Mẫu dấu công ty/doanh nghiệp là yếu tố quan trọng giúp xác thực tính pháp lý của các văn bản, hợp đồng. Từ năm 2021, doanh nghiệp được toàn quyền quyết định hình thức và nội dung con dấu. Vậy mẫu dấu công ty/doanh nghiệp hiện nay có gì thay đổi so với trước? Xem ngay tại nội dung dưới đây.
1. Mẫu dấu công ty/doanh nghiệp là gì?
Mẫu dấu công ty/doanh nghiệp là hình ảnh hoặc biểu tượng con dấu được đăng ký và sử dụng chính thức bởi một doanh nghiệp tại Việt Nam để xác nhận tính pháp lý của văn bản, chứng từ.
Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự quyết định về:
- Hình thức, số lượng, nội dung và mẫu dấu.
- Con dấu có thể tồn tại dưới dạng:
- Dấu khắc (tròn, vuông, elip…),
- Hoặc dấu điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Không còn quy định bắt buộc phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh như trước đây.
- Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu do doanh nghiệp quyết định và được ghi rõ trong điều lệ công ty hoặc quy chế nội bộ.
2. Các bước tạo và sử dụng mẫu dấu công ty
Đối mới con dấu vật lý
- Bước 1: Thiết kế mẫu dấu: Doanh nghiệp tự lựa chọn (Lưu ý: Có thể sử dụng công cụ thiết kế hoặc nhờ đơn vị khắc dấu hỗ trợ.):
- Hình thức: dấu tròn, vuông, elip, logo…
- Nội dung: Tên công ty, Mã số thuế, Tỉnh/Thành phố…
- Bước 2: Khắc dấu
- Doanh nghiệp liên hệ với các cơ sở khắc dấu hợp pháp (được phép hoạt động).
- Cung cấp bản thiết kế và thông tin pháp lý của công ty (giấy đăng ký doanh nghiệp).
- Bước 3: Lập Quy chế quản lý và sử dụng con dấu. Nội dung nên có:
- Ai là người được phép sử dụng con dấu.
- Mục đích, quy trình đóng dấu.
- Trách nhiệm bảo quản.
- Quy chế này nên được Giám đốc/Kế toán trưởng phê duyệt và ban hành.
- Bước 4: Ghi nhận trong Điều lệ công ty (nếu muốn minh bạch)
- Thêm nội dung về mẫu dấu vào Điều lệ hoặc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.
- Không bắt buộc gửi lại Sở KH&ĐT, nhưng là cơ sở rõ ràng nếu có tranh chấp nội bộ.
Đối với con dấu điện tử (chữ ký số)
Nếu doanh nghiệp sử dụng dấu điện tử (chữ ký số) thì không cần khắc dấu vật lý chỉ cần mua chữ ký số từ các nhà cung cấp như: MISA eSign, Viettel-CA, VNPT-CA… theo các bước sau:
- Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép
- Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ mua chữ ký số gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản scan hoặc photo công chứng).
- CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật.
- Thông tin đăng ký:
- Email doanh nghiệp
- Số điện thoại liên hệ
- Địa chỉ nhận thiết bị (nếu dùng USB Token)
- Bước 3: Đăng ký dịch vụ và thanh toán
- Có 2 hình thức:
- Đăng ký online tại website nhà cung cấp (ví dụ: esign.misa.vn).
- Đăng ký trực tiếp qua đại lý hoặc nhân viên kinh doanh.
- Chi phí phổ biến (tham khảo): 500.000 – 1.500.000 VNĐ/năm tùy gói.
- Có 2 hình thức:
- Bước 4: Nhận thiết bị hoặc tài khoản chữ ký
- Nếu dùng USB Token: Bạn sẽ nhận được 1 thiết bị vật lý giống USB >> dùng để ký số trên máy tính.
- Nếu dùng chữ ký số từ xa: Bạn nhận email/tài khoản truy cập nền tảng ký và OTP xác thực
- Bước 5: Cài đặt và kích hoạt chữ ký số
- Với USB Token:
- Cài phần mềm driver/token (có thể từ website CA).
- Cắm USB vào máy tính và đăng nhập bằng mã PIN.
- Với chữ ký số từ xa:
- Đăng nhập vào nền tảng ký (ví dụ: esign.misa.vn).
- Xác minh OTP để bắt đầu sử dụng.
- Với USB Token:
- Bước 6: Sử dụng chữ ký số
- Ký hóa đơn điện tử.
- Nộp thuế điện tử, báo cáo tài chính, BHXH.
- Ký hợp đồng điện tử, giao dịch ngân hàng, văn bản nội bộ.
3. Cách tra cứu mẫu dấu công ty/doanh nghiệp
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không còn bắt buộc phải đăng ký và công khai mẫu dấu với Sở Kế hoạch và Đầu tư, vì vậy:
Từ năm 2021 trở đi, bạn KHÔNG thể tra cứu mẫu dấu doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp như trước nữa.
Tuy nhiên, bạn vẫn có thể tra cứu gián tiếp thông tin về con dấu doanh nghiệp qua các cách sau:
- Cách 1: Liên hệ trực tiếp doanh nghiệp để xác minh mẫu dấu.
- Cách 2: Tra cứu tại Website chính thức của doanh nghiệp hoặc Cổng công khai thông tin của Bộ, ngành chủ quản.
4. Lưu ý khi sử dụng mẫu dấu công ty hiện nay
Một số lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu dẫu công ty:
- Dấu chỉ có giá trị khi được sử dụng đúng thẩm quyền và mục đích.
- Hợp đồng, văn bản chỉ có hiệu lực pháp lý nếu được ký và đóng dấu (nếu điều lệ công ty yêu cầu).
- Dấu điện tử (chữ ký số) có thể thay thế hoàn toàn dấu khắc truyền thống trong giao dịch điện tử, hóa đơn, hợp đồng.
- Việc sử dụng con dấu vẫn nên được quy định rõ trong Điều lệ hoặc Quy chế quản trị để tránh tranh chấp nội bộ.
Hy vọng, những thông tin trên đã giúp bạn nắm rõ các quy định mới nhất của mẫu dẫu công ty/doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý của các giao dịch. Nếu có bất cứ thắc mắc nào khác hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp chi tiết.
Chữ ký số MISA eSign – Bước tiến mới trong thời đại công nghệ
Từ năm 2021, cùng với sự phát triển nhanh chóng của thông tin điện tử; nhu cầu giao dịch nhanh chóng, không giới hạn; tối giản các thủ tục hành chính ngày càng tăn, Nhà nước quy định ngoài các con dấu truyền thống thì chữ ký số cũng được quy định là con dấu chính thức, có đầy đủ giá trị pháp lý. Đây là một đổi mới hết sức tiến bộ, không những góp phần hỗ trợ doanh nghiệp rút gọn thủ tục kinh doanh mà còn thể hiện sự hội nhập vào xu hướng phát triển chung của thế giới.
Ngày 4/11/2021, Bộ Thông tin và Truyền thông (Bộ TTTT) chính thức trao giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng theo mô hình ký số từ xa (MISA eSign) cho Công ty Cổ phần MISA (MISA-CA). Theo đó MISA sẽ là đơn vị tiên phong đáp ứng các tiêu chuẩn, điều kiện để được cấp chứng nhận và lưu hành chữ ký số từ xa trên cả nước.
Theo đó, MISA eSign là chữ ký số giá rẻ có tính bảo mật tuyệt đối thông qua cơ chế xác thực 02 yếu tố (two-factor authentication) và định danh thiết bị trên điện thoại. MISA là đơn vị tiên phong cung cấp dịch vụ Chữ ký số từ xa đạt tiêu chuẩn eIDAS của châu Âu về “Định danh, xác thực điện tử và dịch vụ tin cậy”. Đây là bộ quy định hoàn chỉnh nhất về định danh số trên Thế giới hiện nay. MISA eSign đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật theo nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ và thông tư 16/2019/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Giải pháp chữ ký số MISA eSign được tin tưởng sẽ góp phần thúc đẩy nền kinh tế số trong thời gian tới. Với sứ mệnh phụng sự xã hội, trong những năm qua, MISA là một trong những đơn vị tiên phong thúc đẩy quá trình chuyển đổi số nền kinh tế thông qua cung cấp các nền tảng số xuyên suốt quá trình hoạt động của tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp tại Việt Nam. Thời gian tới, MISA tiếp tục kỳ vọng sẽ tạo nên những bước đột phá quan trọng trong việc xây dựng những dịch vụ mới, góp phần thúc đẩy nền kinh tế số Việt Nam.
Để có thể dùng thử chữ ký số MISA eSign, bạn hãy đăng ký tư vấn bằng cách ấn vào nút dưới đây và để lại thông tin nhé:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
