Chữ ký số doanh nghiệp ngày càng khẳng định vai trò thiết yếu trong hoạt động quản trị hiện đại, giúp đảm bảo an toàn, bảo mật và tối ưu hóa quy trình giao dịch trực tuyến. Hãy cùng MISA eSign tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm rõ những quy định về chữ ký số doanh nghiệp.
1. Tổng quan về chữ ký số doanh nghiệp
1.1. Chữ ký số doanh nghiệp là gì?
Chữ ký số doanh nghiệp là một loại phương tiện điện tử được mã hóa, mang theo đầy đủ các thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp hoặc tổ chức. Chữ ký số được sử dụng để ký lên các tài liệu, văn bản điện tử phát sinh trong suốt quá trình thực hiện giao dịch qua internet.
Căn cứ theo khoản 1 điều 43 của Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định:
Điều 43. Dấu của doanh nghiệp
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Cụ thể, con dấu doanh nghiệp được xác lập dưới hai hình thức:
- Hình thức dấu truyền thống được làm tại cơ sở khắc dấu
- Hình thức dấu điện tử (chữ ký số) theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
Ngoài ra, căn cứ theo khoản 2 điều 23 Luật giao dịch điện tử 2023 nêu rõ:
2. Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.
Như vậy, chữ ký số không chỉ là công nghệ xác thực danh tính mà còn đảm bảo tính an toàn, bảo mật cho mọi giao dịch trên Internet. Chữ ký số được sử dụng để thay thế cho chữ ký viết tay hoặc con dấu truyền thống trong các giao dịch điện tử. Đồng thời, chữ ký số còn có chức năng xác nhận tính toàn vẹn của các văn bản, tài liệu số cũng như đảm bảo giá trị pháp lý cho các giao dịch phát sinh trong môi trường điện tử.
1.2. Nội dung phải có trong chữ ký số doanh nghiệp
Chữ ký số doanh nghiệp cần phải bảo đảm chứa đầy đủ các thông tin cơ bản sau:
- Tên doanh nghiệp hoặc thông tin nhận diện pháp nhân sử dụng chữ ký số.
- Số hiệu chứng thư số cấp cho doanh nghiệp.
- Đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (Tổ chức cung cấp chứng thư số).
- Thuật toán mã hóa và các tham số kỹ thuật liên quan xác định tính hợp lệ của chữ ký số.
- Thời hạn hiệu lực của chứng thư số/chữ ký số.
- Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số xác nhận chứng thư cho doanh nghiệp.
Ngoài các nội dung trên, chữ ký số doanh nghiệp phải đáp ứng các tiêu chí về an ninh, an toàn thông tin và tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về giao dịch điện tử.
1.3. Phân biệt chữ ký số doanh nghiệp và chữ ký số cá nhân
| Tiêu chí | Chữ ký số doanh nghiệp | Chữ ký số cá nhân |
| Chủ sở hữu | Doanh nghiệp, tổ chức | Cá nhân (người riêng lẻ) |
| Mục đích sử dụng | Ký văn bản, hợp đồng, hóa đơn, báo cáo gửi cơ quan quản lý nhà nước, giao dịch điện tử liên quan đến doanh nghiệp | Ký các giao dịch, hợp đồng điện tử, thủ tục hành chính mang tên cá nhân hoặc đại diện cá nhân |
| Thông tin trên chứng thư số | Tên doanh nghiệp, mã số thuế, tên tổ chức cấp | Họ tên cá nhân, số CMND/CCCD/hộ chiếu, tổ chức cấp |
| Giá trị pháp lý | Đại diện cho pháp nhân trong các giao dịch của doanh nghiệp với đối tác hoặc cơ quan nhà nước | Đại diện cho chính cá nhân đó, không đại diện cho tổ chức, doanh nghiệp |
| Quản lý & cấp phát | Đăng ký, quản lý, sử dụng qua doanh nghiệp/tổ chức | Đăng ký, quản lý, sử dụng bởi cá nhân |
| Phạm vi trách nhiệm | Ràng buộc trách nhiệm của doanh nghiệp với giao dịch | Ràng buộc trách nhiệm pháp lý với cá nhân sử dụng |
| Ứng dụng phổ biến | Thuế, bảo hiểm, hóa đơn, hợp đồng điện tử của doanh nghiệp, ngân hàng trực tuyến doanh nghiệp | Kê khai thuế TNCN, ký HĐLĐ điện tử cá nhân, tài khoản ngân hàng cá nhân, các giao dịch công trực tuyến cần xác thực cá nhân |
| Có thể bạn quan tâm?
|
2. Chữ ký số doanh nghiệp dùng để làm gì?
2.1. Các giao dịch doanh nghiệp bắt buộc dùng chữ ký số
Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp bắt buộc sử dụng chữ ký số đối với các giao dịch điện tử sau:
- Kê khai, nộp thuế điện tử; khai báo thuế xuất nhập khẩu, thuế hải quan qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế, hải quan.
- Kê khai và giao dịch về bảo hiểm xã hội điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội trên môi trường trực tuyến.
- Giao dịch nộp hồ sơ, ký kết hợp đồng điện tử với cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân khác theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Nộp các báo cáo, hồ sơ theo hình thức điện tử cho các cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan đăng ký kinh doanh, cổng dịch vụ công quốc gia.
- Ký hoá đơn điện tử và các văn bản, chứng từ có giá trị pháp lý trong giao dịch điện tử theo quy định tại Nghị định, Thông tư liên quan.
Chữ ký số doanh nghiệp ngày càng đóng vai trò trọng yếu trong mọi giao dịch điện tử, từ kê khai thuế, ký hợp đồng đến thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến. Tuy nhiên, để đảm bảo các giao dịch được xác thực an toàn, tuân thủ đúng quy định pháp luật và tối ưu hóa quy trình vận hành, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp chữ ký số uy tín.
MISA eSign đáp ứng toàn diện các tiêu chuẩn bảo mật, pháp lý và tích hợp linh hoạt là lựa chọn tối ưu giúp doanh nghiệp chủ động chuyển đổi số hiệu quả, an toàn và tiết kiệm chi phí.
2.2. Rủi ro nếu doanh nghiệp không có chữ ký số
Dưới đây là một số rủi ro nếu doanh nghiệp không có chữ ký số:
- Không đủ điều kiện thực hiện giao dịch điện tử theo quy định pháp luật
Doanh nghiệp không có chữ ký số sẽ không thể ký kết, gửi, nhận các văn bản, hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý theo quy định tại Luật giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Ảnh hưởng đến việc kê khai, nộp thuế điện tử
Việc không sử dụng chữ ký số khiến doanh nghiệp không thể thực hiện các nghĩa vụ kê khai, nộp thuế qua mạng, dẫn đến nguy cơ vi phạm nghĩa vụ thuế và bị xử phạt vi phạm hành chính.
- Không đáp ứng điều kiện tham gia các thủ tục hành chính công
Các thủ tục như đăng ký kinh doanh, thay đổi thông tin doanh nghiệp, thực hiện đấu thầu qua mạng bắt buộc phải sử dụng chữ ký số theo yêu cầu của các cơ quan nhà nước.
- Khó khăn trong giao dịch với đối tác
Một số giao dịch, hợp đồng điện tử với đối tác, khách hàng sẽ không được công nhận hiệu lực khi thiếu chữ ký số hợp pháp, gây thiệt hại về kinh tế và uy tín của doanh nghiệp.
- Nguy cơ rò rỉ, giả mạo giấy tờ
Thiếu chữ ký số đồng nghĩa với việc thiếu công cụ xác thực, bảo vệ hồ sơ điện tử, tăng nguy cơ bị làm giả, chiếm đoạt thông tin hoặc tranh chấp phát sinh.
Việc không trang bị chữ ký số sẽ đặt doanh nghiệp vào nguy cơ cao vi phạm pháp luật và đối mặt với nhiều hệ lụy về mặt pháp lý cũng như hoạt động kinh doanh.
3. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng chữ ký số
Sử dụng chữ ký số mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cụ thể như:
- Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin
Chữ ký số được tạo lập trên nền tảng công nghệ mã hóa công khai (PKI) và thuật toán RSA, bảo đảm chỉ người nhận hợp lệ mới có thể mở và xác thực văn bản. Qua đó, ngăn ngừa sự can thiệp, chỉnh sửa trái phép từ bên thứ ba đối với nội dung văn bản điện tử.
- Bảo đảm giá trị pháp lý trong giao dịch điện tử
Việc sử dụng chữ ký số đáp ứng yêu cầu pháp luật về xác thực, bảo đảm giá trị pháp lý và tính toàn vẹn của văn bản điện tử. Văn bản ký số được công nhận hợp pháp và có hiệu lực tương đương với tài liệu giấy.
- Đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử
Chữ ký số không thể bị làm giả, thay thế hoặc chỉnh sửa. Mọi thay đổi phát sinh sau khi ký đều bị phát hiện nhờ công nghệ mã hóa, nội dung không đúng với bản gốc sẽ bị vô hiệu hóa.
