Lưu ý: Trường hợp, người dùng chưa cài đặt MISA eSign Desktop. Vui lòng theo dõi hướng dẫn tại đây
Bước 2: Chèn chữ ký vào file PDF trên Foxit Reader
Sau khi đăng nhập ứng dụng MISA eSign Desktop, anh/chị vui lòng mở Foxit Reader và lựa chọn file cần ký lên phần mềm
Để ký số, anh/chị thực hiện như sau:
- Kéo văn bản đến vị trí cần ký
- Trên thanh công cụ, (1) nhấn chọn Protect. (2) Chọn Sign&Certify
Khi đó, ứng dụng sẽ hiển thị thông tin chứng thư của người dùng, anh/chị vui lòng kiểm tra các thông tin trước khi ký:
- (3) Trong trường hợp, người dùng sở hữu nhiều chứng thư. Vui lòng lựa chọn chứng thư số muốn ký.
- (4) Lựa chọn cách hiển thị của chữ ký: Standard Style
- (5) Nhấn Sign để thực hiện ký
- Anh/chị đăng nhập vào ứng dụng di động MISA eSign và thực hiện xác thực để ký số.
Xác thực ký thành công. Như vậy văn bản đã được ký số.
Người dùng có thể tự kiểm tra lại chữ ký đã ký lên văn bản của mình:
- (1) Nhấn chọn Signature Properties để xem chi tiết
- (2) Hiển thị thông tin chứng thư số đã sử dụng
| MISA eSign là phần mềm chữ ký số giá rẻ tích hợp linh hoạt với nhiều phần mềm như hóa đơn điện tử, kế toán, kê khai thuế, giúp người dùng chỉ cần một thao tác để ký và phát hành hóa đơn, kê khai thuế giúp tiết kiệm thời gian và công sức. MISA eSign tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật châu Âu eIDAS và quản lý con người theo tiêu chuẩn ISO 27000. Đồng thời, MISA eSign luôn đi đầu trong việc áp dụng công nghệ mới trong lĩnh vực chữ ký số.
Với những ưu điểm và cam kết chất lượng như vậy, MISA eSign là một lựa chọn đáng tin cậy cho việc cung cấp chứng thư số và chữ ký số.
|
Cách 2: Ký chữ ký số trên file PDF Adobe Reader
Adobe Reader là phần mềm phổ biến dùng để đọc và ký chữ ký số trên file PDF, giúp người dùng dễ dàng truy cập, chỉnh sửa, bình luận và chú thích tài liệu PDF.
Các tính năng nổi bật của Adobe Reader:
- Chuyển đổi dễ dàng: Chuyển file PDF sang Word, Excel.
- Truy cập đa dạng: Mở bất kỳ tệp PDF nào một cách dễ dàng.
- Tìm kiếm và chú thích: Tìm kiếm và thêm chú thích linh hoạt.
- Chia sẻ tài liệu: Dễ dàng chia sẻ tài liệu qua các tính năng tích hợp.
- Hỗ trợ đa nền tảng: Có sẵn trên cả máy tính và di động.
- Tạo chữ ký điện tử: Cung cấp tính năng tạo chữ ký số trực tiếp trên file PDF.
Hướng dẫn cách ký điện tử trên file PDF Adobe Reader:
Bước 1: Cài đặt Acrobat Reader
- Trước khi thực hiện, anh/chị phải chắc chắn rằng máy tính của mình đã có phần mềm Acrobat Reader.
- Trường hợp chưa có, vui lòng cài đặt theo đường dẫn: Tại đây
Bước 2: Truy cập vào Acrobat Reader chọn file PDF cần ký
- (1) Nhấn File/Open
- (2) Sau đó chọn file cần ký
- (3) Nhấn Open để tải file ký lên Acrobat.
- Hệ thống hiển thị nội dung văn bản cần ký.
- (1) Nhấn chọn Tool
- (2) Nhấn Open tại mục Certificates
Bước 3: Chèn chữ ký số vào file PDF
- (3) Nhấn Digitally Sign
- (4) Sau đó Nhấn chuột trái để khoanh vùng cần ký.
- Khi đó, chương trình yêu cầu lựa chọn chứng thư số để ký.
- (5) Tích chọn vào chứng thư số muốn sử dụng
- (6) Nhấn Continue
- Trên màn hình hiển thị hình ảnh chữ ký.
- (7) Nhấn Sign để thực hiện ký.
Anh/chị thực hiện lưu file tài liệu
Sau đó, hệ thống sẽ yêu cầu anh/chị thực hiện xác thực ký. Vui lòng quay trở lại thiết bị xác thực của mình để thực hiện xác nhận ký số tài liệu này.
| → ĐĂNG KÝ TƯ VẤN MIỄN PHÍ PHẦN MỀM CHỮ KÝ SỐ MISA ESIGN ← |
Cách 3: Ký số trên file PDF bằng phần mềm Acrobat Reader DC
Adobe Acrobat Reader DC là phiên bản nâng cấp của Acrobat Reader, với tính năng tích hợp dịch vụ lưu trữ đám mây Document Cloud, giúp người dùng thao tác với tệp PDF trên nền tảng trực tuyến.
Dưới đây là hướng dẫn ký chữ ký số trên file PDF:
Bước 1: Chọn file PDF cần ký
Người dùng truy cập vào phần mềm Acrobat Reader DC, nhấn File/Open. Sau đó chọn file cần ký và tiếp tục nhấn Open.
Lúc này, hệ thống sẽ hiển thị nội dung văn bản cần ký. Nhấn chọn Tool sau đó nhấn Open tại mục Certificates.
Bước 2: Nhấn Digitally Sign, sau đó nhấn chuột trái để khoanh vùng cần ký.
Sau đó nhấn Continue để tiếp tục.
Bước 3: Ký số vào file PDF bằng USB token
- Hệ thống hiển thị thông tin chứ ký số của khách hàng:
- Chọn “Sign” để ký.
- Chọn “Save” để lưu file vào máy tính.
- Nhập mã PIN của USB token, sau đó nhấn OK. Như vậy, tài liệu đã được ký thành công
Xem thêm: Chữ ký số token – 10 điều bạn cần nắm trong lòng bàn tay
Cách 4: Ký số trên file PDF bằng phần mềm Acrobat XI
Acrobat XI của Adobe không chỉ là công cụ xem PDF mạnh mẽ mà còn là giải pháp lý tưởng để chèn chữ ký số vào tài liệu. Với tính năng đơn giản và dễ sử dụng, người dùng có thể dễ dàng thêm chữ ký vào file PDF theo 6 bước sau:
Tải phần mềm Acrobat XI: Tại đây
- Bước 1: Mở file PDF cần ký số: Mở Adobe Acrobat XI, chọn “File” > “Open”, tìm và chọn file PDF cần ký, rồi nhấn “Open”.
- Bước 2: Chọn công cụ Ký số: Trên thanh công cụ, chọn “Sign” và chọn “Place Signature”.
- Bước 3: Tạo chữ ký: Trong cửa sổ “Place Signature”, chọn một trong hai cách tạo chữ ký:
- Sử dụng chữ ký có sẵn: Chọn “Use an Image” hoặc “Use a File” để thêm chữ ký đã có.
- Tạo chữ ký mới: Chọn “Draw” hoặc “Type” để vẽ hoặc nhập chữ ký.
- Bước 4: Chèn chữ ký vào file PDF: Di chuyển chuột đến vị trí muốn đặt chữ ký trên PDF và nhấn chuột để chèn chữ ký.
- Bước 5: Tùy chỉnh chữ ký:
- Kích thước và vị trí của chữ ký bằng cách kéo các điểm điều chỉnh xung quanh chữ ký.
- Thay đổi phông chữ và màu sắc của chữ ký bằng cách chọn “Change Style”.
- Bước 6: Lưu và xác nhận chữ ký: Chọn “File” > “Save” để lưu tài liệu PDF đã ký. Chọn vị trí lưu tệp và nhấn “Save”.
Cách 5: Ký số trên file PDF bằng phần mềm Foxit Reader
Foxit Reader là phần mềm đọc PDF đa ngôn ngữ, nhẹ và nhanh, hỗ trợ nhiều hệ điều hành như Windows, Mac và Linux. Phần mềm này cho phép tạo, chỉnh sửa, ký số và in tài liệu PDF với giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
Dưới đây là hướng dẫn cách chèn chữ ký vào file PDF bằng Foxit Reader.
Tải và cài đặt phần mềm Foxit Reader
- Bước 1: Mở file PDF: Mở Foxit Reader và chọn File > Open để mở file PDF cần ký.
- Bước 2: Chọn công cụ Ký số: Chọn Protect >> chọn Sign & Certify >> Place Signature trên thanh công cụ.
- Bước 3: Tạo chữ ký: Bạn có thể chọn Create Signature để tạo chữ ký mới hoặc sử dụng chữ ký có sẵn.
- Type: Nhập chữ ký bằng bàn phím.
- Draw: Vẽ chữ ký bằng chuột.
- Paste from Clipboard: Chèn hình ảnh chữ ký.
- Import File: Chèn file chữ ký có sẵn trong máy tính.
- Bước 4: Di chuyển chuột đến vị trí bạn muốn đặt chữ ký trên tài liệu và nhấn để chèn.
- Bước 5: Khi form có chứa thông tin chữ ký số xuất hiện, chọn Sign
Lưu ý các mục:
- Sign as: Chọn Chữ ký phù hợp (tránh trường hợp có nhiều chữ ký đang được dùng)
- Reason: Chọn lý do ký văn bản phù hợp
Lưu ý: Người dùng có thể tự thiết kế mẫu chữ ký phù hợp hoặc ngắn gọn với chức năng tại:
Appearance Type -> Chọn Create New Style -> Sử dụng các lựa chọn có sẵn để tạo mẫu chữ ký cá nhân theo mong muốn.
- Bước 5: Hệ thống sẽ yêu cầu nhập tên file mới và nơi lưu trữ file sau khi đã ký số -> Chọn Save.
- Bước 6: Xuất hiện hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu để truy xuất đến USB Token, nhập mật khẩu và nhấn Đăng nhập.
- Bước 7: Nếu nhập đúng thông tin Mật khẩu của USB Token phần mềm sẽ ký số vào văn bản sẽ thấy xuất hiện thông tin của người ký ngay tại nơi đã chọn sẽ ký vào ở bước 3. Lúc này các bước ký số được xem như là hoàn tất.
- Bước 8: Kiểm tra lại văn bản đã được ký thành công hay chưa bằng cách bấm vào biểu tượng cây viết ở menu bên trái để xem lại thông tin chữ ký số vừa được ký vào văn bản.
Hoặc có thể nhấn trực tiếp vào chữ ký để xem chữ ký đã được xác thực và có giá trị hay không.
Cách 6: Ký số trên file PDF bằng phần mềm Nitro PDF Pro
Nitro PDF Pro là một phần mềm đọc và chỉnh sửa file PDF, cũng như cung cấp tính năng ký số tài liệu số. Nitro PDF Pro được phát triển bởi công ty phần mềm Nitro Software. Nó cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa, chuyển đổi và quản lý tệp PDF một cách dễ dàng.
Với Nitro PDF Pro, bạn có thể thực hiện các thao tác ký số trên tài liệu PDF. Phần mềm này cung cấp các công cụ và chức năng cho phép người dùng tạo chữ ký số, áp dụng chữ ký và chứng thực tài liệu, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của các tệp PDF.
Nitro PDF Pro cũng hỗ trợ tính năng tạo và quản lý các chứng chỉ số (digital certificate), giúp người dùng xác minh và xác nhận danh tính của người ký và đảm bảo tính bảo mật trong quá trình ký số.
Tải phần mềm tại link: Tại đây
Bước 1: Mở tệp PDF
- Trên giao diện chính của Nitro PDF Pro, chọn “File” và sau đó chọn “Open” để mở tệp PDF mà bạn muốn làm việc.
Bước 2: Xem và điều hướng trong tài liệu PDF
- Sử dụng thanh công cụ trên đầu trang để phóng to, thu nhỏ, điều chỉnh độ rộng và độ cao của trang.
- Sử dụng thanh cuộn bên phải để cuộn lên và xuống trong tài liệu PDF.
- Sử dụng nút “Previous Page” và “Next Page” để điều hướng giữa các trang.
Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu PDF
- Để thêm, xóa hoặc sắp xếp trang, bạn có thể chọn “Organize” hoặc “Rearrange” trên thanh công cụ.
- Để thêm chú thích, ghi chú hoặc gắn kết tệp đính kèm, chọn các công cụ tương ứng trên thanh công cụ.
- Để chỉnh sửa văn bản hoặc hình ảnh trong tài liệu PDF, chọn công cụ “Edit”.
Bước 4: Ký số tài liệu
- Để ký số tài liệu, chọn “Protect” hoặc “Secure” trên thanh công cụ.
- Chọn công cụ “Sign” hoặc “Digital Signature” để tạo và áp dụng chữ ký số.
- Bạn có thể tạo chữ ký số mới hoặc nhập chữ ký số đã tồn tại từ tệp.
- Cung cấp thông tin cần thiết và đặt vị trí chữ ký trên tài liệu.
Bước 5: Lưu và chia sẻ
- Để lưu tài liệu đã chỉnh sửa, chọn “File” và sau đó chọn “Save” hoặc “Save As” để lưu với tên tệp mới.
- Để chia sẻ tài liệu, chọn “File” và sau đó chọn “Share” hoặc “Send” để gửi tài liệu qua email hoặc lưu trữ trực tuyến.
Xử lý các lỗi không ký được chữ ký số trên File PDF
1. Vấn đề gặp phải
Sau khi nhận được file PDF đã được ký từ người ký trước đó, người ký tiếp theo không thể thực hiện việc ký số trực tiếp. Trên màn hình của ứng dụng Acrobat, nút “Digitally Sign” bị vô hiệu hóa và không thể nhấp vào để thực hiện việc ký số.
2. Nguyên nhân
Hiện tượng này là do người ký trước tích chọn vào phần Lock document after signing trong quá trình thực hiện ký trước đó.
3. Cách khắc phục
Khi gặp vấn đề như vậy với một file, anh/chị có thể thực hiện các bước sau:
Yêu cầu người ký trước đó thực hiện việc ký lại file và không chọn tùy chọn “Lock document after signing” (khóa tài liệu sau khi ký) trong quá trình ký.
Sau khi người ký trước đó đã ký lại file và không áp dụng khóa tài liệu, anh/chị nhận lại file đã được ký mới để tiếp tục quá trình ký của mình.
Lưu ý quan trọng khi thực hiện ký số trên file PDF
- Kiểm tra chữ ký số trên file PDF: Trước khi ký số, hãy kiểm tra xem file PDF đã có chữ ký số nào chưa. Nếu đã có chữ ký số, hãy xác minh tính hợp lệ của chữ ký đó trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào trên tài liệu.
- Kiểm tra chữ ký còn hạn hay không: Xác định xem chữ ký số có còn trong thời hạn hiệu lực hay không. Chữ ký số thường có thời hạn và sau khi hết hạn, chúng sẽ không còn được coi là hợp lệ. Đảm bảo rằng chữ ký số vẫn còn trong thời gian hiệu lực để tránh việc chữ ký bị từ chối hoặc không được chấp nhận.
- Chữ ký hợp lệ: Trước khi ký số, đảm bảo rằng chữ ký số được sử dụng là hợp lệ và được phát hành bởi một cơ quan xác minh đáng tin cậy. Kiểm tra chứng thư chữ ký số và xác minh tính hợp lệ của nó để đảm bảo rằng chữ ký được thực hiện bởi người có quyền và đáng tin cậy.
- Kiểm tra thông tin tài liệu trước khi ký: Trước khi ký số, hãy kiểm tra thông tin và nội dung của tài liệu một lần nữa để đảm bảo rằng nó chính xác và không bị thay đổi. Nếu có bất kỳ sai sót nào, hãy chỉnh sửa tài liệu trước khi thực hiện ký số.
- Tạo bản sao: Trước khi ký số, hãy tạo một bản sao của file PDF ban đầu để lưu trữ hoặc tham khảo sau này. Bản sao này sẽ giữ nguyên nội dung và chữ ký ban đầu trước khi có bất kỳ thay đổi nào được thực hiện.
| MISA eSign, là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ chữ ký số
Với hơn 25 năm kinh nghiệm trong việc phát triển phần mềm tài chính kế toán, hóa đơn điện tử và kê khai thuế điện tử, MISA đã phục vụ cho hơn 250,000 doanh nghiệp và hàng triệu cá nhân kinh doanh. Chữ ký số MISA eSign đã được người dùng và tổ chức đánh giá cao vì tính tiện lợi, dễ sử dụng và đáng tin cậy:
Với những ưu điểm và cam kết chất lượng như vậy, MISA eSign là một lựa chọn đáng tin cậy cho việc cung cấp chứng thư số và chữ ký số.
|
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
