Đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp cần những giấy tờ, thủ tục nào? Có cần thông báo mẫu dấu qua mạng không? Trong bài viết này, MISA eSign sẽ giải đáp tất cả những điều bạn cần phải biết chi tiết, cụ thể nhất.
>> Xem thêm: Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu chữ ký (mẫu số 02/mtk) mới nhất 2023
1. Đăng ký mẫu dấu là gì?
Khái niệm đăng ký mẫu dấu
Đăng ký mẫu dấu là việc cơ quan, tổ chức thường hay mang chức danh nhà nước sử dụng con dấu tiến hành đăng ký mẫu dấu với cơ quan đăng ký mẫu dấu, theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ. Con dấu được coi là hợp pháp chỉ khi nó được đăng ký mẫu con dấu.
Vậy con dấu doanh nghiệp là gì?
Con dấu doanh nghiệp là một phương tiện để doanh nghiệp dùng khi đóng lên giấy tờ, tài liệu, văn bản của công ty. Con dấu DN mang ý nghĩa pháp lý và làm chứng cho giá trị pháp lý của giấy tờ, tài liệu có dấu đóng lên. Nói chung, hầu hết các hợp đồng, giao dịch của công ty phải có đóng dấu nếu không sẽ được coi là không có hiệu lực.
Điều kiện để được cấp con dấu
Trường hợp thứ nhất: Doanh nghiệp chỉ được cấp con dấu sau khi đã hoàn thành đầy đủ thủ tục thành lập công ty.
Trường hợp thứ hai: Doanh nghiệp được cấp con dấu sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp.
>>> Xem thêm về Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty mới nhất 2022
2. Đặc điểm mẫu dấu doanh nghiệp
Mẫu con dấu doanh nghiệp
Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện thường bằng hình dạng như hình tròn, đa giác…Mỗi con nghiệp có một con dấu thống nhất về hình thức, nội dung, kích thước.
Nội dung con dấu doanh nghiệp
Hai nội dung bắt buộc phải thể hiện trên mẫu dấu doanh nghiệp là mã số và tên doanh nghiệp. Ngoài ra, DN có thể bổ sung nội dung khác như thêm ngôn ngữ, hình ảnh vào hình thức thể hiện của con dấu nhưng không được vi phạm các điều cấm theo nghị định 96/2015/NĐ-CP, quy định ở dưới đây.
3. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp
Về sử dụng, quản lý, bảo quản con dấu sẽ được tuân theo điều lệ công ty nghĩa là doanh nghiệp toàn quyền quyết định con dấu công ty trừ những trường hợp DN bị hạn chế sử dụng khi Pháp luật yêu cầu. Nếu điều lệ công ty không bắt buộc sử dụng con dấu khi giao dịch, ký kết hợp đồng thì những giấy tờ đó vẫn hợp pháp dù không được đóng dấu.
Lưu ý: Những điều cấm về con dấu
Ngoài việc bảo đảm về quyền sở hữu trí tuệ, những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây không được sử dụng khi làm mẫu dấu:
- Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Hình ảnh, biểu tượng, tên quốc gia, tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội…
- Ngôn ngữ, ký hiệu, hình ảnh vi phạm lịch sử, đạo đức, văn hoá và thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
4. Thủ tục đăng ký mẫu dấu qua mạng điện tử
Bước 1: Thành lập tài khoản đăng ký doanh nghiệp
Trước hết, doanh nghiệp cần tạo tài khoản trên cổng thông tin để đăng ký doanh nghiệp quốc gia tại website dangkykinhdoanh.gov.vn.
Chức năng căn bản của trang thông tin điện tử này là:
- Giúp đăng ký doanh nghiệp qua mạng;
- Cung cấp thông tin về đăng ký doanh nghiệp và phục vụ cho việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Hỗ trợ doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức tra cứu tên, đăng ký doanh nghiệp trực tuyến;
- Công bố nội dung đăng ký của doanh nghiệp.
Tiếp đó, người dùng tiến hành đăng ký kinh doanh, gửi tệp bản công chứng (dạng scan) của người muốn lập tài khoản đến phòng đăng ký kinh doanh.
Bước 2: Lập hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng
Các bước hoàn thiện hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng gồm:
- Chọn lựa phương thức nộp hồ sơ
- Chọn hình thức đăng ký online
- Tìm doanh nghiệp, đơn vị để đăng ký thay đổi
- Chọn “Thông báo mẫu dấu”
- Chọn giấy tờ cần nộp qua mạng điện tử
- Xác nhận thông tin vừa kê khai.
Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp thì doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo sử dụng mẫu dấu trước khi sử dụng trong các trường hợp sau:
- Đăng ký sử dụng con dấu lần đầu khi thành lập doanh nghiệp;
- Doanh nghiệp muốn thay đổi về số lượng, nội dung, hình thực, màu sắc của con dấu;
- Doanh nghiệp thay đổi nội dung con dấu bao gồm tên doanh nghiệp/địa chỉ/mã số doanh nghiệp…
- Những doanh nghiệp đăng ký thành lập trước ngày 01/7/2015 nhưng có nhu cầu sử dụng con dấu theo quy định mới
- Doanh nghiệp bị mất con dấu, con dấu bị hỏng, mờ, không thể sử dụng được nữa.
Bước 3: Kê khai thông tin thông báo mẫu dấu qua mạng
Người đăng ký cần kê khai thông tin đầy đủ trong hồ sơ thông báo mẫu dấu, cụ thể:
- Nhập thông tin về mẫu dấu: Loại thông báo, ngày có hiệu lực thực thi, số lượng, ghi chú…
- Thông tin về người ký: Cần chỉ định người ký trên hồ sơ doanh nghiệp, khi đó người ký phải sử dụng chữ ký công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh trong hồ sơ doanh nghiệp;
- Thông tin chức năng của cá nhân có trách nhiệm ký lên hồ sơ tại phần “Chức danh”;
- Thông tin của người liên hệ.
Bước 4: Tải văn bản điện tử đính kèm hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng
Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
Sau khi hoàn thiện đầy đủ thông tin nêu trên, người dùng nhấn nút “Chuẩn bị”.
Nhập mã xác nhận trên màn hình;
Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ ở dưới mã xác nhận (hồ sơ ở dạng không chỉnh sửa được);
Trong trường hợp hồ sơ vẫn còn chưa đầy đủ theo quy định thì sẽ có cảnh báo đỏ hiển thị trên màn hình thì người dùng có thể tiếp tục bổ sung thông tin theo hướng dẫn.
Bước 6: Xác nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng ký số
Theo đó, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ, nhấn nút “Ký số” và thực hiện theo các bước sau:
- Cắm USB token vào ổ USB của máy tính để bàn, laptop;
- Chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”;
- Chọn nút [Xác nhận];
- Chọn nút [Ký số];
- Nhập mã PIN;
- Khi có thông báo việc ký số thành công, chọn nút [Đóng].
Bước 7: Hoàn thiện nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” khi được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và hiển thị hai bản in trên tài khoản của người nộp hồ sơ.
Bước 8: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Nếu có sai sót hoặc nhầm lẫn, người đăng ký có thể tiến hành sửa chữa bổ sung.
Sau nộp, hồ sơ sẽ được lưu lại, người dùng có thể tìm kiếm hồ sơ tại bất cứ thời điểm nào.
Trong trường hợp nhầm lẫn, sai sót, người đăng ký có thể sửa chữa, bổ sung thông tin mà không phải thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
Bước 9: Nhận kết quả
Sau khi hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp đã hoàn thiện quy trình nộp, Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận xử lý hồ sơ và gửi email thông báo nếu hồ sơ hợp lệ.
5. Những điểm mới nhất về con dấu doanh nghiệp 2022: Công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp
Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã công nhận thêm một hình thức mới về con dấu doanh nghiệp ngoài dấu hiện vật là “Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”.
Theo đó, chữ ký số được công nhận là dấu của doanh nghiệp.
Theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP
“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.”
Chữ ký số MISA eSign – Bước tiến mới trong thời đại công nghệ
Từ năm 2021, cùng với sự phát triển nhanh chóng của thông tin điện tử; nhu cầu giao dịch nhanh chóng, không giới hạn; tối giản các thủ tục hành chính ngày càng tăn, Nhà nước quy định ngoài các con dấu truyền thống thì chữ ký số cũng được quy định là con dấu chính thức, có đầy đủ giá trị pháp lý. Đây là một đổi mới hết sức tiến bộ, không những góp phần hỗ trợ doanh nghiệp rút gọn thủ tục kinh doanh mà còn thể hiện sự hội nhập vào xu hướng phát triển chung của thế giới.
Ngày 4/11/2021, Bộ Thông tin và Truyền thông (Bộ TTTT) chính thức trao giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng theo mô hình ký số từ xa (MISA eSign) cho Công ty Cổ phần MISA (MISA-CA). Theo đó MISA sẽ là đơn vị tiên phong đáp ứng các tiêu chuẩn, điều kiện để được cấp chứng nhận và lưu hành chữ ký số từ xa trên cả nước.
Theo đó, MISA eSign là chữ ký số giá rẻ có tính bảo mật tuyệt đối thông qua cơ chế xác thực 02 yếu tố (two-factor authentication) và định danh thiết bị trên điện thoại. MISA là đơn vị tiên phong cung cấp dịch vụ Chữ ký số từ xa đạt tiêu chuẩn eIDAS của châu Âu về “Định danh, xác thực điện tử và dịch vụ tin cậy”. Đây là bộ quy định hoàn chỉnh nhất về định danh số trên Thế giới hiện nay. MISA eSign đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật theo nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ và thông tư 16/2019/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Giải pháp chữ ký số MISA eSign được tin tưởng sẽ góp phần thúc đẩy nền kinh tế số trong thời gian tới. Với sứ mệnh phụng sự xã hội, trong những năm qua, MISA là một trong những đơn vị tiên phong thúc đẩy quá trình chuyển đổi số nền kinh tế thông qua cung cấp các nền tảng số xuyên suốt quá trình hoạt động của tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp tại Việt Nam. Thời gian tới, MISA tiếp tục kỳ vọng sẽ tạo nên những bước đột phá quan trọng trong việc xây dựng những dịch vụ mới, góp phần thúc đẩy nền kinh tế số Việt Nam.
Để có thể dùng thử chữ ký số MISA eSign, bạn hãy đăng ký tư vấn bằng cách ấn vào nút dưới đây và để lại thông tin nhé:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
