Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu: Quy định & hướng dẫn chi tiết

Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu có thể trở nên phức tạp nếu doanh nghiệp không nắm rõ các biểu mẫu và quy trình mới nhất. Thay vì mất nhiều thời gian loay hoay với hồ sơ hay gặp sai sót không đáng có, bài viết dưới đây MISA eSign sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện, từ danh mục hồ sơ đến các bước thực hiện chi tiết, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự.

1. Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc

Căn cứ Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 và hướng dẫn tại các khoản 1, 2, 3, 5 Điều 3 Nghị định số 158/2025/NĐ-CP, các đối tượng tham gia BHXH bắt buộc được xác định như sau:

• Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, bao gồm cả trường hợp các bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên.
• Trường hợp người lao động làm việc không trọn thời gian nhưng có tiền lương tháng bằng hoặc cao hơn mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất thì cũng thuộc đối tượng tham gia.
• Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên, có hưởng tiền lương hoặc không hưởng tiền lương.

Như vậy, đối tượng tham gia BHXH bắt buộc bao gồm người lao động làm việc theo HĐLĐ từ đủ 01 tháng trở lên (kể cả trường hợp làm không trọn thời gian nhưng có mức lương từ mức tối thiểu theo quy định) và người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước hoặc của doanh nghiệp (bất kể có hưởng lương hay không).

Có thể bạn quan tâm: 

---

• Cách đăng ký dịch vụ công bảo hiểm xã hội CHI TIẾT
• Cách tính tiền bảo hiểm xã hội 1 lần online 2026 MIỄN PHÍ

2. Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

2.1. Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp

Khi đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN lần đầu cho người lao động, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ sau:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK3-TS.

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo Mẫu D02-LT.

• Bản sao văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến điều chỉnh thông tin của đơn vị (nếu có).
• Hồ sơ của người lao động.

Trong quá trình thực hiện kê khai, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Mẫu TK3-TS được sử dụng khi đơn vị đăng ký tham gia BHXH lần đầu và đề nghị cấp mã đơn vị.
• Mẫu D02-LT dùng để kê khai danh sách người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, đồng thời làm căn cứ đăng ký, điều chỉnh việc đóng các loại bảo hiểm.
• Trường hợp phát sinh truy thu, đơn vị có thể phải bổ sung hợp đồng lao động, bảng thanh toán tiền lương, tiền công và các tài liệu chứng minh có liên quan.

Sau khi hoàn thiện hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu, doanh nghiệp cần kiểm tra, xác nhận và ký số trước khi gửi đến cơ quan BHXH theo phương thức điện tử. Việc sử dụng phần mềm chữ ký số MISA eSign giúp người có thẩm quyền thực hiện ký hồ sơ nhanh chóng, an toàn và thuận tiện, đồng thời bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn của hồ sơ điện tử trong quá trình giao dịch.

→ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ VỀ PHẦN MỀM CHỮ KÝ SỐ MISA ESIGN ←

2.2. Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu đối với hộ kinh doanh

Căn cứ điểm m khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 và khoản 2 Điều 3 Nghị định số 158/2025/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về BHXH bắt buộc, chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh, nộp thuế theo phương pháp kê khai thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc từ ngày 01/7/2025.

Hồ sơ, biểu mẫu thực hiện gồm:

• Giấy đăng ký hộ kinh doanh
• Tờ khai đơn vị tham gia BHXH, BHYT – Mẫu TK3-TS 
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động, danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).

2.2. Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu đối với người lao động

• Người tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN

• • Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS
• 
  • Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn, phải bổ sung giấy tờ chứng minh.

• Người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng

• • Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS
  • Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài; trường hợp gia hạn hợp đồng thì kèm theo văn bản gia hạn; trường hợp ký mới tại nước tiếp nhận lao động thì nộp hợp đồng lao động được ký mới.

• Người hưởng chế độ phu nhân hoặc phu quân tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS.

3. Hướng dẫn đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp

Căn cứ Điều 4 Quyết định số 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 của BHXH Việt Nam, hướng dẫn về việc kê khai, nộp hồ sơ đăng ký, đóng tiền, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, thủ tục tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp được thực hiện như sau:

• Bước 1: Người lao động lập và nộp hồ sơ cho doanh nghiệp

Người lao động kê khai Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS, kèm theo bản sao giấy tờ có liên quan, nếu có, sau đó nộp cho đơn vị sử dụng lao động.

Từ ngày 01/5/2026, Mẫu TK1-TS được thực hiện theo Quyết định số 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 của BHXH Việt Nam. Người tham gia có thể đăng ký nhận và sử dụng sổ BHXH, thẻ BHYT điện tử thông qua ứng dụng VNeID mức độ 2, VssID hoặc thư điện tử theo quy định.

• Bước 2: Doanh nghiệp lập và nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH

Doanh nghiệp lập hồ sơ gồm:

• • Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK3-TS.
  • Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN theo Mẫu D02-LT.

Sau khi hoàn thiện, doanh nghiệp nộp hồ sơ đến cơ quan BHXH có thẩm quyền và thực hiện đóng các khoản bảo hiểm theo quy định. Người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai, nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Trường hợp chậm đóng hoặc trốn đóng BHYT, doanh nghiệp có thể phải hoàn trả chi phí khám bệnh, chữa bệnh trong phạm vi quyền lợi và mức hưởng BHYT mà người lao động đã tự chi trả trong thời gian chưa được cấp thẻ BHYT, theo quy định của pháp luật về BHYT.

• Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Cơ quan BHXH tiếp nhận, kiểm tra và giải quyết hồ sơ theo quy định. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH có trách nhiệm cấp sổ BHXH; trường hợp không cấp phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

• Bước 4: Nhận kết quả

Doanh nghiệp và người lao động nhận kết quả gồm sổ BHXH, thẻ BHYT dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử, theo hình thức đã đăng ký.

4. Giải đáp vướng mắc về đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

Chi phí đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu là bao nhiêu?

Đăng ký tham gia BHXH lần đầu không mất lệ phí hành chính. Tuy nhiên, sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp phải đóng các khoản BHXH, BHYT, BHTN và bảo hiểm TNLĐ, BNN cho người lao động theo tiền lương làm căn cứ đóng.

Các hình thức nộp hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu như thế nào?

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu theo ba hình thức sau:

• Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Nộp qua dịch vụ bưu chính theo quy định của cơ quan BHXH.
• Nộp trực tuyến thông qua:

• • Cổng Dịch vụ công quốc gia;
  • Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam;
  • Tổ chức I-VAN (đơn vị cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH).

Theo quy định hiện hành, việc nộp hồ sơ điện tử được khuyến khích để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tiết kiệm thời gian.

Thời hạn đóng tiền bảo hiểm xã hội là khi nào?

Căn cứ theo khoản 4 Điều 34 Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 quy định thời điểm đóng BHXH theo phương thức đóng như sau:

• Đối với doanh nghiệp đóng theo phương thức hằng tháng: Thời hạn đóng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo (tính theo tháng phát sinh nghĩa vụ đóng)
• Đối với doanh nghiệp đóng theo phương thức 03 tháng hoặc 06 tháng một lần: Thời hạn đóng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ đóng (kết thúc chu kỳ 3 tháng hoặc 6 tháng).

Trong thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu, ký số là bước cần thiết để hoàn tất và nộp hồ sơ trực tuyến. Với phần mềm chữ ký số MISA eSign, doanh nghiệp có thể ký duyệt hồ sơ từ xa trên máy tính hoặc thiết bị di động, giảm phụ thuộc vào USB Token, rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả thực hiện các thủ tục BHXH điện tử.