Trang chủ Tin tức Hướng dẫn ký tài liệu, chứng từ online ngay tại nhà với...

Hướng dẫn ký tài liệu, chứng từ online ngay tại nhà với chữ ký số ESIGN

174
Trong tình hình dịch bệnh Covid-19 diễn biến căng thẳng hiện nay, chữ ký số online là một công cụ không thể thiếu với các doanh nghiệp áp dụng phương án làm việc tại nhà để phòng dịch. Hãy cùng tìm hiểu những ưu điểm của hình thức ký mới này và cách sử dụng chúng để ký tài liệu, chứng từ online tại nhà trong bài viết dưới đây.

1. MISA ESIGN – giải pháp ký tài liệu, chứng từ online cho doanh nghiệp làm việc tại nhà

Trong bối cảnh dịch Covid-19 có những diễn biến khó lường như hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang đau đầu tìm kiếm một giải pháp để người lao động không cần gặp mặt trực tiếp vẫn có thể ký duyệt tài liệu, hợp đồng, hóa đơn,… từ xa. Nhiều doanh nghiệp đã trang bị cho mình chữ ký số dạng USB token để có thể ký tài liệu trên máy tính. Tuy nhiên đây chưa phải là giải pháp hỗ trợ phòng chống dịch bệnh hiệu quả. Chữ ký số này đòi hỏi người dùng phải sử dụng thiết bị vật lý trung gian kết nối với máy tính thì mới có thể ký được văn bản. Việc này vô hình chung đã làm gián tiếp lây lan dịch bệnh giữa người với người, bởi số lượng USB token có hạn nên thường xuyên phải luân chuyển qua lại khi nhiều bộ phận/cá nhân có nhu cầu ký số.

Giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp trong tình hình này là sử dụng chữ ký số online không dùng USB token. Loại chữ ký số này sử dụng công nghệ ký số từ xa, cho phép người dùng ký số mọi văn bản, tài liệu, chứng từ mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động. Đặc biệt, người dùng có thể vừa phòng dịch tại nhà, vừa ký được nhiều tài liệu một lúc mà không cần tiếp xúc trực tiếp với bất kỳ giấy tờ hay cá nhân nào liên quan.

ký tài liệu chứng từ online

Trên thị trường hiện nay, MISA ESIGN là chữ ký số đầu tiên và duy nhất sử dụng công nghệ ký số online từ xa không dùng USB token. Mặc dù ra nhập thị trường chưa lâu nhưng chữ ký số MISA ESIGN đã khẳng định được giá trị của mình khi tiên phong sử dụng công nghệ hiện đại nhất, giúp doanh nghiệp giải được bài toán khó – ký số mọi văn bản ngay cả khi làm việc ở nhà:

  • Không cần USB Token – Ký số mọi văn bản, tài liệu ngay trên mobile
  • Cho phép nhiều người cùng ký số trên 1 tài liệu tại nhiều địa điểm khác nhau
  • Tích hợp trực tiếp vào Phần mềm Hóa đơn điện tử, kế toán, kê khai thuế,…
  • Gửi tài liệu đã ký tới khách hàng nhanh chóng với tốc độ ký 2100 chứng từ/giây
  • Dễ dàng ký số mọi định dạng văn bản, hợp đồng, thỏa thuận,…có đuôi file .pdf, .png, .jpg, .doc
  • Phân quyền và quản lý mọi thao tác ký thông qua lịch sử ký số

Chữ ký số MISA ESIGN

Trong mùa dịch này, mọi văn bản, tài liệu bằng giấy đều nên được chuyển sang định dạng điện tử để giảm thiểu tối đa việc tiếp xúc trực tiếp giữa người với người. Với eSign, người dùng có thể điện tử hóa và lưu trữ mọi giấy tờ chỉ với một thao tác scan đơn giản ngay trên điện thoại. Những tài liệu này còn có thể được ký bởi nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau với tính năng phân quyền ký, giúp quản lý và các cấp phòng ban dễ dàng phê duyệt giấy tờ ngay cả khi không làm việc tập trung tại văn phòng.

2. Hướng dẫn ký tài liệu, chứng từ online tại nhà với chữ ký số eSign

2.1. Điện tử hóa và ký mọi văn bản, tài liệu

Muốn chuyển hóa từ văn bản giấy sang văn bản điện tử để ký số trên điện thoại, trước hết, người dùng cần chọn nguồn thêm tài liệu:

  • Chọn từ file sẵn có trong máy, các file có đuôi .pdf, .png, .jpg, .doc
  • Chụp ảnh trực tiếp các tài liệu cần tải lên.
  • Tài liệu được người khác gửi ký, sau khi khách hàng ký sẽ được lưu lại trong thư mục tài liệu

Xem chi tiết cách chọn tài liệu TẠI ĐÂY

Sau khi đã chọn được tài liệu cần ký, người dùng thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Nhấn biểu tượng Ký ngay

Bước 2: Xác thực OTP: Để đảm bảo an toàn khi giao dịch, khách hàng sẽ được yêu cầu nhập mã OTP gửi về số điện thoại đăng ký.

ký tài liệu chứng từ online

Bước 3: Hoàn thành. Lúc này, người dùng có thể lựa chọn gửi tài liệu đã ký cho người khác hoặc gửi tài liệu yêu cầu ký cho người khác qua địa chỉ email.

2.2. Phân quyền và chuyển tài liệu cho người khác ký

Bước 1: Chọn tài liệu để chuyển

Để tối giản mọi thao tác tiếp xúc trực tiếp giữa người với người, người dùng có thể chuyển tài liệu có sẵn hoặc tải tài liệu mới từ máy tính cho người khác ký, tránh để dịch bệnh lây lan khó kiểm soát:

ký tài liệu chứng từ onlineký tài liệu chứng từ online

Bước 2: Lựa chọn người ký

Sau khi hoàn tất tải lên hoặc chọn tài liệu cần chuyển ký, người dùng chọn đối tượng ký là Người khác ký. eSign cho phép người dùng truy cập danh bạ để chọn người cần ký hoặc nhập email người được ủy quyền ký.  Sau đó nhấn Thêm người ký.

ký tài liệu chứng từ onlineký tài liệu chứng từ onlinechữ ký số eSign

Bước 3: Gửi tài liệu cần ký

Người dùng cần di chuyển để lựa chọn vùng ký phù hợp trên tài liệu. Sau đó nhấn Gửi để hoàn tất quá trình chuyển tài liệu đến người cần ký.

chữ ký số eSignchữ ký số eSign

Để đảm bảo công việc kinh doanh trong mùa dịch vẫn diễn ra thuận lợi ngay cả khi làm việc tại nhà, doanh nghiệp nên khẩn trương triển khai các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa, đặc biệt là chữ ký số để ký tài liệu, chứng từ online, khiến mọi công việc dù có bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh hay không cũng vẫn được hoàn thành một cách hiệu quả nhất.

Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ chữ ký số MISA ESIGN vui lòng liên hệ hotline 090 488 5833 hoặc đăng ký  tại: