Trang chủ Tin tức 7 Điểm mấu chốt về chữ ký số giúp doanh nghiệp hiểu...

7 Điểm mấu chốt về chữ ký số giúp doanh nghiệp hiểu tường tận A đến Z

541

Chữ ký số hẳn không còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp, tổ chức. Tuy nhiên, để sử dụng một cách có hiệu quả phương thức điện tử hiện đại này, doanh nghiệp nhất định không thể bỏ qua 7 điểm mấu chốt về chữ ký số sau đây.

>> Hướng dẫn đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp mới thành lập năm 2020
>> 6 Lý do chữ ký số MISA ESIGN là lựa chọn tốt nhất dành cho doanh nghiệp
>> BẮT BUỘC 100% Doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số

1. Chữ ký số là gì? Chứng thư số là gì? Các khái niệm khác xung quanh chữ ký số

Thay vì sử dụng quá nhiều các từ ngữ chuyên môn đặc thù công nghệ, MISA sẽ định nghĩa các khái niệm xung quanh chữ ký số một cách đơn giản và dễ hiểu nhất để các cá nhân, doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt:

1.1 Chữ ký điện tử

Khái niệm này được đề cập tại khoản 1 Điều 21 Luật Giao dịch điện tử năm 2005.
Chữ ký điện tử là dạng thông tin đi kèm dữ liệu (văn bản, hình ảnh, video…) nhằm mục đích xác định người ký của dữ liệu đó và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

điểm mấu chốt về chữ ký số

1.2 Chữ ký số

Chữ ký số là 1 dạng chữ ký điện tử. Nó có vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với tổ chức, doanh nghiệp và dùng để xác nhận lời cam kết của tổ chức, cá nhân đó trong văn bản mình đã ký trên môi trường điện tử số. Chữ ký số được được thừa nhận về mặt pháp lý.

1.3 Chứng thư số

Chứng thư số hay còn gọi là chứng thư điện tử về bản chất giống như chứng minh thư nhân dân nhằm xác nhận danh tính của tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân trong môi trường điện tử số.

1.3 Ký số

Ký số được hiểu là việc đưa chuỗi thông tin đã được mã hóa vào một phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu nào đó (như hợp đồng, hóa đơn, tờ khai thuế….)

1.4  Thiết bị USB Token

– Token được thể hiện dưới dạng 1 chiếc USB chứa dữ liệu đặc biệt để doanh nghiệp sử dụng ký số.
– Khi khách hàng đăng ký dịch vụ chứng thư số, nhà cung cấp thiết bị sẽ cung cấp một số series gồm 8 hoặc 10 ký tự gắn duy nhất với một khách hàng đồng thời tạo ra chữ ký số theo thông tin khách hàng cung cấp vào trong USB Token.

2. Phân biệt chữ ký số và chứng thư số

Mặc dù có mối quan hệ hỗ trợ, nhưng chữ ký số và chứng thư số có vai trò hoàn toàn khác nhau.

– Chứng thư số là cơ sở để đối tác có thể xác nhận việc ký số của doanh nghiệp có đúng hay không còn chữ ký số đóng vai trò thay thế chữ ký bằng tay của doanh nghiệp trên các văn bản nhằm xác nhận hoặc cam kết thông tin.

– Chữ ký số chỉ hợp lệ khi được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và có thể kiểm tra được bằng khóa công khai.

– Doanh nghiệp muốn tạo được chữ ký số thì trước tiên cần có chứng thư số do nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp.

3. Có bắt buộc sử dụng chữ ký số không?

Nhằm “số hóa” các thủ tục hành chính, Quốc hội, Chính phủ và các Bộ đã thông qua và ban hành các quy định pháp luật liên quan đến việc sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử cụ thể:

  • Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 do Quốc hội thông qua ngày 29/11/2005
  • Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/2/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
  • Luật Quản lý thuế sửa đổi số 21/2012/QH13 yêu cầu các Doanh nghiệp phải kê khai nộp thuế qua mạng
  • Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Nghị quyết 01/NQ-CP bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử
  • Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử

Như vậy, việc sử dụng chữ ký số là bắt buộc khi doanh nghiệp, tổ chức thực hiện các giao dịch điện tử nhằm xác định chủ thể có trách nhiệm trên nội dung giao dịch.

Bên cạnh đó, xu thế chuyển đổi số đang khiến việc ký số trên các hợp đồng, văn bản, giao dịch thương mại đang trở nên phổ biến và đem lại nhiều lợi ích về quản trị cho doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân.

4. Ứng dụng của chữ ký số trong doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân

  • Kê Khai Thuế:

100% doanh nghiệp đang hoạt động trên địa bàn tỉnh thành phố có cơ sở hạ tầng về CNTT bắt buộc kê khai thuế qua mạng.

Kê khai thuế qua mạng bao gồm: Thuế giá trị gia tăng, Thuế thu nhập cá nhân, Thuế thu nhập doanh nghiệp, BC tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, năm

  • Xuất hóa đơn điện tử:

100% doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử kể từ 1/11/2020. Việc phát hành, quản lý hóa đơn điện tử diễn ra thường xuyên và liên tục tại doanh nghiệp.

chữ ký số

  • Kê Khai Hải Quan:

Đối với các doanh nghiệp nằm trong lĩnh vực xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh, vật dụng trên vận tải xuất nhập cảnh phải thực hiện kê khai hải quan

  • Kê Khai Bảo Hiểm Xã Hội:

Doanh nghiệp có sử dụng lao động theo hợp đồng bắt buộc phải kê khai & đóng bảo hiểm xã hội(BHXH), bảo hiểm y tế(BHYT) hàng tháng và báo cáo về tình hình biến động nhân sự đóng BHXH khi có phát sinh.

