Trang chủ Tin tức Sử dụng chữ ký số để phát hành hóa đơn điện tử...

Sử dụng chữ ký số để phát hành hóa đơn điện tử như thế nào? Những rủi ro và cách khắc phục

139
Sử dụng chữ ký số để phát hành hóa đơn điện tử như thế nào? Những rủi ro và cách khắc phục

Theo lộ trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử của Chính phủ đã ban hành trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì chỉ còn vài tháng nữa thôi, 100% doanh nghiệp sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử, và để phát hành được hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký số. Vì vậy, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong giai đoạn đầu sử dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử, MISA ESIGN sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách sử dụng chữ ký số để phát hành hóa đơn điện tử, đồng thời chỉ ra những rủi ro trong quá trình ký số và cách khắc phục những rủi ro đó một cách hiệu quả.

Sử dụng chữ ký số để phát hành hóa đơn điện tử như thế nào? Những rủi ro và cách khắc phục

1. Cách dùng chữ ký số để phát hành hóa đơn điện tử

Tương tự như kê khai thuế hay hải quan điện tử, hóa đơn điện tử cũng cần phải có chữ ký số thì mới phát hành được. Để thực hiện thao tác ký và phát hành hóa đơn điện tử, kế toán cần đảm bảo những điều kiện như sau:

  • Thời hạn sử dụng của chữ ký số vẫn còn hiệu lực (chưa hết hạn)
  • Máy tính/điện thoại cài đặt sẵn phần mềm/ứng dụng hóa đơn điện tử
  • Với doanh nghiệp sử dụng chữ ký số USB token, cần cài đặt phần mềm đọc thông tin trên token chuyên dụng

Sau khai đảm bảo đáp ứng được những điều kiện trên thì doanh nghiệp có thể tích hợp chữ ký số vào hóa đơn điện tử theo các bước sau đây:

Bước 1: Kế toán đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử. Sau đó tiến hành kê khai đầy đủ những nội dung cần thiết trong hóa đơn theo đúng quy định như: mã số thuế, địa chỉ người mua/người bán, mã hàng hóa, số lượng, mức áp dụng thuế,…

Bước 2: Kiểm tra lại những thông tin kê khai có hoàn toàn chính xác hay không, sau đó nhấn vào nút “Xuất hóa đơn” để thực hiện việc ký số.

Bước 3: Ở bước này, kế toán có thể thực hiện theo 2 cách

  • Cách 1 (dành cho doanh nghiệp sử dụng chữ ký số USB token): Khi phần mềm hiển thị thông báo yêu cầu kết nối USB token vào máy tính, kế toán cần nhập tên và mật khẩu đã được cấp để xác nhận ký số lên hóa đơn. Cách này tuy phổ biến nhưng thường tốn thời gian và gây ra nhiều bất tiện cho người sử dụng.
  • Cách 2 (dành cho doanh nghiệp sử dụng chữ ký số không dùng USB token): Loại chữ ký số này có đặc điểm là đã được kết nối sẵn với phần mềm hóa đơn điện tử từ trước, nên khi ký số, kế toán không cần kết nối bất kỳ thiết bị gì mà chỉ cần nhập mã xác thực ngay sau khi nhấn “Xuất hóa đơn”. Cách này nhanh chóng và thuận tiện hơn, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng do loại bỏ được thiết bị USB token rườm rà.

Sử dụng chữ ký số để phát hành hóa đơn điện tử như thế nào?

Sau khi kế toán xác thực chữ ký số trên phần mềm, hóa đơn điện tử sẽ được ký và thể hiện đầy đủ thông tin đã kê khai. Như vậy quá trình ký số và phát hành hóa đơn điện tử đã hoàn tất hợp lệ theo đúng quy định.