- Tiết kiệm thời gian, tối ưu quy trình xử lý hồ sơ
Chữ ký số cho phép ký duyệt tài liệu ở bất kỳ đâu, rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp và người ký kể cả khi không có mặt trực tiếp.
Như vậy, chữ ký số mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình giao dịch điện tử, đảm bảo an toàn pháp lý, bảo mật và nâng cao hiệu suất công việc.
4. Các loại chữ ký số doanh nghiệp phổ biến hiện nay
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa chữ ký số USB token và chữ ký số từ xa:
| Tiêu chí | Chữ ký số USB Token | Chữ ký số từ xa |
| Ưu điểm |
|
|
| Nhược điểm |
|
|
|
Đối tượng doanh nghiệp phù hợp |
|
|
5. Cách đăng ký chữ ký số doanh nghiệp
- Hồ sơ cần chuẩn bị
Căn cứ theo các quy định hiện hành về giao dịch điện tử, hồ sơ đề nghị cấp chứng thư số cho tổ chức, doanh nghiệp cần đảm bảo các tài liệu pháp lý sau:
-
- Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập/Giấy chứng nhận đầu tư.
- Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký thuế của tổ chức, doanh nghiệp.
- Bản sao có chứng thực Thẻ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện theo pháp luật của tổ chức, doanh nghiệp.
Lưu ý: Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng đã lựa chọn để được thẩm định và cấp chứng thư số theo quy trình. Lệ phí cấp và duy trì chứng thư số sẽ được áp dụng theo biểu phí của từng nhà cung cấp dịch vụ.
- Quy trình đăng ký
Trình tự đăng ký chữ ký số cá nhân/tổ chức theo quy định pháp luật
-
- Bước 1: Truy cập trang thông tin điện tử hoặc trung tâm đăng ký của tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số (ví dụ: esign.misa.vn…).
- Bước 2: Khai báo đầy đủ thông tin đăng ký, gồm: họ tên, số CMND/CCCD, email, số điện thoại, lựa chọn gói dịch vụ theo nhu cầu (1 năm, 2 năm hoặc 3 năm).
- Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký trực tiếp tại trung tâm hoặc gửi bản scan qua hệ thống trực tuyến.
- Bước 4: Ký kết hợp đồng và thực hiện thanh toán phí dịch vụ theo yêu cầu. Nhà cung cấp thực hiện cấp thiết bị USB Token (nếu sử dụng phương thức này) hoặc thông tin tài khoản chữ ký số cho khách hàng.
- Bước 5: Cài đặt phần mềm ứng dụng chữ ký số, kích hoạt tài khoản theo hướng dẫn từ tổ chức cung cấp dịch vụ.
>> Đọc chi tiết: Cách đăng ký chữ ký số cá nhân, tổ chức chỉ trong 5 Phút
6. MISA eSign – Địa chỉ mua chữ ký số doanh nghiệp uy tín
- Lý do nên mua chữ ký số doanh nghiệp tại MISA
MISA eSign là lựa chọn uy tín, đảm bảo pháp lý, tối ưu vận hành và tiết kiệm cho doanh nghiệp trong mọi giao dịch điện tử. Phần mềm mang lại nhiều tiện ích vượt trội như:
-
- Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin: MISA eSign được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép, đáp ứng tiêu chuẩn châu Âu eIDAS, phù hợp các quy định pháp luật tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP và Thông tư 16/2019/TT-BTTTT.
- Đa dạng nghiệp vụ điện tử: Hỗ trợ đầy đủ giao dịch điện tử doanh nghiệp như xuất hóa đơn điện tử, kê khai/nộp thuế trực tuyến, giao dịch BHXH, ký hợp đồng điện tử…
- Tối ưu hiệu suất, tiết kiệm chi phí: Tích hợp sẵn trên các phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, nhân sự, bán hàng… của MISA; không yêu cầu dùng USB Token, ký văn bản dễ dàng trên điện thoại, tablet, máy tính mọi lúc, mọi nơi.
- Thủ tục đăng ký đơn giản, hỗ trợ nhanh chóng: Quá trình đăng ký đơn giản, phần mềm thân thiện với người dùng, đi kèm với chính sách hỗ trợ chuyên nghiệp.
- Báo giá
- Giá bán chữ ký số MISA eSign tùy thuộc từng gói thuê bao (1 năm, 2 năm, 3 năm) và số lượng chứng thư số cần sử dụng.
Doanh nghiệp có nhu cầu báo giá chi tiết, vui lòng đăng ký nhận báo giá và tư vấn miễn phí tại form đây:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
