Kiến thức Tờ khai hải quan điện tử là gì? Hướng dẫn tra cứu

Tờ khai hải quan điện tử là gì? Hướng dẫn tra cứu

2
Tờ khai hải quan điện tử

Tờ khai hải quan điện tử là giải pháp hiện đại, giúp doanh nghiệp thực hiện khai báo xuất nhập khẩu nhanh chóng, thuận tiện. Với tờ khai hải quan điện tử, quy trình quản lý hàng hóa trở nên minh bạch, tiết kiệm thời gian và chi phí. Hãy cùng MISA eSign tìm hiểu chi tiết về lợi ích và cách tra cứu tờ khai hải quan điện tử trong bài viết dưới đây.

Tờ khai hải quan điện tử

Mục lục Hiện

1. Tờ khai hải quan điện tử là gì?

Tờ khai hải quan điện tử (Electronic Customs Declaration) là thông tin kê khai hải quan về hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu được thực hiện, lưu trữ và xử lý bằng phương tiện điện tử thông qua hệ thống phần mềm của cơ quan hải quan. Cụ thể:

  • Người khai hải quan sử dụng hệ thống điện tử để kê khai, nộp, sửa đổi hoặc bổ sung thông tin về lô hàng.
  • Quá trình đăng ký, tiếp nhận, kiểm tra và thông quan đều được thực hiện tự động hoặc bán tự động trên hệ thống.
  • Tờ khai này có giá trị pháp lý như tờ khai giấy truyền thống, phục vụ kiểm tra, giám sát, quản lý của cơ quan nhà nước.

Theo quy định tại khoản 2 điều 25 Luật Hải quan 2014 quy định:

2. Tờ khai hải quan có giá trị làm thủ tục hải quan trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký.

Theo quy định, tờ khai hải quan có giá trị làm thủ tục hải quan trong vòng 15 ngày kể từ ngày đăng ký.

Tờ khai hải quan được sử dụng nhằm mục đích:

  • Được sử dụng nhằm thay thế việc khai báo trên giấy, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về hải quan, rút ngắn thời gian thông quan hàng hóa, minh bạch hóa và hiện đại hóa quy trình thủ tục hải quan.
  • Tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp và cá nhân thực hiện khai báo, trao đổi thông tin nhanh chóng với cơ quan hải quan thông qua hệ thống điện tử.
Có thể bạn quan tâm?

2. Mẫu tờ khai hải quan điện tử mới nhất hiện nay

Tờ khai hải quan hiện hành gồm 02 mẫu, áp dụng cho từng trường hợp:

  • Mẫu HQ/2015/XK: dành cho khai báo hàng hóa xuất khẩu.
  • Mẫu HQ/2015/NK: dành cho khai báo hàng hóa nhập khẩu.

Mỗi mẫu được sử dụng tương ứng với từng loại hình xuất khẩu hoặc nhập khẩu, bảo đảm đúng quy định và phục vụ yêu cầu quản lý của cơ quan hải quan.

✅ Mẫu HQ/2015/XK dành cho khai báo hàng hóa xuất khẩu ban hành kèm theo Thông tư 38/2015/TT-BTC

➤ Tải mẫu tờ khai hải quan xuất khẩu TẠI ĐÂY

tờ khai hải quan xuất khẩu

✅ Mẫu HQ/2015/NK dành cho khai báo hàng hóa nhập khẩu ban hành kèm theo Thông tư 38/2015/TT-BTC

➤ Tải mẫu tờ khai hải quan nhập khẩu TẠI ĐÂY

tờ khai hải quan nhập khẩu

Căn cứ theo hướng dẫn tại phụ lục IV ban hành kèm theo TT 38/2015/TT-BTC hướng dẫn cách điền tờ khai hải quan như sau:

  • Cách ghi tờ khai hải quan xuất khẩu
Số TT Chỉ tiêu thông tin Nội dung kê khai trên tờ khai
Thông tin chung
1 Góc trên bên trái Tờ khai Tên Chi cục Hải quan đăng ký, cửa khẩu xuất.
2 Phần giữa Tờ khai Số tờ khai, ngày đăng ký, số lượng phụ lục.
3 Góc trên bên phải Tờ khai Họ tên và dấu công chức hải quan tiếp nhận.
Nội dung kê khai của người khai hải quan
1 Người xuất khẩu Tên, địa chỉ, mã số thuế, liên lạc thương nhân xuất khẩu.
2 Người nhập khẩu Tên, địa chỉ, liên lạc thương nhân nhập khẩu.
3 Người ủy thác/Người được ủy quyền Tên, địa chỉ, liên lạc, mã số thuế của thương nhân/ủy quyền.
4 Đại lý hải quan Tên, địa chỉ Đại lý và hợp đồng đại lý hải quan.
5 Loại hình Ghi rõ loại hình xuất khẩu.
6 Giấy phép Số, ngày, tháng, năm, thời hạn giấy phép (nếu có).
7 Hợp đồng Số, ngày, tháng, năm ký, thời hạn hợp đồng (nếu có).
8 Hóa đơn thương mại Số, ngày, tháng, năm hóa đơn.
9 Cửa khẩu xuất hàng Cảng, địa điểm hàng hóa lên phương tiện để xuất.
10 Nước nhập khẩu Tên nước/vùng lãnh thổ đích đến cuối cùng của hàng hóa.
11 Điều kiện giao hàng Ghi điều kiện giao hàng trong hợp đồng/thỏa thuận.
12 Phương thức thanh toán Phương thức thanh toán theo hợp đồng (L/C, D/P, TTR, v.v.).
13 Đồng tiền thanh toán Mã loại tiền sử dụng, theo chuẩn ISO hoặc hợp đồng.
14 Tỷ giá tính thuế Ghi tỷ giá so với VND theo quy định.
15 Mô tả hàng hóa Ghi tên, đặc điểm, mã, ký hiệu từng mặt hàng; nhiều hàng kê khai chi tiết.
16 Mã số hàng hóa Ghi mã số theo Biểu thuế xuất khẩu, nhập khẩu.
17 Xuất xứ Nước/vùng lãnh thổ xuất xứ từng mặt hàng.
18 Lượng hàng Ghi số lượng, khối lượng từng mặt hàng.
19 Đơn vị tính Đơn vị tính cho từng mặt hàng (đồng nhất với hóa đơn, hợp đồng).
20 Đơn giá nguyên tệ Đơn giá, loại tiền, phương thức xác định cho từng mặt hàng.
21 Tiền thuế xuất khẩu Số tiền thuế xuất khẩu của từng mặt hàng.
22 Thuế suất/thuế Thuế suất và số tiền thuế xuất khẩu, xuất trình phụ lục nếu có nhiều mặt hàng.
23 Thu khác Các khoản thu khác ngoài thuế xuất khẩu (nếu có).
24 Số container/địa điểm lưu giữ Số lượng, loại container, số seal, địa điểm lưu giữ tại cửa khẩu nếu có.
25 Số lượng kiện hàng Tổng số kiện hoặc bao gói thực tế xuất khẩu.
26 Ghi chú khác Thông tin khác liên quan lô hàng/vận tải/xử lý/cam kết…
27 Chữ ký, đóng dấu Người khai hải quan ký, đóng dấu, chịu trách nhiệm nội dung kê khai.
  • Cách ghi tờ khai hải quan nhập khẩu
Số TT Chỉ tiêu thông tin Nội dung kê khai trên tờ khai
1 Góc trên bên trái Tờ khai Tên Chi cục Hải quan đăng ký, cửa khẩu nhập.
2 Phần giữa Tờ khai Số tờ khai, ngày đăng ký, số lượng phụ lục.
3 Góc trên bên phải Tờ khai Họ tên, dấu công chức hải quan tiếp nhận.
Phần dành cho người khai hải quan kê khai và tính thuế
1 Người nhập khẩu Tên, địa chỉ, mã số thuế, liên lạc thương nhân nhập khẩu.
2 Người xuất khẩu Tên, địa chỉ, liên lạc thương nhân xuất khẩu.
3 Người ủy thác/Người được ủy quyền Tên, địa chỉ, liên lạc, mã số thuế của thương nhân/ủy quyền.
4 Đại lý hải quan Tên, địa chỉ Đại lý, hợp đồng đại lý hải quan.
5 Loại hình Ghi rõ loại hình nhập khẩu.
6 Giấy phép Số, ngày, tháng, năm, thời hạn giấy phép (nếu có).
7 Hợp đồng Số, ngày, tháng, năm ký, thời hạn hợp đồng (nếu có).
8 Hóa đơn thương mại Số, ngày, tháng, năm hóa đơn.
9 Cảng dỡ hàng Tên cảng, địa điểm dỡ hàng hóa nhập vào.
10 Nước xuất khẩu Tên nước/vùng lãnh thổ xuất hàng.
11 Điều kiện giao hàng Điều kiện giao hàng trong hợp đồng/thỏa thuận.
12 Phương thức thanh toán Phương thức thanh toán theo hợp đồng (L/C, D/P, v.v.).
13 Đồng tiền thanh toán Mã đồng tiền, theo chuẩn ISO hoặc hợp đồng.
14 Tỷ giá tính thuế Ghi tỷ giá với VND theo quy định.
15 Mô tả hàng hóa Tên, đặc điểm, mã hiệu, ký mã hiệu từng mặt hàng.
16 Mã số hàng hóa Mã số theo Biểu thuế nhập khẩu, Bộ Tài chính ban hành.
17 Tỷ giá tính thuế Tỷ giá tiền ngoại tệ/VND, theo quy định thuế.
18 Mô tả hàng hóa Tên, đặc điểm, cách phân biệt mặt hàng; nhiều hàng khai chi tiết hoặc phụ lục.
19 Mã số hàng hóa Mã số phân loại theo Danh mục hoặc Biểu thuế nhập khẩu.
20 Xuất xứ Tên nước/vùng lãnh thổ xuất xứ; khai theo chứng từ hoặc mã ISO quy định.
21 Chế độ ưu đãi Ghi mã C/O theo các Hiệp định thương mại ưu đãi (nếu có).
22 Lượng hàng Số lượng, khối lượng hàng nhập cho từng mặt hàng.
23 Đơn vị tính Đơn vị đo cho từng mặt hàng, đúng quy chuẩn hóa đơn/chứng từ.
24 Đơn giá nguyên tệ Đơn giá hàng hóa (theo hợp đồng/chứng từ), loại tiền thanh toán, điều kiện giao hàng, hình thức thanh toán.
25 Trị giá nguyên tệ Trị giá từng mặt hàng, loại tiền, tổng trị giá theo đơn giá và số lượng thực tế nhập khẩu.
26 Thuế xuất khẩu Số tiền thuế xuất khẩu từng mặt hàng, ghi theo biểu thuế và quy định hiện hành.
27 Thuế tiêu thụ đặc biệt Số tiền thuế tiêu thụ đặc biệt, ghi rõ từng loại, không khai số đã nộp trước.
28 Thuế bảo vệ môi trường Số lượng chịu thuế BVMT, mức thuế và số tiền thuế
29 Thuế GTGT Số tiền thuế giá trị gia tăng từng mặt hàng, tính theo quy định, kê khai phụ lục nếu nhiều.
30 Tổng giá trị tính thuế Giá trị tính thuế GTGT: tính theo trị giá tính thuế cộng thuế xuất khẩu/khác (nếu có), ghi tổng.
31 Số container Lượng hàng, số hiệu container
32 Chứng từ đi kèm Liệt kê các chứng từ đi kèm của tờ khai hàng hoá nhập khẩu.
33 Ghi chú khác Người khai hải quan ghi ngày/ tháng/ năm khai báo, ký xác nhận, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu trên tờ khai.

Việc sử dụng giải pháp chữ ký số như phần mềm chữ ký số MISA eSign trong ký tờ khai hải quan điện tử vừa đáp ứng yêu cầu pháp lý về xác thực vừa đảm bảo tính toàn vẹn, xác minh nguồn gốc thông tin do người khai hải quan cung cấp trong môi trường điện tử. Thông qua MISA eSign, doanh nghiệp dễ dàng thực hiện ký số trực tuyến các tờ khai hải quan điện tử theo quy định của pháp luật, giúp quá trình kê khai và thông quan diễn ra an toàn, hợp lệ.

→ TÌM HIỂU THÊM VỀ PHẦN MỀM CHỮ KÝ SỐ MISA ESIGN ←

3. Hướng dẫn tra cứu tờ khai hải quan điện tử

Tổ chức, cá nhân có nhu cầu tra cứu tờ khai hải quan điện tử phải thực hiện đầy đủ, chính xác các thủ tục và thao tác theo quy định của cơ quan Hải quan. Việc tra cứu được thực hiện trên cơ sở thông tin do doanh nghiệp cung cấp và các hệ thống trực tuyến chính thức.

3.1. Tra cứu tờ khai hải quan đường biển trên Cổng thông tin điện tử Tổng cục Hải quan

tra cứu tờ khai hải quan điện tử

  • Bước 2: Tại giao diện tra cứu, nhập đầy đủ các thông tin cần thiết, bao gồm:
    • Số tờ khai
    • Mã số thuế doanh nghiệp
    • Số căn cước công dân đã đăng ký với Tổng cục Hải quan (thường là của người đại diện pháp luật)
    • Mã xác thực (Captcha).
  • Bước 3: Nhấn “Lấy thông tin”. Hệ thống sẽ trả về thông tin và tình trạng tờ khai tương ứng.

Sau khi nhập đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết, hệ thống sẽ trả về các kết quả liên quan đến:

    • Tình trạng tờ khai: Đã thông quan, đang chờ thông quan, bị kiểm hóa…
    • Ngày, giờ tiếp nhận tờ khai: Thời điểm hệ thống ghi nhận việc tiếp nhận tờ khai.
    • Tình trạng nộp thuế và các khoản phí liên quan: Thông tin về nghĩa vụ tài chính đã hoàn thành hay chưa.
    • Số kiện hàng, lịch trình vận chuyển: Thông tin về số lượng, trạng thái và thời gian vận chuyển của lô hàng.

3.2. Tra cứu tờ khai hải quan đường hàng không

Để tra cứu lô hàng vận chuyển bằng đường hàng không, doanh nghiệp có thể tra cứu thông qua hệ thống theo dõi vận đơn do các hãng vận chuyển hoặc các hãng hàng không lớn cung cấp. Cụ thể:

  • Doanh nghiệp tiến hành tra cứu tại trang web tra cứu lô hàng của hãng vận chuyển (ví dụ: DHL, UPS, FedEx).
  • Nhập mã vận đơn tại ô tìm kiếm và nhấn Enter.
  • Kết quả trả về gồm thông tin về tờ khai hải quan và trạng thái vận chuyển.
    • Tình trạng vận chuyển & cập nhật vị trí lô hàng:

Hệ thống tracking cung cấp thông tin chi tiết về vị trí hiện tại, trạng thái vận chuyển (đang nhận/hàng đã lên máy bay/hàng đến sân bay đích/đang giao…), giúp giám sát toàn trình.

    • Khai báo hải quan (nếu có tích hợp):

Một số hệ thống tracking hỗ trợ hiển thị dữ liệu khai báo hải quan như thông báo hàng đã làm thủ tục xuất nhập khẩu, tình trạng thông quan.

    • Dự kiến thời gian giao hàng:

Thông tin ngày và giờ dự kiến giao hàng được cập nhật liên tục dựa trên trạng thái thực tế của lô hàng.

Lưu ý khi tra cứu tờ khai hải quan:
– Thông tin nhập vào hệ thống phải đầy đủ, chính xác.
– Số CMND/CCCD phải thuộc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
– Cần nhập chính xác mã xác thực (Captcha) để tránh thao tác lại.
– Khi phát hiện sai sót về thông tin tờ khai, phải kịp thời thông báo cho cơ quan hải quan để xử lý theo quy định.

Việc tra cứu tờ khai hải quan điện tử được tổ chức, thực hiện dễ dàng, nhanh chóng, góp phần bảo đảm hiệu quả quản lý và thuận tiện cho doanh nghiệp trong các hoạt động xuất nhập khẩu.

Tờ khai hải quan điện tử không chỉ đơn giản hóa thủ tục xuất nhập khẩu mà còn tối ưu công tác quản lý, giám sát dòng hàng hóa quốc tế. Việc áp dụng tờ khai hải quan điện tử giúp doanh nghiệp chủ động, minh bạch và hiệu quả hơn trong mọi quy trình liên quan. Để đảm bảo quyền lợi và tuân thủ quy định, doanh nghiệp cần cập nhật và sử dụng đúng các chức năng tra cứu tờ khai hải quan điện tử theo hướng dẫn của cơ quan Hải quan.

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng ưu tiên thủ tục hải quan điện tử để tăng tốc thông quan, việc sử dụng chữ ký số trở thành yếu tố không thể thiếu nhằm xác thực hồ sơ hợp pháp, minh bạch và an toàn. Đáp ứng nhu cầu này, MISA eSign nổi bật là giải pháp chữ ký số từ xa uy tín, bảo mật tuyệt đối, đã được Bộ TT&TT cấp phép, đạt chuẩn eIDAS châu Âu và tích hợp đầy đủ các tính năng nghiệp vụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện mọi giao dịch điện tử một cách thuận tiện, tiết kiệm chi phí và tối ưu hiệu suất.

Chữ ký số từ xa MISA eSign:

  • Bảo mật thông tin, an toàn tuyệt đối:
    • Được bộ TT&TT cấp phép, đạt tiêu chuẩn Châu Âu eIDAS
    • Đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật theo nghị định 130/2018/NĐ-CP và thông tư 16/2019/TT-BTTTT của Bộ TT&TT.
  • Đầy đủ nghiệp vụ giao dịch điện tử: Xuất hóa đơn điện tử, kê khai/nộp thuế điện tử, BHXH, ký hợp đồng điện tử…
  • Tối ưu năng suất, tiết kiệm chi phí vì MISA eSign tích hợp sẵn trong phần mềm hóa đơn điện tử, Thuế điện tử, BHXH, kế toán, bán hàng, nhân sự…
  • Thủ tục đăng ký đơn giản; Phần mềm dễ dàng sử dụng; hỗ trợ nhanh chóng.

ký số hải quan điện tử

Nếu có nhu cầu sử dụng phần mềm chữ ký số từ xa MISA eSign, quý doanh nghiệp hãy đăng ký nhận báo giá và tư vấn miễn phí tại đây:


Bài viết liên quanCùng tác giả