Tài khoản chữ ký số bị khóa phải làm sao? Hướng dẫn xử lý chi tiết

08/09/2025

2401

Chữ ký số bị khóa là một trong những lý do khiến doanh nghiệp không thể thực hiện các giao dịch điện tử. Vậy khi tài khoản chữ ký số bị khóa phải làm sao? Hãy cùng MISA eSign tìm hiểu câu trả lời ở bài viết dưới đây.

Mục lục Hiện

1. Các nguyên nhân khiến chữ ký số bị khóa

Dưới đây là một số nguyên nhân thường gặp dẫn đến việc chữ ký số bị khóa:

1.1. Người dùng nhập sai mật khẩu quá nhiều lần

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến việc chữ ký số bị khóa là do người dùng nhập sai mã PIN vượt quá số lần cho phép. Phần lớn trường hợp này xuất phát từ việc người dùng quên mã PIN hoặc nhầm lẫn giữa các mã PIN của các thiết bị/ứng dụng chữ ký số khác nhau. Khi vượt quá số lần nhập sai quy định, hệ thống sẽ tự động thực hiện khóa chữ ký số nhằm đảm bảo an toàn bảo mật.
Do vậy, để tránh gặp phải tình trạng này, người dùng cần ghi nhớ và bảo quản mã PIN cẩn thận hoặc sử dụng các phương thức hỗ trợ quản lý mã an toàn.

1.2. Quên không gia hạn khi chữ ký số hết hạn

Lý do thứ 2 đó là do chữ ký số đã hết hạn sử dụng nhưng người dùng chưa gia hạn mới. Mỗi chữ ký số có một thời hạn sử dụng nhất định, tùy thuộc vào gói mà doanh nghiệp đăng ký với đơn vị cung cấp, có thể từ 1 năm cho tới 10 năm. Chính vì có thời hạn sử dụng lâu nên người sử dụng thường không để ý khi nào chữ ký số sắp hết hạn, không chủ động cập nhật tình trạng của chữ ký số khiến cho chữ ký số bị khóa bất ngờ, gây gián đoạn và ảnh hưởng tới công việc.

1.3. Chữ ký số bị thu hồi

Chữ ký số bị khóa do bị thu hồi xảy ra trong các trường hợp sau:

Chữ ký số cấp cho đối tượng không có tư cách pháp nhân: Khi tổ chức hoặc cá nhân sử dụng chữ ký số không đáp ứng hoặc mất điều kiện về tư cách pháp nhân theo quy định pháp luật, chữ ký số sẽ bị thu hồi và khóa.
Người dùng có hành vi vi phạm pháp luật: Nếu phát hiện người dùng sử dụng chữ ký số để thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật, cơ quan chức năng có quyền thu hồi và khóa chứng thư số theo quy định.
Người dùng không còn hoạt động: Trong trường hợp người được cấp chữ ký số đã chấm dứt hoạt động kinh doanh, giải thể, phá sản hoặc cá nhân không còn sử dụng chữ ký số, nhà cung cấp dịch vụ chứng thực sẽ tiến hành thu hồi và khóa chứng thư số tương ứng.

Việc thu hồi và khóa chữ ký số là biện pháp pháp lý nhằm đảm bảo tính hợp pháp, an toàn và minh bạch trong sử dụng chứng thư số theo quy định của pháp luật hiện hành.

Vậy làm thế nào để khắc phục tình trạng này? Hãy theo dõi chi tiết phần nội dung phía dưới

2. Cách khắc phục tình trạng chữ ký số bị khóa

Tùy vào mỗi nguyên nhân mà có cách khắc phục cho mỗi trường hợp chữ ký số bị khóa khác nhau. Cụ thể:

✅ Đối với lỗi người dùng nhập sai mật khẩu nhiều lần

Người dùng có thể liên hệ với đơn vị cung cấp chữ ký số hoặc đại lý mà mình mua chữ ký số để được hỗ trợ mở khóa và cấp lại mật khẩu mới hoặc có thể tự thao tác để lấy lại mã PIN mới.

Dưới đây là chi tiết hướng dẫn cách xử lý khi không nhớ mã PIN cũ, nhập sai, nhập nhiều lần dẫn đến bị khóa trên phần mềm chữ ký số MISA eSign:

Bước 1: Mở MISA – CA Token Manager trên máy tính

MISA – CA Token Manager là công cụ hỗ trợ ký của chữ ký số MISA eSign USB Token.

Người dùng thực hiện mở công cụ này lên, cụ thể như sau:

- Ở góc phải màn hình, kích đúp vào biểu tượng MISA – CA Token Manager

- Hiển thị màn hình MISA – CA Token Manager, nhấn chọn tab Bảo mật > Chọn Quên mã PIN

Bước 2: Thực hiện thay đổi mã PIN

- Trên màn hình công cụ thông báo về việc gửi yêu cầu lấy lại mã PIN, nhấn Có

- Hệ thống sẽ gửi mã OTP xác nhận về số điện thoại đã đăng ký. Người dùng nhập mã xác nhận để gửi yêu cầu đổi mã PIN.

- Sau khi xác nhận thành công, người dùng có thể thực hiện đổi lại mã PIN mới
- Nhấn Xác nhận để hoàn thành

Như vậy, anh/chị đã tạo mã PIN mới thành công. Ngay sau đó, anh/chị ghi nhớ mã PIN mới nhất để sử dụng trong quá trình ký số của mình.

✅ Đối với lỗi Chữ ký số hết hạn sử dụng

Để khắc phục tình trạng này, người dùng cần tiến hành gia hạn hoặc xóa chữ ký số nếu có nhu cầu chuyển sang sử dụng chữ ký số của một nhà cung cấp khác. Tuy nhiên, để tránh rơi vào tình trạng bị khóa chữ ký số do hết hạn. Người dùng cần cập nhật tình trạng hạn sử dụng của chữ ký số định kỳ để kiểm tra xem khi nào thì cần gia hạn chữ ký số.

>> Xem thêm: Cách kiểm tra và xóa chữ ký số hết hạn để tránh rủi ro cho doanh nghiệp

✅ Đối với lỗi Chữ ký số bị thu hồi

Khi chữ ký số bị khóa do bị thu hồi, người dùng bắt buộc phải liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số để được hỗ trợ cấp lại chữ ký số mới theo quy định.

Trường hợp người dùng có nhu cầu tiếp tục sử dụng dịch vụ chữ ký số từ nhà cung cấp hiện tại, cần thực hiện các thủ tục cấp lại trực tiếp với đơn vị này.
Nếu người dùng muốn chuyển sang sử dụng chữ ký số của nhà cung cấp khác, cần chủ động liên hệ với tổ chức cung cấp dịch vụ mới để được tư vấn, hỗ trợ cấp phát chứng thư số phù hợp yêu cầu sử dụng.

Lưu ý: Việc cấp lại hoặc chuyển đổi nhà cung cấp chữ ký số đều phải thực hiện đúng trình tự, thủ tục do pháp luật và từng nhà cung cấp dịch vụ quy định để bảo đảm an toàn, hợp pháp cho việc sử dụng chữ ký số.

3. Lưu ý khi sử dụng tránh trường hợp chữ ký số bị khóa

Để hạn chế tối đa nguy cơ chữ ký số bị khóa trong quá trình sử dụng, người dùng nên tuân thủ các lưu ý quan trọng sau:

Quản lý mật khẩu chữ ký số: Người dùng cần ghi nhớ mật khẩu chữ ký số một cách cẩn thận. Nếu phải sử dụng đồng thời nhiều chữ ký số, nên đánh dấu rõ ràng và lưu trữ mật khẩu theo phương pháp an toàn, tránh ghi chép lộn xộn gây nhầm lẫn. Đồng thời, cần thực hiện thay đổi mật khẩu định kỳ (mỗi 3 tháng hoặc 6 tháng/lần), đặc biệt khi có dấu hiệu nghi ngờ lộ, mất an toàn mã PIN.
Thường xuyên cập nhật phần mềm chữ ký số: Luôn cập nhật phần mềm điều khiển (driver), phần mềm hỗ trợ chữ ký số lên phiên bản mới nhất do nhà cung cấp phát hành để đảm bảo tương thích và bảo mật.
Bảo quản thiết bị USB Token an toàn: Lưu trữ thiết bị chữ ký số USB Token ở nơi an toàn, tránh va đập vật lý, tuyệt đối không để thiết bị tiếp xúc với nước, nơi ẩm mốc hoặc nơi có nhiệt độ cao và không cắm USB Token cố định liên tục trên thiết bị máy tính khi không sử dụng; tránh nguy cơ chập điện, hư hỏng hoặc mất mát dữ liệu.

Có thể thấy, dù trong trường hợp chữ ký số bị khóa như thế nào, thì người dùng vẫn cần liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ xử lý tình huống nhanh chóng, kịp thời. Lúc này, nhà cung cấp chữ ký số đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc giải quyết vấn đề cho khách hàng.

MISA là doanh nghiệp có trên 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm, không chỉ cung cấp các giải pháp phần mềm tiên tiến mà còn xây dựng quy trình hỗ trợ, xử lý sự cố chuyên nghiệp và kịp thời, đảm bảo mọi vướng mắc, lỗi kỹ thuật của khách hàng đều được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả.

Ngoài ra, chữ ký số MISA eSign còn được hàng ngàn doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn sử dụng bởi:

Kết nối với nhiều phần mềm hỗ trợ kê khai như: Kê khai thuế, BHXH, hải quan điện tử, dịch vụ công,… giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến qua mạng mà không cần phải tới các cơ quan nhà nước để làm việc như trước đây. Các thao tác ký số được thực hiện hoàn toàn trên máy tính, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa thời gian và công sức xử lý hồ sơ, giấy tờ, văn bản.
Tích hợp với các phần mềm khác của MISA như hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán,… tạo nên một hệ sinh thái khép kín, tập trung và đồng bộ xuyên suốt quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Công nghệ vượt trội, an toàn tuyệt đối, chất lượng đạt chuẩn quốc tế: Chữ ký số MISA eSign đã vượt qua được những vòng kiểm định khắt khe của Trung tâm chứng thực điện tử quốc gia nhờ công nghệ ký số áp dụng theo tiêu chuẩn Châu Âu eIDAS về bảo mật, quản lý con người theo tiêu chuẩn ISO 27000, trở thành chữ ký số đi đầu trong xu hướng sử dụng công nghệ mới.