[Giải đáp] Hộ kinh doanh có cần chữ ký số không?

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, rất nhiều chủ hộ băn khoăn Hộ kinh doanh có cần chữ ký số không? Hãy cùng MISA eSign đọc bài viết dưới đây để tìm câu trả lời, giúp hộ kinh doanh yên tâm làm chủ mọi giao dịch, phát triển bền vững trong môi trường số hóa.

1. Hộ kinh doanh có cần chữ ký số không?

Không bắt buộc tất cả các hộ kinh doanh phải sử dụng chữ ký số. Căn cứ theo quy định tại điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định:

2. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
a) Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
b) Không bắt buộc có chữ ký số…

Trường hợp hộ kinh doanh cần chữ ký số

Các trường hợp hộ kinh doanh cần có chữ ký số bao gồm:

• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai

Nếu hộ kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai thuế (quy mô lớn, doanh thu cao hoặc tự nguyện chuyển đổi), cần có chữ ký số để nộp các loại tờ khai thuế định kỳ qua mạng.

• Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử (bắt buộc hoặc tự nguyện)

Dù là theo diện bắt buộc hay tự nguyện chuyển sang dùng hóa đơn điện tử, chữ ký số là điều kiện không thể thiếu để phát hành hóa đơn hợp lệ và tuân thủ quy định pháp luật.

• Hộ kinh doanh kê khai BHXH điện tử cho lao động

Nếu hộ kinh doanh có thuê lao động và thực hiện kê khai, nộp bảo hiểm xã hội trên cổng điện tử BHXH Việt Nam, chữ ký số là công cụ xác thực dữ liệu bắt buộc.

• Hộ kinh doanh thực hiện khai báo hải quan điện tử (hoạt động xuất nhập khẩu)

Trong trường hợp có hoạt động xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan điện tử đòi hỏi phải sử dụng chữ ký số để khai báo nhanh chóng, chính xác.

Chữ ký số MISA eSign có giá trị pháp lý như chữ ký tay của chủ hộ kinh doanh khi giao dịch điện tử: Xuất hóa đơn; Ký hợp đồng; Kê khai thuế điện tử…

Trường hợp hộ kinh doanh không cần chữ ký số

Đối với hộ kinh doanh nhỏ lẻ, không phát sinh giao dịch điện tử sẽ không bắt buộc chữ ký số, cụ thể hộ kinh doanh trong các trường hợp sau sẽ không cần chữ ký số:

• Nộp thuế trực tiếp bằng giấy
• Không sử dụng hóa đơn điện tử
• Không kê khai/nộp BHXH, khai báo hải quan, giao dịch điện tử
• Chỉ giao dịch, ký hợp đồng, chứng từ bằng văn bản giấy.

2. Lý do hộ kinh doanh nên sử dụng chữ ký số

Chữ ký số không chỉ giúp hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo tính pháp lý, bảo mật cho mọi giao dịch, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số, cụ thể:

• Tiết kiệm thời gian, chi phí

• • Khai, nộp thuế online, giảm thiểu giấy tờ: Không cần ra cơ quan thuế, thao tác mọi thủ tục qua mạng chỉ với vài phút, dễ dàng tra cứu và lưu trữ.
  • Rút ngắn quy trình: Không tốn chi phí in ấn, chuyển phát, các giao dịch được thực hiện nhanh chóng trên môi trường điện tử.
  • Giảm chi phí đi lại & quản lý hồ sơ: Xử lý hồ sơ, giấy tờ, hợp đồng, thủ tục với các cơ quan quản lý không cần di chuyển nhiều, giảm thiểu rủi ro thất lạc.

• Đảm bảo tính pháp lý & bảo mật

• • Giá trị pháp lý: Chữ ký số được pháp luật Việt Nam công nhận tương đương chữ ký tay và con dấu của doanh nghiệp/hộ kinh doanh.
  • Bảo mật, chống giả mạo: Xác thực danh tính khi ký số, dữ liệu được mã hóa, đảm bảo an toàn thông tin, giảm thiểu nguy cơ làm giả/chỉnh sửa chứng từ.
  • Đáp ứng quy định pháp luật: Bắt buộc sử dụng chữ ký số để nộp thuế, kê khai bảo hiểm xã hội, phát hành hóa đơn điện tử,…

• Nâng cao hiệu quả quản lý

• • Tự động hóa quy trình: Quản lý, lưu trữ các chứng từ, hóa đơn, tờ khai nhanh, dễ dàng kiểm soát, không cần lưu trữ giấy tờ phức tạp.
  • Tra cứu, truy xuất dễ dàng: Dữ liệu điện tử đồng bộ, tra cứu bất cứ lúc nào, tránh sai sót thủ công khi nhập liệu, in ấn.
  • Hỗ trợ kiểm toán, kiểm tra: Hồ sơ, hóa đơn luôn sẵn sàng cung cấp khi cơ quan quản lý yêu cầu.

• Chuyên nghiệp hóa hoạt động kinh doanh

• • Tăng độ tin cậy với khách hàng/đối tác: Giao dịch, thanh toán, ký hợp đồng online thuận tiện, thể hiện sự hiện đại và chuyên nghiệp.
  • Nâng cao năng lực cạnh tranh: Dễ dàng hội nhập, tham gia các giao dịch số, đáp ứng yêu cầu đối tác lớn, mở rộng thị trường.
  • Sẵn sàng cho chuyển đổi số: Bắt kịp xu hướng kinh doanh hiện đại, hạn chế rủi ro bị xử phạt, tụt hậu so với đối thủ.

3. Cách đăng ký chữ ký số cho hộ kinh doanh cá thể

Để sử dụng chữ ký số cho hộ kinh doanh, cần thực hiện theo các bước dưới đây:

✅ Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín

Việc lựa chọn đúng nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số là tiền đề quan trọng để đảm bảo an toàn pháp lý và chất lượng dịch vụ. Hộ kinh doanh nên ưu tiên các tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng (CA) đã được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép, có uy tín trên thị trường. Ngoài ra, các hộ kinh doanh đừng quên so sánh kỹ các gói dịch vụ, mức phí, chế độ hậu mãi cũng như đánh giá thực tế từ cộng đồng để đưa ra quyết định tối ưu nhất cho hoạt động kinh doanh.

✅ Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Thủ tục đăng ký chữ ký số dành cho hộ kinh doanh rất linh hoạt và tối giản, thông thường sẽ bao gồm các loại giấy tờ sau:

• Bản sao công chứng (hoặc bản gốc để đối chiếu): Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
• Bản sao công chứng (hoặc bản gốc để đối chiếu): Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của chủ hộ.
• Giấy đề nghị cấp chứng thư số (theo mẫu của nhà cung cấp).
• Hợp đồng cung cấp dịch vụ chữ ký số.

✅ Bước 3: Hoàn thiện thủ tục và nhận thiết bị USB Token (đối với nhà cung cấp sử dụng USB Token)

• Hộ kinh doanh nộp đầy đủ hồ sơ trực tiếp cho nhà cung cấp hoặc gửi qua bưu điện.
• Thực hiện thanh toán chi phí dịch vụ theo quy định của gói đã lựa chọn.
• Sau khi xác nhận hồ sơ hợp lệ, nhà cung cấp sẽ bàn giao USB Token chứa chứng thư số và khóa bí mật (đối với nhà cung cấp cấp sử dụng USB Token), kèm mã PIN truy cập an toàn.

Phần mềm chữ ký số MISA eSign Ký kết linh hoạt mọi văn bản, chứng từ, hợp đồng dạng word, excel, pdf… mọi lúc, mọi nơi ngay trên điện thoại di động, tablet, máy tính mà không cần USB Token.

✅ Bước 4: Cài đặt thiết bị và bắt đầu sử dụng

• Kết nối USB Token vào máy tính.
• Cài đặt phần mềm điều khiển (driver), thường có sẵn trong USB hoặc tải từ website chính thức của nhà cung cấp.
• Hoàn tất cài đặt, hộ kinh doanh có thể sẵn sàng sử dụng chữ ký số cho tất cả các giao dịch điện tử, cụ thể:

• Khai, nộp thuế điện tử: Đăng nhập trên cổng thông tin thuedientu.gdt.gov.vn, soạn thảo tờ khai và ký số trực tuyến.
• Phát hành hóa đơn điện tử: Tạo hóa đơn và ký số trước khi phát hành, đảm bảo tuân thủ quy định.
• Kê khai BHXH, Hải quan: Thực hiện các nghiệp vụ nhanh chóng trên các cổng dịch vụ công tương ứng, tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác.

Sở hữu chữ ký số không chỉ là bước tiến thể hiện sự chuyên nghiệp và hội nhập số mà còn giúp hộ kinh doanh chủ động, minh bạch và tiết kiệm nguồn lực trong mọi giao dịch với các cơ quan quản lý nhà nước, khách hàng và đối tác. Trên đây MISA eSign đã giải đáp thắc mắc “Hộ kinh doanh có cần chữ ký số không?” và hướng dẫn chi tiết các bước đăng ký sử dụng chữ ký số, hi vọng có thể giúp các hộ kinh doanh thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Nếu có nhu cầu sử dụng phần mềm chữ ký số từ xa MISA eSign, quý khách hàng hãy đăng ký nhận báo giá và tư vấn miễn phí tại đây: