Giao dịch điện tử BHXH là gì? Hướng dẫn cách đăng ký tài khoản

Giao dịch điện tử BHXH là một giải pháp hữu ích giúp người tham gia BHXH thực hiện các giao dịch một cách nhanh chóng, thuận tiện và tiết kiệm. Bài viết này sẽ giới thiệu về giao dịch điện tử BHXH, hướng dẫn NLĐ cách thức đăng ký tài khoản giao dịch điện tử BHXH và giải đáp một số câu hỏi thường gặp.

1. Giao dịch điện tử BHXH là gì?

Giao dịch điện tử BHXH là quá trình thực hiện các thủ tục kê khai và nộp hồ sơ BHXH, cũng như nhận kết quả thông qua mạng Internet, sử dụng chữ ký điện tử (chữ ký số). Thay vì phải trực tiếp nộp và nhận hồ sơ giấy tại cơ quan BHXH, các đơn vị có thể sử dụng phần mềm để kê khai và ký số, sau đó gửi đi và nhận phản hồi từ cơ quan BHXH. Các văn bản thông qua giao dịch điện tử được công nhận về mặt pháp lý, tương đương như việc sử dụng văn bản giấy.

2. Những đối tượng nào được thực hiện giao dịch điện tử BHXH

Các đối tượng được thực hiện giao dịch điện tử BHXH bao gồm:

• Nhóm NLĐ tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc, bao gồm:
  • Doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh.
  • Nhóm hành chính – sự nghiệp.
• Nhóm NLĐ chỉ tham gia BHYT bắt buộc, bao gồm:
  • Người nước ngoài và các đối tượng tương tự.
• Trẻ em dưới 6 tuổi.
• Học sinh – sinh viên.
• Tham gia BHYT của đối tượng tự đóng, bao gồm:
  • Hộ gia đình và các đối tượng tương tự.
• Tham gia BHYT được Nhà nước, ngân sách nhà nước đóng, bao gồm:
  • Cán bộ không chuyên trách xã, phường.
  • Cán bộ hưu.
  • Thân nhân sĩ quan, công an, và các đối tượng tương tự.
• Tham gia BHXH tự nguyện.

Xem thêm: 6 bước thay đổi thông tin chữ ký số trên BHXH cực ĐƠN GIẢN

3. Mẫu Tờ khai đăng ký tham gia giao dịch điện tử BHXH

Mẫu Tờ khai đăng ký tham gia giao dịch điện tử Bảo hiểm Xã hội được xác định là Mẫu số 01 Phụ lục III theo quy định trong Nghị định 140/2018/NĐ-CP.

Để tải Mẫu Tờ khai đăng ký tham gia giao dịch điện tử Bảo hiểm Xã hội mới nhất, bạn có thể tải xuống tại đây.

4. Hướng dẫn đăng ký sử dụng giao dịch điện tử lĩnh vực BHXH đối với cá nhân có chứng thư số

a. Đăng ký qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam

i. Đối với đơn vị sử dụng lao động

Bước 1: Cài đặt và đăng nhập vào công cụ hỗ trợ đăng ký tài khoản BHXH điện tử

Bước 2: Khai báo thông tin đăng ký tài khoản BHXH điện tử

Bước 3: Ký số với chữ ký số MISA eSign

Bước 4: Kích hoạt tài khoản BHXH điện tử

Bạn có thể tìm hiểu chi tiết các bước đăng ký sử dụng giao dịch điện tử BHXH qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam đối với đơn vị sử dụng lao động qua bài viết “Hướng dẫn cách đăng ký tài khoản BHXH điện tử cho doanh nghiệp”.

ii. Đối với cá nhân người lao động

Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam tại địa chỉ: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/.

Bước 2: Chọn “Đăng ký” để mở màn hình đăng ký.

Bước 3: Trên màn hình đăng ký, chọn đối tượng đăng ký là “Cá nhân”.

Sau khi tải lên 01 ảnh chân dung 4×6 và 02 ảnh CMND/CCCD/Hộ chiếu 02 mặt, nhập các thông tin bắt buộc.

• Họ và tên: Nhập họ và tên bằng tiếng Việt có dấu, viết hoa ký tự đầu của mỗi chữ.
• Mã số bảo hiểm xã hội (BHXH): Nhập đúng 10 số BHXH của bạn.
• Số CCCD/Hộ chiếu/CMND: Nhập đúng dãy số CCCD/Hộ chiếu/CMND của bạn.
• Địa chỉ liên hệ: Chọn đúng địa chỉ nơi bạn đang cư trú và nhập số nhà, tên đường, tổ/xóm, khu phố/thôn vào ô bên dưới.
• Số điện thoại: Nhập đúng số điện thoại đang sử dụng, số điện thoại này sẽ dùng để nhận mã OTP xác thực.
• Địa chỉ thư điện tử: Điền địa chỉ email bạn đang dùng.
• Đăng ký giao dịch tại: Chọn “Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam”.
• Chọn cơ quan BHXH tiếp nhận: Nhấn “Chọn” và chọn cơ quan BHXH nơi cư trú.
• Chọn hình thức nộp hồ sơ: Chọn “Tại nơi tiếp nhận hồ sơ theo quy định của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam”.

Lưu ý: Các thông tin có dấu (*) là bắt buộc phải nhập.

Bước 4: Nhập mã kiểm tra và chọn “Xác nhận” để hệ thống gửi mã OTP qua số điện thoại đã đăng ký. Nhấn vào nút “Ghi nhận”. Khi đó, hệ thống sẽ hiển thị thông tin đã đăng ký theo Mẫu 01 để người sử dụng kiểm tra và xác nhận.

Bước 5: Thực hiện đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử theo Mẫu số 01 được ban hành kèm theo Công văn số 5236/VBHN-BLĐTBXH, sau đó ký điện tử và gửi đến Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam.

Sau khi nhận được hồ sơ đăng ký, Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam sẽ xem xét. 

• Trong trường hợp được chấp nhận, thông tin về tài khoản giao dịch BHXH điện tử sẽ được gửi đến cá nhân qua email (nếu có) và tin nhắn tới số điện thoại đã đăng ký, không quá 15 phút sau khi nhận được hồ sơ đăng ký. Cá nhân sau đó có trách nhiệm đổi mật khẩu tài khoản giao dịch BHXH điện tử với cơ quan BHXH đã được cấp lần đầu và thay đổi mật khẩu ít nhất mỗi 6 tháng để đảm bảo an toàn và bảo mật.
• Trong trường hợp hồ sơ đăng ký không được chấp nhận, Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam sẽ gửi thông báo về việc từ chối đăng ký qua email (nếu có) và tin nhắn tới số điện thoại đã đăng ký, không quá 15 phút sau khi nhận được hồ sơ. Cá nhân có thể căn cứ vào thông báo để điều chỉnh hoặc liên hệ với cơ quan BHXH nơi gần nhất hoặc Tổng đài 19009068 để được hỗ trợ và hướng dẫn chi tiết.

b. Đăng ký qua Tổ chức I-VAN

Khi sử dụng phương thức giao dịch điện tử Bảo hiểm Xã hội thông qua nhà cung cấp dịch vụ I-VAN, các nhà cung cấp khác nhau có thể cung cấp các phần mềm khác nhau để hỗ trợ và hướng dẫn đăng ký. Tuy nhiên, đối với các đơn vị sử dụng lao động, quan trọng nhất là phải chú ý và thực hiện các bước đăng ký một cách cẩn thận.

Trước khi đăng ký sử dụng dịch vụ của bất kỳ nhà cung cấp I-VAN nào, đơn vị sử dụng lao động cần tiến hành hủy đăng ký sử dụng dịch vụ trên cổng thông tin BHXH. Điều này đảm bảo rằng tại một thời điểm cụ thể, đơn vị chỉ có thể đăng ký sử dụng theo một phương thức giao dịch điện tử duy nhất.

Việc này giúp tránh việc xảy ra nhầm lẫn và đảm bảo tính nhất quán trong quá trình đăng ký và sử dụng dịch vụ giao dịch điện tử BHXH.

Dưới đây là cách đăng ký dịch vụ BHXH điện tử qua AMIS BHXH:

Bước 1: Truy cập vào giao diện đăng ký dịch vụ.

Bước 2: Trên màn hình, nhấn “Đăng ký sử dụng” để chuyển hồ sơ sang cơ quan BHXH.

Có hai cách để thực hiện ký số:

• Cách 1: Ký số từ xa bằng chữ ký số MISA eSign.
• Cách 2: Ký số bằng USB Token.

Bước 3: Sau khi ký nộp hồ sơ, hệ thống BHXH sẽ gửi mã kích hoạt dịch vụ BHXH điện tử về địa chỉ email liên hệ của bạn. Vui lòng thực hiện kích hoạt theo hướng dẫn để hoàn thành đăng ký sử dụng dịch vụ BHXH điện tử của MISA.

(Lưu ý: Mã kích hoạt chỉ có hiệu lực trong vòng 24 giờ).

5. Hướng dẫn đăng ký sử dụng giao dịch điện tử lĩnh vực BHXH đối với cá nhân không có chứng thư số

a. Đăng ký qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam

Bước 1: Cá nhân truy cập vào địa chỉ https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn.

Bước 2: Thực hiện cập nhật đầy đủ thông tin đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử với cơ quan BHXH theo Mẫu số 01 (được ban hành kèm theo Công văn số 5236/VBHN-BLĐTBXH) và xác nhận thông tin kê khai.

Bước 3: Chọn hình thức nộp hồ sơ tại nơi tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH.

Bước 4: Thực hiện in, ký, ghi rõ họ tên và nộp tờ khai tại cơ quan BHXH. Khi nộp hồ sơ, cá nhân cung cấp cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ tờ khai theo Mẫu số 01 và xuất trình Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu để xác minh thông tin. Trong vòng 10 ngày kể từ ngày xác nhận, nếu cá nhân không đến cơ quan BHXH để nộp hồ sơ, thông tin về tờ khai điện tử sẽ tự động hủy trên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam.

Bước 5: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ, cập nhật vào hệ thống và kiểm tra thông tin kê khai so với CMND/Căn cước/Hộ chiếu và dữ liệu quản lý của BHXH Việt Nam.

• Trong trường hợp chấp nhận, hệ thống sẽ cấp và kích hoạt tài khoản sử dụng phương thức giao dịch điện tử với cơ quan BHXH. Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam sẽ gửi thông báo chấp thuận kèm thông tin về tài khoản giao dịch BHXH điện tử qua email (nếu có) và tin nhắn tới số điện thoại đã đăng ký, không quá 15 phút sau khi nhận đủ hồ sơ đăng ký.
• Trường hợp không chấp nhận, Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam sẽ gửi thông báo về việc không chấp nhận đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử qua email (nếu có) và tin nhắn tới số điện thoại đã đăng ký, không quá 15 phút sau khi nhận được hồ sơ. Cá nhân có thể căn cứ vào thông báo để điều chỉnh hoặc liên hệ với cơ quan BHXH nơi gần nhất hoặc Tổng đài 19009068 để được hướng dẫn, hỗ trợ.

b. Đăng ký tại nơi tiếp nhận hồ sơ trực tiếp theo quy định của BHXH Việt Nam

Bước 1: Tải và in tờ khai theo Mẫu số 01, hoặc nhận Mẫu số 01 tại Nơi đăng ký

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin theo mẫu và ký, ghi rõ họ tên.

Bước 3: Nộp tại nơi tiếp nhận hồ sơ theo quy định của Bảo hiểm Xã hội (BHXH) Việt Nam, đồng thời xuất trình Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu để xác minh thông tin.

Cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận hồ sơ và thực hiện nhập thông tin từ tờ khai giấy, sau đó kiểm tra và đối chiếu với thông tin có sẵn trong dữ liệu quản lý của BHXH Việt Nam.

• Trong trường hợp được chấp nhận, trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Hệ thống sẽ cấp và kích hoạt tài khoản sử dụng phương thức giao dịch điện tử với cơ quan BHXH. Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam sẽ gửi thông báo chấp thuận kèm thông tin về tài khoản vào địa chỉ thư điện tử (nếu có) và gửi tin nhắn tới số điện thoại đã được đăng ký.
• Trong trường hợp không chấp nhận, Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam sẽ gửi thông báo về việc không chấp nhận hồ sơ đăng ký giao dịch BHXH điện tử vào địa chỉ thư điện tử (nếu có) và gửi tin nhắn tới số điện thoại đã được đăng ký. Cá nhân có thể căn cứ vào thông báo để điều chỉnh hoặc liên hệ với cơ quan BHXH nơi gần nhất hoặc Tổng đài 19009068 để được hỗ trợ.

Xem thêm: Bảo hiểm xã hội một lần là gì? Cách tính BHXH 1 lần

c. Đăng ký tài khoản giao dịch điện tử trên ứng dụng VssID

Bước 1: Trên ứng dụng VssID, chọn “Đăng ký tài khoản”.

Bước 2: Nhập thông tin đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan BHXH.

Ứng dụng cung cấp các tính năng như tra cứu mã số BHXH, quét mã QR thẻ BHYT (để tự động điền Mã số BHXH, Họ tên), và quét mã QR thẻ CCCD (để tự động điền số CCCD, Họ tên). Sau khi nhập đầy đủ thông tin, nhấn Tiếp tục.

Bước 3: Cập nhật ảnh cá nhân và các ảnh mặt trước, mặt sau của CCCD/CMND/Hộ chiếu.

Bạn có thể chụp trực tiếp hoặc tải lên ảnh. Nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước lựa chọn cơ quan BHXH tiếp nhận tờ khai.

Bước 4: Lựa chọn cơ quan BHXH gần nhất để tiếp nhận tờ khai.

Bạn có thể đánh dấu vào ô “Gửi email tờ khai” nếu muốn nhận tờ khai qua email.

Lưu ý: Email này cũng sẽ được sử dụng để giao dịch và nhận thông tin từ cơ quan BHXH.

Bước 5: Gửi tờ khai. Trước khi gửi, bạn có thể quay lại để kiểm tra và cập nhật lại thông tin. Sau khi cập nhật đầy đủ và chính xác, nhấn “Gửi” để chuyển tờ khai đến hệ thống tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH.

Sau khi gửi thành công, ứng dụng sẽ thông báo. Vui lòng đến cơ quan BHXH gần nhất với giấy tờ tùy thân (CCCD/CMND/Hộ chiếu) để hoàn tất thủ tục.

Lưu ý: Khi đăng ký VssID cho nhân viên công ty, không thể thực hiện đồng loạt cho toàn bộ nhân viên mà cần phải kê khai từng người một.

6. Hướng dẫn đăng ký tài khoản giao dịch điện tử BHXH cho cá nhân dưới tuổi thành niên chưa có CCCD, CMND và Hộ chiếu

Bước 1: Sử dụng tài khoản VssID của bố, mẹ hoặc người giám hộ để đăng nhập.

Bước 2: Chọn mục “Dịch vụ công/Đăng ký tài khoản cho con”.

Bước 3: Nhập mã số BHXH và họ tên của con.

Bạn có thể nhập trực tiếp hoặc sử dụng tính năng tra cứu mã số BHXH hoặc quét mã QR thẻ BHYT để tự động điền thông tin.

Sau khi nhập đầy đủ và chính xác, nhấn “Tiếp tục”.

Bước 4: Cập nhật ảnh cá nhân và ảnh giấy khai sinh của con. Bạn có thể chụp trực tiếp hoặc tải lên ảnh. Nhấn “Tiếp tục” để tiếp tục.

Bước 5: Chọn cơ quan BHXH tiếp nhận.

Bạn có thể lựa chọn cơ quan gần nhất để nộp tờ khai đăng ký giao dịch điện tử.

Bước 6: Chọn “Gửi” để gửi tờ khai đến cơ quan BHXH. Hệ thống hiển thị thông báo sau đó:

• Chọn “Hủy” để bỏ qua kê khai.
• Chọn “Đồng ý” để xác nhận nội dung cam kết và gửi tờ khai đến cơ quan BHXH. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình thông báo sau khi nộp tờ khai thành công.

• Cá nhân sẽ nhận được tin nhắn thông báo gửi kèm đường dẫn để tải tờ khai và tờ khai cũng sẽ được gửi vào email cá nhân của người giám hộ (nếu có).
• Sau khi hoàn thành quá trình nộp tờ khai thành công, người dùng có thể nhấn vào nút “Xem tờ khai” để xem chi tiết tờ khai trên thiết bị di động. Trên màn hình xem chi tiết tờ khai, người dùng có thể lựa chọn gửi tờ khai thông qua email hoặc các ứng dụng tin nhắn có sẵn trên thiết bị của mình.

7. Những câu hỏi thường gặp khi đăng ký BHXH điện tử

Mỗi số điện thoại đăng ký được bao nhiêu tài khoản VssID?

Mỗi số điện thoại chỉ được đăng ký một tài khoản VssID cho một cá nhân sử dụng số điện thoại đó. Trường hợp đăng ký cho người khác, người đăng ký phải sử dụng số điện thoại của người được đăng ký.

Tuy nhiên, khi cha mẹ đăng ký tài khoản VssID cho con, cha mẹ được phép sử dụng tài khoản và số điện thoại đã đăng ký để thực hiện đăng ký VssID cho con.

Xem thêm: Hướng dẫn thay đổi chữ ký số từ xa sang USB token trên website của Tổng cục Thuế và BHXH

Bố mẹ không có tài khoản VssID có đăng ký cho con được không?

Nếu bố mẹ không có tài khoản VssID, họ không thể đăng ký VssID online cho con được. Tuy nhiên, một số cơ quan BHXH ở một số địa phương có thể hỗ trợ phụ huynh đăng ký tài khoản VssID trực tiếp.

Để làm điều này, phụ huynh chỉ cần mang theo CMND/CCCD/Hộ chiếu của mình và Giấy khai sinh của con đến trực tiếp cơ quan BHXH để nhờ các cán bộ BHXH hỗ trợ việc đăng ký tài khoản VssID cho con.

Nếu muốn tự đăng ký VssID cho con tại nhà, trước hết bố mẹ cần tạo tài khoản VssID cho mình trước. Sau khi hoàn tất đăng ký và được cấp mật khẩu, bố mẹ có thể đăng nhập vào tài khoản và tiến hành đăng ký tài khoản cho con.

Khi đăng ký nhập sai số điện thoại, CMND/CCCD thì làm thế nào?

Số điện thoại và CMND/CCCD là những thông tin vô cùng quan trọng khi đăng ký VssID. Nếu bạn phát hiện đã nhập sai các thông tin này sau khi bấm nộp hồ sơ, bạn cần đến cơ quan BHXH gần nhất để yêu cầu họ từ chối hồ sơ đã tiếp nhận.

Sau đó, bạn chỉ cần đăng ký lại tài khoản VssID như lần đầu. Lần này, hãy chú ý kiểm tra thông tin một cách chính xác để đảm bảo không xảy ra sai sót.

Mãi không nhận được mật khẩu VssID thì phải làm gì?

Trường hợp không nhận được mật khẩu VssID sau khi đăng ký thành công thường xuất phát từ 02 nguyên nhân:

• Người đăng ký chưa đến cơ quan BHXH để hoàn tất thủ tục sau khi đã gửi thành công hồ sơ.
• Lỗi hệ thống khiến cho tin nhắn cung cấp mật khẩu chưa gửi về điện thoại của người lao động.

Nếu không nhận được mật khẩu VssID do chưa đến xác minh thông tin để hoàn tất thủ tục, bạn cần nhanh chóng đến cơ quan BHXH gần nhất để hoàn tất. 

Trong trường hợp do lỗi hệ thống, bạn có thể gọi điện đến số tổng đài giải đáp thắc mắc của cơ quan BHXH nơi mình đến làm thủ tục để được hỗ trợ cung cấp mật khẩu.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết các cách đăng ký VssID nhanh chóng và đơn giản. Nếu gặp khó khăn trong quá trình đăng ký, bạn đọc có thể gọi điện đến tổng đài 19006192 để được hỗ trợ giải đáp sớm nhất.

Bài viết đã giới thiệu về giao dịch điện tử BHXH, hướng dẫn NLĐ cách thức thực hiện đăng ký tài khoản giao dịch điện tử BHXH qua mạng internet cũng như giải đáp các thắc mắc thường gặp. Hi vọng các NLĐ có những trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng dịch vụ giao dịch điện tử BHXH.

Khách hàng có nhu cầu tư vấn miễn phí về chữ ký số MISA eSign xin vui lòng liên hệ hotline 090 488 5833 hoặc đăng ký tại đây: