Hướng dẫn làm hồ sơ thai sản trên dịch vụ công CHI TIẾT

Để tránh những sai sót kỹ thuật dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, việc nắm vững quy trình nghiệp vụ là vô cùng quan trọng. Bài viết dưới đây MISA eSign sẽ hướng dẫn làm hồ sơ thai sản trên dịch vụ công CHI TIẾT để có thể thực hiện các bước kê khai một cách chuẩn xác và nhanh chóng nhất.

1. Điều kiện hưởng chế độ thai sản

Căn cứ Điều 50 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, để được hưởng chế độ thai sản khi sinh con, người lao động phải đáp ứng các điều kiện sau:

✅ Đối với lao động nữ sinh con

• Đóng BHXH từ đủ 06 tháng trở lên trong 12 tháng liền kề trước khi:

• • Sinh con;
  • Nhận con trong trường hợp nhờ mang thai hộ;
  • Nhận nuôi con nuôi dưới 06 tháng tuổi.

• Đóng BHXH từ đủ 12 tháng trở lên trong trường hợp mang thai phải nghỉ dưỡng thai theo chỉ định của bác sĩ, đồng thời phải đóng BHXH từ đủ 03 tháng trở lên trong 12 tháng trước khi sinh.
• Đóng BHXH từ đủ 06 tháng trở lên trong 24 tháng liền kề trước khi sinh con, áp dụng đối với trường hợp lao động nữ nghỉ việc để điều trị vô sinh.

✅ Đối với lao động nam có vợ sinh con

Người lao động nam chỉ cần đang đóng BHXH bắt buộc tại thời điểm vợ sinh con là đủ điều kiện hưởng trợ cấp thai sản đối với nam giới.

Lưu ý quan trọng: Trường hợp lao động nữ nghỉ việc trước khi sinh, vẫn được hưởng chế độ thai sản nếu đã đóng BHXH từ đủ 06 tháng trở lên trong 12 tháng trước khi sinh.

2. Chuẩn bị hồ sơ hưởng chế độ thai sản

2.1. Hồ sơ hưởng chế độ thai sản với lao động nữ

➤ Trường hợp đi khám thai, sẩy thai, nạo, hút thai, thai chết lưu, phá thai bệnh lý hoặc thực hiện biện pháp tránh thai

Trường hợp	Hồ sơ
Điều trị nội trú	Giấy ra viện (Bản sao hoặc bản chính) Tóm tắt hồ sơ bệnh án Giấy báo tử trong trường hợp người bệnh điều trị nội trú tử vong tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh (​Bản sao) Giấy xác nhận quá trình điều trị nội trú.
Điều trị ngoại trú	Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (Bản chính) Giấy ra viện có ghi chỉ định thời gian cần điều trị ngoại trú sau thời gian điều trị nội trú (Bản chính hoặc bản sao) Bản tóm tắt hồ sơ bệnh án có ghi chỉ định thời gian cần điều trị ngoại trú sau thời gian điều trị nội trú (Bản chính hoặc bản sao)

➤ Trường hợp sinh con, mang thai hộ hoặc nhận con nuôi

• Trường hợp sinh con thông thường: Bản sao Giấy khai sinh, Trích lục khai sinh hoặc Giấy chứng sinh.
• Trường hợp điều trị vô sinh: Giấy ra viện, Bản tóm tắt hồ sơ bệnh án, Giấy xác nhận điều trị nội trú hoặc Giấy xác nhận quá trình điều trị vô sinh.
• Trường hợp con chết sau khi sinh:

• • Bản sao Giấy chứng tử, Trích lục khai tử hoặc Bản sao Giấy báo tử.
  • Nếu chưa có Giấy chứng sinh: Sử dụng Trích sao/Tóm tắt hồ sơ bệnh án hoặc Giấy ra viện của mẹ (hoặc người mang thai hộ) xác nhận việc con chết.

• Trường hợp mẹ (hoặc người mang thai hộ) chết sau khi sinh: Ngoài hồ sơ sinh con thông thường, bổ sung Bản sao Giấy chứng tử hoặc Trích lục khai tử của người mẹ (hoặc người mang thai hộ).
• Trường hợp mẹ (hoặc người mang thai hộ) không đủ sức khỏe chăm sóc con sau sinh: Bổ sung Biên bản giám định y khoa.
• Trường hợp nghỉ việc để dưỡng thai:

• • Điều trị nội trú: Bản sao Giấy ra viện hoặc Tóm tắt hồ sơ bệnh án.
  • Điều trị ngoại trú: Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH.
  • Trường hợp có chỉ định giám định: Biên bản giám định y khoa.

• Trường hợp mang thai hộ hoặc nhận con nuôi:

• • Mang thai hộ: Bản sao thỏa thuận mang thai hộ vì mục đích nhân đạo và Văn bản xác nhận thời điểm giao nhận con.
  • Nhận nuôi con nuôi (dưới 06 tháng tuổi): Bản sao Giấy chứng nhận nuôi con nuôi.

2.2. Hồ sơ hưởng chế độ thai sản với lao động nam

• Lao động nam thực hiện biện pháp triệt sản

• • Điều trị nội trú: Bản sao Giấy ra viện (nếu có chuyển tuyến, bổ sung Bản sao Giấy chuyển tuyến/chuyển viện).
  • Điều trị ngoại trú: Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH hoặc Bản sao Giấy ra viện có chỉ định nghỉ thêm của bác sĩ.
• Lao động nam/chồng của người mang thai hộ nghỉ việc khi vợ sinh con

• • Bản sao Giấy chứng sinh, Giấy khai sinh hoặc Trích lục khai sinh của con.
  • Nếu sinh mổ hoặc sinh dưới 32 tuần tuổi mà Giấy chứng sinh chưa thể hiện rõ: Bổ sung giấy tờ của cơ sở y tế xác nhận nội dung này.
  • Nếu con chết ngay sau sinh chưa có Giấy chứng sinh: Sử dụng Trích sao/Tóm tắt hồ sơ bệnh án hoặc Giấy ra viện của mẹ (hoặc người mang thai hộ) xác nhận việc con chết.
• Lao động nam/chồng của người nhờ mang thai hộ hưởng trợ cấp một lần

• • Bản sao Giấy chứng sinh, Giấy khai sinh hoặc Trích lục khai sinh của con.
  • Nếu con chết sau sinh chưa có Giấy chứng sinh: Sử dụng Trích sao/Tóm tắt hồ sơ bệnh án hoặc Bản sao Giấy ra viện của mẹ (hoặc người mang thai hộ) xác nhận việc con chết.

Lưu ý chung:

• • Đối với người lao động đang làm việc tại đơn vị: Ngoài các giấy tờ nêu trên, cần có Bản chính Danh sách đề nghị hưởng chế độ thai sản (Mẫu 01B-HSB) do đơn vị sử dụng lao động lập.
  • Đối với người lao động đã nghỉ việc: Chỉ cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ chứng minh thuộc các trường hợp nêu trên.

Việc kê khai thông tin chuẩn xác mới chỉ là điều kiện cần; điều kiện đủ để hoàn tất thủ tục nộp hồ sơ thai sản trực tuyến chính là thực hiện ký số hợp lệ. Để chuẩn hóa quy trình này và đảm bảo tính an toàn, bảo mật cho các giao dịch hành chính, việc sử dụng các giải pháp chữ ký số hiện đại như chữ ký số MISA eSign được xem là giải pháp tối ưu. Đây là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp đơn giản hóa các thao tác ký điện tử phức tạp, đảm bảo mọi hồ sơ thai sản đều đạt chuẩn về mặt kỹ thuật và pháp lý trước khi gửi lên cơ quan Bảo hiểm xã hội.

→ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ VỀ PHẦN MỀM CHỮ KÝ SỐ MISA ESIGN ←

3. Hướng dẫn làm hồ sơ thai sản trên dịch vụ công

Để thực hiện nghiệp vụ này, cán bộ phụ trách nhân sự hoặc người được ủy quyền cần thực hiện theo trình tự các bước dưới đây:

• Bước 1: Truy cập hệ thống

Truy cập vào địa chỉ chính thức của Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam tại: dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn.

• Bước 2: Đăng nhập tài khoản

Tại giao diện trang chủ, nhấn vào nút “Đăng nhập”. Người dùng thực hiện điền đầy đủ và chính xác các thông tin đăng nhập theo yêu cầu của hệ thống (bao gồm: Tên đăng nhập, Mật khẩu và Mã xác nhận/Captcha) hoặc đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử.

Lưu ý: Đảm bảo tài khoản của đơn vị đang ở trạng thái hoạt động bình thường.

• Bước 3: Khởi tạo nghiệp vụ

Sau khi đăng nhập thành công, tại menu chức năng chính, chọn mục “Kê khai hồ sơ”.

• Bước 4: Lựa chọn mẫu hồ sơ

Trong “Danh sách thủ tục” hiển thị các mẫu hồ sơ, tìm và chọn đúng Mẫu hồ sơ 630b về giải quyết hưởng chế độ thai sản đối với người lao động đang đóng BHXH.

• Bước 5: Xác định kỳ kê khai

Tại giao diện thiết lập kỳ kê khai:

• • Chọn tháng, năm kê khai: Chọn khoảng thời gian phát sinh hồ sơ theo đúng thực tế.
  • Số lần kê khai: Giữ nguyên giá trị mặc định theo hiển thị của hệ thống.

Trường hợp nếu không có chứng từ giấy đính kèm, người dùng bỏ tích chọn “Gửi chứng từ giấy đính kèm”.

• Bước 6: Lựa chọn đối tượng lao động

Nhấn vào nút “Chọn lao động” để hệ thống hiển thị danh sách nhân sự thuộc quản lý của đơn vị.

• Bước 7: Xác định loại chế độ

Trong danh sách các chế độ thai sản khả dụng, thực hiện chọn đúng mục “Sinh con”.

• Bước 8: Hoàn thiện thông tin chi tiết trên bảng kê

Hệ thống sẽ hiển thị bảng danh sách các lao động đủ điều kiện hưởng chế độ thai sản. Người dùng cần kiểm tra và điền đầy đủ các trường thông tin còn trống theo đúng hồ sơ gốc, bao gồm:

• • Số Serial chứng từ: Nhập chính xác số trên Giấy chứng sinh hoặc Giấy khai sinh của trẻ.
  • Ngày bắt đầu nghỉ thai sản: Theo quy định thực tế của lao động (cột từ ngày chính là ngày sinh người lao động sinh con)
  • Ngày kết thúc chế độ thai sản: Tính đủ thời gian 06 tháng (theo quy định pháp luật hiện hành).
  • Ngày lao động xin nghỉ thai sản: Ngày ghi trên đơn xin nghỉ của người lao động.
  • Thời điểm bắt đầu nghỉ thai sản: Thời điểm thực tế lao động bắt đầu tạm nghỉ việc để hưởng chế độ.
  • Số thứ tự con: Số con người lao động sinh
  • Số ngày đơn vị đề nghị hưởng: Tổng số ngày thực tế người lao động nghỉ theo lịch.

• • Hình thức nhận trợ cấp: Chọn “ATM – Chi trả qua ATM” và điền thông tin tài khoản ngân hàng của người lao động.

• Bước 9: Đính kèm hồ sơ (Chứng từ điện tử)

Thực hiện đính kèm các tệp tin hồ sơ (file scan/ảnh chụp) đã được chuẩn hóa (như Giấy khai sinh, Giấy chứng sinh, các giấy tờ chứng minh khác…) để làm căn cứ đối soát cho cơ quan BHXH.

Lưu ý: Đảm bảo các tệp tin rõ nét, không bị mất góc và đúng định dạng quy định.

• Bước 10: Hoàn tất kê khai

Sau khi đã rà soát kỹ lưỡng tất cả các thông tin và chứng từ đính kèm, nhấn nút “Lưu” và “Kê khai” để gửi hồ sơ lên hệ thống.

Sau khi đã hoàn tất các bước kê khai thông tin và đính kèm chứng từ theo hướng dẫn nêu trên, bước quyết định để hồ sơ được hệ thống chấp nhận chính là thực hiện xác thực bằng chữ ký số. Để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật về giao dịch điện tử, việc ứng dụng giải pháp ký số chuyên dụng như MISA eSign là vô cùng cần thiết. Phần mềm này sẽ giúp quá trình xác thực chữ ký điện tử trở nên thông suốt, loại bỏ các rủi ro về lỗi tương thích và đảm bảo hồ sơ thai sản của đơn vị được tiếp nhận hợp lệ theo đúng quy định pháp luật.

Nếu có nhu cầu sử dụng phần mềm chữ ký số từ xa MISA eSign, quý doanh nghiệp hãy đăng ký nhận báo giá và tư vấn miễn phí tại đây: