[Chính thức] Sử dụng sổ bảo hiểm xã hội điện tử từ 01/01/2026

27/01/2026

Từ ngày 01/01/2026, sổ bảo hiểm xã hội điện tử sẽ chính thức thay thế sổ giấy trên toàn quốc theo quy định pháp luật mới. Việc áp dụng sổ bảo hiểm xã hội điện tử mang lại nhiều tiện ích trong quản lý, tra cứu và sử dụng thông tin cho người lao động. Vậy sổ bảo hiểm xã hội điện tử là gì và có điểm gì cần lưu ý? Hãy cùng MISA eSign tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm rõ các nội dung trên.

Mục lục Hiện

1. Tổng quan về sổ bảo hiểm xã hội điện tử

1.1. Sổ bảo hiểm xã hội điện tử là gì?

Sổ bảo hiểm xã hội điện tử là bản số hóa của sổ bảo hiểm xã hội giấy, do cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam phát hành và lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm dưới sự quản lý của Bộ Tài chính.

Theo Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, sổ bảo hiểm xã hội điện tử là hình thức thay thế hợp pháp cho sổ giấy truyền thống, ghi nhận toàn bộ dữ liệu về quá trình tham gia và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội của người lao động. Việc triển khai sổ bảo hiểm xã hội điện tử góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính, nâng cao tính bảo mật, đồng thời tạo thuận lợi cho người lao động khi tra cứu và sử dụng thông tin.

Thông tin từ sổ điện tử sẽ tự động cập nhật trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và Cổng Dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, hỗ trợ tối đa cho người dân, tổ chức khi thực hiện các thủ tục hưởng chế độ bảo hiểm xã hội trực tuyến.

Theo quy định tại Khoản 5 Điều 8 Nghị định số 164/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/01/2026, sổ bảo hiểm xã hội điện tử sẽ được hoàn thiện và chính thức đưa vào sử dụng trên toàn quốc.

Đọc thêm:

1.2. Lộ trình triển khai sổ bảo hiểm xã hội điện tử

Căn cứ theo quy định tại Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 về sổ bảo hiểm xã hội từ ngày 01/01/2026 như sau:

Điều 25. Sổ bảo hiểm xã hội
1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan.

2. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử, bản giấy và có giá trị pháp lý như nhau.

Chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2026, thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử; sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội yêu cầu.

3. Dữ liệu về sổ bảo hiểm xã hội được cập nhật chính xác, kịp thời, đối chiếu thông tin và quản lý theo quy định.

Theo quy định, chậm nhất từ ngày 01/01/2026 sổ bảo hiểm xã hội điện tử sẽ chính thức thay thế cho sổ bảo hiểm xã hội bản giấy và có giá trị pháp lý tương đương bản giấy. Sổ bảo hiểm xã hội bản giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội yêu cầu.

Để đáp ứng yêu cầu pháp luật về chứng thực hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử, việc sử dụng chữ ký số là yếu tố bắt buộc. Với MISA eSign, doanh nghiệp có thể dễ dàng ký, gửi, lưu trữ các hồ sơ BHXH điện tử hợp pháp, bảo mật cao, thao tác nhanh chóng, đảm bảo tuân thủ quy định Nhà nước.

→ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ VỀ PHẦN MỀM CHỮ KÝ SỐ MISA ESIGN ←

2. Nội dung trong sổ bảo hiểm xã hội điện tử

Sổ bảo hiểm xã hội điện tử lưu trữ và ghi nhận đầy đủ các thông tin liên quan đến người tham gia bảo hiểm xã hội, bao gồm:

Thông tin cá nhân của người tham gia bảo hiểm xã hội, bao gồm: họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, số căn cước công dân hoặc định danh cá nhân thay thế mã số bảo hiểm xã hội theo quy định.
Quá trình tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế với từng giai đoạn và mức lương, thu nhập làm căn cứ đóng.
Thông tin về cơ quan, đơn vị sử dụng lao động; thời gian tham gia, thời điểm nghỉ việc, chuyển nơi làm việc.
Quá trình giải quyết và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội như: ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các chế độ khác theo quy định của pháp luật.
Các thông báo, điều chỉnh (nếu có) liên quan đến quyền lợi bảo hiểm xã hội của người tham gia.

Việc cập nhật, điều chỉnh thông tin trong sổ bảo hiểm xã hội điện tử được thực hiện tự động, định kỳ trên hệ thống của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Các dữ liệu này được đảm bảo tính pháp lý và cho phép cá nhân, tổ chức tra cứu, sử dụng thông tin khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan.

3. Cách sử dụng và tra cứu sổ bảo hiểm xã hội điện tử

Căn cứ Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định về đăng ký tham gia và cấp sổ bảo hiểm xã hội như sau:

Người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai, nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động theo đúng quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 27 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trừ trường hợp quy định tại khoản (ii) mục này.
Đối với các đối tượng theo quy định tại điểm m và điểm n khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, nếu tự thực hiện cần phải nộp hồ sơ là tờ khai quy định tại điểm b khoản 1 Điều 27 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện phải nộp hồ sơ theo quy định tại khoản 3 Điều 27 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
Cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; trường hợp không cấp sổ bảo hiểm xã hội thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do theo quy định.

Quy trình đăng ký tài khoản bảo hiểm xã hội điện tử VssID được thực hiện như sau:

Bước 1: Người đăng ký mở ứng dụng VssID và lựa chọn chức năng “Đăng ký tài khoản”.

Bước 2: Người đăng ký điền đầy đủ các trường thông tin bắt buộc (có dấu *) trên hệ thống và nhấn “Tiếp tục”.

Trường hợp sử dụng mã QR trên thẻ bảo hiểm y tế, hệ thống sẽ tự động nhập mã số bảo hiểm xã hội và họ tên; trường hợp sử dụng mã QR trên thẻ căn cước công dân, hệ thống tự động nhập số Căn cước công dân, họ tên, địa chỉ.

Bước 3: Người đăng ký tải lên ảnh cá nhân, ảnh mặt trước và mặt sau của Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu, sau đó nhấn “Tiếp tục”.

Người dùng có thể tải ảnh từ thư viện thiết bị hoặc chụp trực tiếp; nếu sử dụng căn cước công dân, hệ thống sẽ thực hiện xác thực tự động thông tin.

Bước 4: Người đăng ký thực hiện lựa chọn cơ quan bảo hiểm xã hội nơi tiếp nhận tờ khai gần nhất, tiếp theo lựa chọn “Gửi email tờ khai” và nhập địa chỉ thư điện tử.

Lưu ý: Mỗi địa chỉ thư điện tử chỉ dùng để đăng ký cho một mã số bảo hiểm xã hội.

Bước 5: Người đăng ký nhập mã xác thực OTP được gửi về số điện thoại đã khai báo, chọn “Xác nhận” để hoàn tất gửi tờ khai.

Bước 6: Sau khi gửi thành công, hệ thống sẽ thông báo việc tiếp nhận tờ khai và cung cấp số hồ sơ.

Bước 7: Người đăng ký đến cơ quan bảo hiểm xã hội gần nhất hoàn tất thủ tục và nhận mật khẩu sử dụng tài khoản VssID.

Sau khi đăng ký thành công, người dùng có thể truy cập và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội điện tử dễ dàng.

Việc triển khai sổ bảo hiểm xã hội điện tử từ ngày 01/01/2026 không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn hiện đại hóa công tác quản lý bảo hiểm xã hội, tạo thuận lợi tối đa cho người lao động trong việc tra cứu và sử dụng thông tin. Sổ bảo hiểm xã hội điện tử là bước tiến quan trọng hướng tới nền hành chính số, đảm bảo quyền lợi và nâng cao trải nghiệm cho người tham gia bảo hiểm xã hội trong thời đại số hóa.

Để thực hiện khai báo, quản lý BHXH điện tử hiệu quả, doanh nghiệp không thể thiếu công cụ hỗ trợ tạo chữ ký số. Lựa chọn MISA eSign – Giải pháp chữ ký số uy tín, an toàn giúp doanh nghiệp nhanh chóng ký, nộp hồ sơ BHXH điện tử đúng chuẩn pháp lý, tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình làm việc. Chữ ký số từ xa MISA eSign mang đến nhiều tính năng vượt trội:

Bảo mật thông tin, an toàn tuyệt đối:
- Được bộ TT&TT cấp phép, đạt tiêu chuẩn Châu Âu eIDAS
- Đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật theo nghị định 130/2018/NĐ-CP và thông tư 16/2019/TT-BTTTT của Bộ TT&TT.
Đầy đủ nghiệp vụ giao dịch điện tử: Xuất hóa đơn điện tử, kê khai/nộp thuế điện tử, BHXH, ký hợp đồng điện tử…
Tối ưu năng suất, tiết kiệm chi phí vì MISA eSign tích hợp sẵn trong phần mềm hóa đơn điện tử, Thuế điện tử, BHXH, kế toán, bán hàng, nhân sự…
Ký kết linh hoạt mọi văn bản, chứng từ, hợp đồng dạng word, excel, pdf… mọi lúc, mọi nơi ngay trên điện thoại di động, tablet, máy tính mà không cần USB Token
Thủ tục đăng ký đơn giản; Phần mềm dễ dàng sử dụng; hỗ trợ nhanh chóng

Nếu có nhu cầu sử dụng phần mềm chữ ký số từ xa MISA eSign, quý khách hàng hãy đăng ký nhận báo giá và tư vấn miễn phí tại đây: