Mất chữ ký số phải làm sao? 3 bước cần làm ngay

Mất chữ ký số phải làm sao? Đây là vấn đề khiến nhiều cá nhân, doanh nghiệp lo lắng về an toàn giao dịch điện tử và rủi ro pháp lý phát sinh. Hãy cùng MISA eSign theo dõi hướng dẫn chi tiết các bước xử lý khi mất chữ ký số và những lưu ý quan trọng cần biết ngay trong bài viết dưới đây!

1. Rủi ro khi mất chữ ký số

Mất chữ ký số có thể dẫn đến các rủi ro như:

• Rủi ro về tài chính

Mất chữ ký số có thể dẫn đến việc kẻ xấu truy cập và sử dụng trái phép tài khoản, thực hiện ký các hợp đồng điện tử hoặc các chứng từ tài chính có giá trị pháp lý mà không có sự đồng ý của chủ sở hữu. Hành vi giao dịch giả mạo này có thể gây thất thoát tài sản, mất kiểm soát tài chính của doanh nghiệp hoặc cá nhân.

• Gây rắc rối pháp lý

Chữ ký số có giá trị pháp lý như chữ ký tay trong giao dịch điện tử. Khi bị mất, cá nhân hoặc doanh nghiệp có nguy cơ bị giả mạo trong việc ký kết hợp đồng, cam kết, chứng từ, cũng như các giao dịch quan trọng khác. Chủ sở hữu chữ ký số có thể bị liên luỵ pháp lý, phải chứng minh mình không thực hiện các giao dịch ký kết, đối mặt với các tranh chấp hoặc kiện tụng phát sinh từ các giao dịch giả mạo này.

• Lộ thông tin bí mật

Chữ ký số thường đi kèm với các thông tin doanh nghiệp, tài khoản truy cập, chứng thư số và dữ liệu cá nhân quan trọng. Nếu rơi vào tay đối tượng xấu, toàn bộ thông tin này có thể bị khai thác, xâm phạm dữ liệu, tiết lộ bí mật kinh doanh hoặc sử dụng nhằm mục đích lừa đảo, cạnh tranh không lành mạnh. Điều này vi phạm quy định pháp luật về bảo mật thông tin, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín, quyền và lợi ích hợp pháp của chủ sở hữu.

Việc bảo mật chữ ký số là trách nhiệm bắt buộc đối với mọi cá nhân, tổ chức sử dụng, góp phần phòng tránh thiệt hại tài chính và hệ lụy pháp lý không mong muốn.

2. Mất chữ ký số phải làm sao?

Mất chữ ký số là sự cố nghiêm trọng, vì kẻ xấu có thể lợi dụng để giả mạo giao dịch, gây thiệt hại tài chính và pháp lý cho cá nhân, doanh nghiệp. Vậy khi bị mất chữ ký số cần phải làm sao? Dưới đây là chi tiết các bước xử lý.

• Bước 1: Báo khóa chứng thư số ngay lập tức

Ngay khi phát hiện mất chữ ký số (USB Token bị thất lạc, hư hỏng hoặc nghi bị đánh cắp), cá nhân hoặc tổ chức cần lập tức thông báo với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số đang sử dụng. Việc này nhằm ngăn chặn rủi ro người khác lợi dụng chứng thư số bị mất để thực hiện các giao dịch điện tử giả mạo, gây thiệt hại về tài chính, pháp lý và uy tín cho chủ sở hữu. Khi liên hệ báo khóa chứng thư số, người dùng cần mô tả rõ nguyên nhân mất và thực hiện theo hướng dẫn của đơn vị cung cấp để tiến hành khóa chứng thư số.

• Bước 2: Yêu cầu cấp lại chữ ký số mới

Sau khi khóa thành công chứng thư số bị mất, chủ sở hữu cần làm thủ tục cấp lại chữ ký số mới với nhà cung cấp. Quá trình này gồm: đăng ký cấp mới, xác nhận lại thông tin pháp lý liên quan (nếu cần), nhận và cài đặt lại phần mềm, cấu hình môi trường làm việc phù hợp.

Khi liên hệ, người dùng cần cung cấp các thông tin về chữ ký số bị mất để yêu cầu cấp lại, cụ thể:

• • Thông tin cá nhân: Họ tên, SĐT, địa chỉ
  • Mã số thuế (nếu có)
  • Số serial USB Token
  • Các thông tin khác theo yêu cầu của bên nhà cung cấp

Ngoài ra, cá nhân/doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ khả năng tương thích, bảo mật thông tin trong toàn bộ quá trình cấp lại, đảm bảo chữ ký số mới được sử dụng an toàn, tránh rủi ro bị xâm phạm lần nữa.

• Bước 3: Cập nhật thông tin chữ ký số mới với các cơ quan liên quan

Sau khi nhận được chữ ký số mới, chủ sở hữu phải chủ động cập nhật thông tin với các đối tác, cơ quan nhà nước và các hệ thống giao dịch điện tử đang tham gia. Điều này giúp bảo đảm mọi giao dịch về sau đều hợp pháp, đồng thời tránh phát sinh tranh chấp hay tranh luận pháp lý về chủ thể ký kết.

3. Lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số

Dưới đây là một số những lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số:

Bảo quản chữ ký số cẩn thận

• Luôn giữ USB Token (thiết bị lưu trữ chữ ký số) tại nơi an toàn, hạn chế tối đa khả năng tiếp xúc với người không có thẩm quyền.
• Không để USB Token trên máy tính công cộng, thiết bị dùng chung hoặc trong môi trường không được kiểm soát.
• Sau khi sử dụng, rút USB Token ra khỏi máy tính và cất ở nơi đã được lập trình an toàn (tủ cá nhân có khóa, hộc bàn khóa…).
• Thường xuyên kiểm tra, tránh để USB Token bị thất lạc, hư hỏng do va đập, nhiệt độ cao, ẩm ướt hay tác động vật lý khác.
• Sao lưu thông tin quan trọng liên quan đến chữ ký số (giấy tờ mua bán, phiếu cấp phát…) để đối chiếu khi cần thiết.
• Thường xuyên kiểm tra hạn sử dụng của chữ ký số để chủ động gia hạn đúng hạn, tránh bị ngắt quãng giao dịch.

Tuyệt đối không chia sẻ mã PIN/mật khẩu chữ ký số

• Không cung cấp, tiết lộ mã PIN hoặc mật khẩu chữ ký số cho bất kỳ cá nhân, tổ chức nào, kể cả đồng nghiệp hoặc người thân.
• Thay đổi mã PIN/mật khẩu định kỳ (khuyến nghị mỗi 3-6 tháng/lần) hoặc ngay khi nghi ngờ bị lộ thông tin.
• Tuyệt đối không ghi chú mã PIN/mật khẩu ở nơi dễ nhìn, dễ phát hiện hoặc lưu trữ trên máy tính không được bảo mật.
• Khi nghi ngờ mã PIN, mật khẩu bị lộ hoặc có dấu hiệu sử dụng bất thường: Cần liên hệ nhà cung cấp đề nghị cấp lại hoặc khóa tạm thời chữ ký số.
• Cài đặt phần mềm diệt virus và bảo vệ máy tính sử dụng chữ ký số nhằm phòng lộ thông tin đăng nhập của Token.

Lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín, hỗ trợ kịp thời

• Ưu tiên lựa chọn các nhà cung cấp chữ ký số đã được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép hoạt động tại Việt Nam.
• Kiểm tra kỹ uy tín, kinh nghiệm, chất lượng dịch vụ, khả năng hỗ trợ kỹ thuật và phản hồi từ các khách hàng khác trước khi đăng ký.
• Yêu cầu đầy đủ giấy tờ, hợp đồng cung cấp dịch vụ chữ ký số để làm căn cứ bảo vệ quyền lợi pháp lý.
• Khi phát sinh trục trặc (mất, hỏng token, quên mã PIN, lỗi kỹ thuật…), liên hệ ngay nhà cung cấp để được tư vấn và hỗ trợ phù hợp.
• Đảm bảo thông tin đăng ký, cập nhật với nhà cung cấp luôn chính xác, kịp thời để quá trình hỗ trợ, đối soát khi có sự cố diễn ra thuận lợi.

Việc sử dụng chữ ký số từ xa không cần USB Token giúp người dùng ký điện tử mọi lúc, mọi nơi mà không phải lo thất lạc hoặc bị đánh cắp thiết bị. Điều này không chỉ nâng cao tính an toàn và bảo mật giao dịch mà còn loại bỏ các rủi ro mất chữ ký số, giảm chi phí quản lý thiết bị và đảm bảo công việc không bị gián đoạn. Bên cạnh đó, chữ ký số từ xa còn thuận tiện khi tích hợp với các hệ thống phần mềm, hỗ trợ xử lý giao dịch điện tử nhanh chóng, hiện đại.

Nếu có nhu cầu sử dụng phần mềm chữ ký số từ xa MISA eSign, quý khách hàng hãy đăng ký nhận báo giá và tư vấn miễn phí tại đây: