Ký nháy là gì? Quy định và cách sử dụng chữ ký nháy CHUẨN

Chữ ký nháy là gì? Trách nhiệm của người ký nháy và đối tượng được ký nháy? Cách ký nháy hợp đồng như thế nào chuẩn theo quy định của pháp luật. Xem ngay bài viết sau để được giải đáp tất cả các thắc mắc.

1. Tổng quan về ký nháy

1.1. Chữ ký nháy là gì?

Chữ ký nháy, hay còn được gọi là ký tắt, là chữ ký của người có trách nhiệm để xác định văn bản trước khi được trình cho người ký chính thức. Chữ ký nháy đảm bảo rằng văn bản đã được kiểm tra về tính chính xác của nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành.

Ký tắt là hành vi được quy định tại khoản 7 điều 2 Luật Điều ước quốc tế 2016: “Ký tắt là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện để xác nhận văn bản điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam dự định ký là văn bản cuối cùng đã được thỏa thuận với bên ký kết nước ngoài”.

Chữ ký nháy thường đặt ở cuối dòng hoặc cuối đoạn văn bản. Một số chữ ký nháy có thể nằm ở cuối cùng của văn bản hoặc cuối mỗi trang. Trong văn bản hành chính, chữ ký nháy cũng có thể nằm bên cạnh chữ “Nơi nhận” trong phần ghi tên đơn vị nhận văn bản. Người ký nháy không cần ký đầy đủ họ tên như chữ ký thông thường, mà chỉ cần ký tắt chữ ký tại những vị trí yêu cầu ký nháy.

Xem thêm: Chứng thực chữ ký là gì? 09 điều cần biết về chứng thực chữ ký

1.2. Ký nháy tiếng anh là gì

Chữ ký nháy trong tiếng anh được gọi là quotation mark hoặc double quotation mark, một loại chữ ký ngắn gọn không đầy đủ như chữ ký thông thường. 

1.3. Ký nháy khác gì với ký chính thức?

Ký nháy và ký chính thức là hai khái niệm khác nhau trong việc xác nhận văn bản:

• Chữ ký chính thức (official signature): Là chữ ký đầy đủ, thường là tên đầy đủ của người ký và đại diện cho người ký. Chữ ký chính thức thường được sử dụng trong các tài liệu quan trọng, hợp đồng, văn bản pháp lý và có giá trị pháp lý. Nó thể hiện sự chấp thuận, sự cam kết hoặc sự xác nhận của người ký đối với nội dung của văn bản đó.
• Ký nháy (quotation mark): Là một loại chữ ký không đầy đủ như chữ ký chính thức. Thông thường, ký nháy chỉ là một chữ ký ngắn gọn hoặc một ký hiệu đặc biệt được sử dụng tại các vị trí cần thiết trong văn bản. Chữ ký nháy thường đặt ở cuối dòng hoặc cuối đoạn văn bản. Một số chữ ký nháy có thể nằm ở cuối cùng của văn bản hoặc cuối mỗi trang. Trong văn bản hành chính, chữ ký nháy cũng có thể nằm bên cạnh chữ “Nơi nhận” trong phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.

Vì vậy, điểm khác biệt giữa ký nháy và ký chính thức là:

• Ký nháy là một chữ ký ngắn gọn hoặc ký hiệu đặc biệt, trong khi ký chính thức là chữ ký đầy đủ và đại diện cho người ký.
• Ký chính thức được sử dụng để đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản, trong khi ký nháy thường chỉ được sử dụng để chỉ kiểm tra tính chính xác của văn bản.
• Ký chính thức có giá trị pháp lý, trong khi ký nháy không có giá trị pháp lý.

2. Quy định về ký nháy văn bản

2.1. Về giá trị pháp lý

Chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân đã xem xét văn bản hoặc xác nhận người đọc đã đọc toàn bộ nội dung văn bản trên trang mà chữ ký nháy được đặt.

2.2. Trách nhiệm người ký nháy

Người ký nháy phải chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản mà họ đã ký nháy trước khi chuyển đến lãnh đạo để ký chính thức. Trong quá trình này, người ký nháy cần tuân thủ quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước, đặc biệt là quy định về việc đóng dấu mật.

3. Các loại ký nháy phổ biến hiện nay kèm mẫu

3.1 Chữ ký nháy tại dòng nội dung cuối cùng của văn bản

Thông thường, chữ ký nháy này được đặt tại dòng cuối cùng của văn bản bởi người soạn thảo. Mục đích của việc ký nháy là để xác định người soạn thảo văn bản và đồng thời chịu trách nhiệm về nội dung đã soạn thảo.

3.2 Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản

Chữ ký nháy này được sử dụng để xác nhận tính liên tục của văn bản. Người ký nháy sẽ ký dưới mỗi trang trong văn bản mà họ đã soạn thảo hoặc kiểm tra và rà soát nội dung.

Chữ ký nháy dưới từng trang có tác dụng tương tự như việc đóng dấu giáp lai. Đồng thời, người ký nháy có thể ký trên từng trang nếu văn bản đó có nhiều trang. Việc ký nháy trên từng trang cũng thể hiện tính liên tục của văn bản, tránh việc thay đổi, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang.

3.3 Chữ ký tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận

Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, sửa lỗi chính tả hoặc xem xét lại nội dung trước khi chuyển đến người có thẩm quyền để ký chính thức.

4. Hướng dẫn cách ký nháy hợp đồng chuẩn quy định pháp luật

4.1. Về cách ký nháy

Theo quy định chi tiết được nêu tại Mục II phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư trong văn bản hành chính hiện hành, các quy định về chữ ký được mô tả như sau:

Chữ ký của người có thẩm quyền có thể là chữ ký của họ trên văn bản giấy hoặc chữ ký số trên văn bản điện tử.

Việc ghi rõ quyền hạn của người ký được thực hiện theo các quy tắc sau:

• Trong trường hợp ký thay mặt tập thể, phải ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên của cơ quan, tổ chức.
• Trong trường hợp được giao quyền cấp trưởng, phải ghi chữ viết tắt “Q.” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
• Trong trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức, phải ghi chữ viết tắt “KT.” trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành, thực hiện ký như cách cấp phó ký thay cấp trưởng.
• Trong trường hợp ký thừa lệnh, phải ghi chữ viết tắt “TL.” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
• Trong trường hợp ký thừa ủy quyền, phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

4.2. Về cách đóng dấu

Các quy định về đóng dấu được mô tả như sau:

• Đóng dấu của cơ quan, tổ chức: Dấu được đặt bên trái chữ ký và trùm lên 1/3 phần chữ ký.
• Đóng dấu treo: Đối với các văn bản được ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục, dấu được đóng lên trang đầu và trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
• Đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai được đặt vào vị trí khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản và trùm lên một phần các tờ giấy. Mỗi dấu giáp lai có thể đóng tối đa 05 tờ văn bản.

5. Giải đáp một số thắc mắc về ký nháy

5.1. Khi nào áp dụng ký nháy?

Ký nháy thường được áp dụng trong quá trình soạn thảo và xử lý văn bản, nhằm xác định người có trách nhiệm với nội dung văn bản và đảm bảo tính toàn vẹn của nó. Ký nháy có thể được sử dụng trong các văn bản chính, bản thảo, biên bản, báo cáo, hợp đồng, và các tài liệu tương tự.

5.2. Ai có quyền ký nháy?

Thông thường, người có quyền ký nháy là người soạn thảo hoặc kiểm tra nội dung văn bản. Điều này có thể là các cán bộ, nhân viên, hoặc người đại diện cho tổ chức, cơ quan, hay cá nhân có trách nhiệm với văn bản đó. Quyền ký nháy cũng có thể được giao cho người khác theo quy định của từng tổ chức hoặc quy trình nội bộ.

5.3. Ký nháy bên trái hay bên phải

Vị trí ký nháy có thể thay đổi tùy thuộc vào quy định hoặc quy trình của từng tổ chức hoặc cơ quan. Trong một số trường hợp, ký nháy có thể được đặt bên trái chữ ký, trong khi trong các trường hợp khác, nó có thể được đặt bên phải chữ ký. Quy định về vị trí ký nháy thường được quyết định để đảm bảo tính nhất quán và đồng nhất trong các tài liệu của tổ chức hoặc cơ quan đó.