2. Rủi ro khi sử dụng chữ ký số để phát hành hóa đơn điện tử

Khi đã quen thuộc với các thao tác trên phần mềm hóa đơn điện tử thì việc ký và phát hành hóa đơn bằng chữ ký số hoàn toàn đơn giản và dễ thực hiện. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, kế toán vẫn có nguy cơ gặp phải một vài rủi ro, cụ thể như sau:

  • Chữ ký số hết hạn: Một trong những trường hợp thường xuyên xảy ra nhất với doanh nghiệp chính là chữ ký số hết thời hạn hiệu lực. Để việc ký số không bị gián đoạn thì doanh nghiệp cần gia hạn chữ ký số thông qua nhà cung cấp trước khi chữ ký số hết thời hạn hiệu lực.
  • Rủi ro USB token kém chất lượng, bị hỏng, kết nối lỗi: Rủi ro này thường xảy ra với các doanh nghiệp sử dụng chữ ký số USB token. Nguyên nhân có thể đến từ thiết bị USB, lỗi hệ thống hoặc do chữ ký số và phần mềm hóa đơn điện tử không được đồng bộ hóa cùng 1 nhà cung cấp.

Để ngăn ngừa những rủi ro này xảy ra, doanh nghiệp cần lựa chọn kỹ lưỡng nhà cung cấp chữ ký số trước khi quyết định mua. Đặc biệt, loại chữ ký số nào nên sử dụng cũng là 1 yếu tố cần được doanh nghiệp cân nhắc kỹ, nhất là khi USB token đã trở nên lạc hậu, tồn đọng nhiều bất cập và rủi ro.

Một lựa chọn được được nhiều doanh nghiệp tin dùng hiện nay là chữ ký số kiểu mới, ký số từ xa không cần dùng USB token, khắc phục tối đa được những rủi ro mà USB token mang lại. Doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn loại chữ ký số này để tối ưu hiệu quả ký và xuất hóa đơn, giúp quá trình này diễn ra nhanh chóng, không bị gián đoạn và không làm ảnh hưởng đến giao dịch kinh doanh.

Sử dụng chữ ký số để phát hành hóa đơn điện tử như thế nào?

3. Dịch vụ chữ ký số điện tử MISA ESIGN – ký số kiểu mới, không dùng USB token

Nếu doanh nghiệp còn đang băn khoăn không biết nên chọn loại chữ ký số nào hiệu quả, hay nhà cung cấp chữ ký số nào uy tín, an toàn nhất thì đừng bỏ qua MISA ESIGN – chữ ký số không dùng USB token đầu tiên tại Việt Nam. MISA là 1 trong những đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy nhất hiện nay với 25 năm kinh nghiệm triển khai giải pháp công nghệ trong lĩnh vực tài chính – kế toán cho hàng triệu doanh nghiệp cùng khách hàng cá nhân.

Sử dụng chữ ký số để phát hành hóa đơn điện tử như thế nào?

Với thế mạnh về công nghệ, MISA đã tiên phong triển khai chữ ký số MISA ESIGN với công nghệ ký số từ xa, giúp doanh nghiệp loại bỏ được thiết bị vật lý USB token không cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả ký số và làm việc từ xa. Được hàng ngàn doanh nghiệp tin dùng, MISA ESIGN đang làm mưa làm gió trong cộng đồng doanh nghiệp, những người làm kế toán bởi những tính năng vượt trội:

  • Không dùng USB token, ký số ngay trên điện thoại
  • Tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai thuế, BHXH,…
  • Điện tử hóa và lưu trữ mọi loại văn bản, tài liệu
  • Cho phép nhiều người cùng ký 1 lúc trên cùng 1 tài liệu
  • Sử dụng công nghệ vượt trội, an toàn tuyệt đối theo tiêu chuẩn châu Âu eIDAS

>> MISA ra mắt siêu phẩm chữ ký số MISA ESIGN đầu tiên tại Việt Nam không sử dụng USB Token
>> 6 Lý do chữ ký số MISA ESIGN là lựa chọn tốt nhất dành cho doanh nghiệp
>> Hướng dẫn đăng ký mua chữ ký số MISA ESIGN nhanh nhất
>> Thủ tục nộp hồ sơ đăng ký chứng thư số eSign
>> Quy trình thẩm định hồ sơ đăng ký và cấp chứng thư số eSign