  • Các giao dịch thương mại khác trên môi trường internet như:

Giao dịch ngân hàng, giao dịch chứng khoán, mua bán trực tuyến, ký kết hợp đồng, văn bản thỏa thuận,…..

Để hoàn tất việc xác minh chủ thể chịu trách nhiệm với nội dung của tất cả các giao dịch kể trên trong môi trường điện tử số, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân không thể thiếu chữ ký số. Có thể nói chữ ký số là ứng dụng tuyệt vời của công nghệ thông tin trong việc cải tiến thủ tục hành chính.

5. Thủ tục đăng ký chữ ký số

Để đăng ký sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có nhu cầu cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

  • Đối với tổ chức, doanh nghiệp:

– Bản sao có công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Bản sao có công chứng giấy phép hoạt động;

– Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp;

– Bản sao có công chứng chứng minh thư nhân dân của người đại diện pháp lý (hoặc hộ chiếu).

  • Đối với cá nhân: Bản sao có công chứng CMND hoặc hộ chiếu.

Sau khi chuẩn bị đủ các hồ sơ trên, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có thể liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số để đăng ký sử dụng chữ ký số.

Nhà cung cấp sẽ tiến hành chứng thực nội dung hồ sơ trên do doanh nghiệp cung cấp và tiến hành làm hợp đồng cũng như bàn giao chữ ký số cho người mua.

điểm mấu chốt về chữ ký số

6. Lợi ích sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử

Có thể nói, sự xuất hiện của chữ ký số đã đem đến một hướng đi mới trong việc số hóa thủ tục hành chính và đem lại sự minh bạch cao trong các giao dịch điện tử. Quá trình sử dụng chữ ký số tại doanh nghiệp đã cho thấy những lợi ích thiết thực của công cụ số này:

Tiết kiệm thời gian, công sức trong quá trình xác nhận văn bản: Thay vì phải luân chuyển văn bản và thực hiện ký tay, các bên giao dịch có thể ký số một cách nhanh chóng, chính xác.

Tăng tính trách nhiệm của các bên trên nội dung đã ký: chữ ký số đã góp phần hạn chế tối đa nạn làm giả chữ ký và gian lận thủ tục hành chính. Chữ ký số cũng đem lại sự minh bạch hơn trong việc xác nhận quyền và trách nhiệm mỗi bên trong nội dung văn bản ký xác nhận.

Đảm bảo sự toàn vẹn nội dung dữ liệu được ký: việc ký số giúp xác nhận nội dung giao dịch số, nhờ đó đem lại sự tin tưởng cho các bên tham gia giao dịch vì nội dung dữ liệu đã ký không thể sửa đổi.

7. Các loại chữ ký số. Chữ ký số nào tốt nhất hiện nay?

  • Chữ ký số USB token

Đây là loại chữ số phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên, loại chữ ký số này đang dần thể hiện những bất cập như: giá token cao, dễ thất lạc hoặc xảy ra sự cố khi kết nối token với máy, chưa đáp ứng được nhu cầu sử dụng nhiều người trên 1 token của các doanh nghiệp.

  • Chữ ký số tích hợp vào SIM

Đây là loại chữ ký số được một số nhà mạng phát triển. Ưu điểm của loại chữ ký số này là có thể linh động ký số ngay trên thiết bị di động.

Tuy nhiên, nhiều khách hàng cho rằng việc người dùng phải sử dụng SIM của nhà mạng đó để tích hợp CKS khá bất tiện. Trường hợp người sử dụng đang công tác ở nước ngoài hoặc ở địa điểm ngoài vùng phủ sóng của nhà mạng thì việc ký số sẽ không thực hiện được.

  • Chữ ký số online

Đây là loại chữ ký mới nhất trên thị trường hiện nay và khắc phục hoàn toàn những nhược điểm của 2 loại CKS trên.

Người dùng chữ ký số online không cần mua thêm bất cứ thiết bị vật lý nào mà vẫn thực hiện được ký số mọi lúc-mọi nơi-mọi thiết bị. Với chữ ký số online, người sử dụng không còn phải lo lắng vấn đề mất hỏng và đặc biệt là giải quyết triệt để vấn để nhiều điểm/nhiều người cùng xuất hóa đơn của các doanh nghiệp, chi nhánh.

Hy vọng rằng bài viết đã phân tích được các điểm mấu chốt về chữ ký số giúp doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu sử dụng chữ ký số có cái nhìn tổng quan hơn về phương thức điện tử hiện đại, văn minh này đồng thời đưa ra sự lựa chọn đúng đắn trong quyết định lựa chọn của mình.

Hiện nay MISA đang trong lộ trình nghiên cứu và phát triển chữ ký số từ xa, khách hàng có nhu cầu quan tâm xin vui lòng đăng ký nhận tư vấn tại đây: